今週は、うっかり見落としがちな言葉づかいについてです
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仕 事 の メ ー ル 作 法   < 気をつけたい言葉づかい(5)
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敬語の問題

▼ 「お」と「ご」の問題
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今週、お届けしてきた「気をつけたい言葉づかい」の締めくくりに、読者
のかたからいただいた質問にお答えしたいと思います。

<読者からの質問>—————————————————-

質問です。丁寧語というか尊敬語調にする場合、いつもどうするか悩みます。

ご丁寧な説明文をお送りいただき
丁寧なご説明文をお送りいただき

ご遠慮なく連絡ください
遠慮なくご連絡ください

のどちらなのか、ということです。どう考えても
ご丁寧なご説明文…とか
ご遠慮なくご連絡ください…
の連打は美しくないかと個人的には感じております。好みと片付けてしまうの
もあまりに身勝手なので、急ぎませんのでご意見をいただきたく。よろしくお
願い申しあげます。                   (読者:Yさん)

———————————————————————-

敬語って難しいですよね。【しごび】への質問で一番多いのも、実は敬語の使
い方についてです。

今回の質問では、丁寧語と尊敬語が混在しているようです。このような場合、
丁寧語を省き、動詞に付いた尊敬語だけにするとすっきりします。

丁寧な説明文をお送りいただき
遠慮なくご連絡ください

といった具合です。

接頭語として言葉の上に「お」や「ご」を付けると、形としては丁寧に響きま
すが、多用は禁物。むしろ、それを受ける動詞を尊敬語にしたほうが収まりが
良いようです。

▼ 「お」と「お」の問題
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関連して、別の読者のかたからも次のようなお便りをいただきました。

<読者からのお便り-2>——————————–

「お手数おかけしますが」

この言葉は非常によく使われると思いますし、私も使っています。ここ
で私が疑問に思っているのは、「お手数」は相手の事なので「お」は必
要だけど、「おかけします」の「お」は自分にかかるので、「お手数を
かけます」とするべきではないか? という事です。

「お手数おかけしますが」はよく使われるので慣用的に問題無いだけで、
本来は「お手数かけますが」とかと言うべきではないか? という事で
す。

この事を訊く相手もいないので、両方を使っています。気持ち的には
「お手数かけます」が正しいと思っていますが、慣用的に「お手数おか
けします」もありかと思っています。

もしこの件、何かご意見をお聞かせ頂いたりご指導頂けますと、大変助
かります。
(読者:S.Nさん より)

——————————————————

私も何の気なしに使っていましたが、これも敬語が重なっている一文と言
えますね。

調べてみたのですが、S.Nさんも書いておられるとおり、すでに慣用的に
使われているケースが多くみられます。ただ、二重に敬語を使わない言い
方として「お手数かけますが」のほうがすっきり感はあります。

どちらが正しいと結論はつけがたいので、ご自分にとってしっくりくる言
い方をお使いになってよいのではないでしょうか。
「お手を煩わせますが」と言い換えることもできますね。

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今週は、うっかり見落としがちな言葉づかいについてです。
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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法   < 気をつけたい言葉づかい(3)
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                                                     ご苦労さま、お疲れさま

▼ 上下関係なく使えるのは…
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仕事やイベントを終え、関係者がお互いに労をねぎらう時にかけ合う言葉に
「ご苦労さま」「お疲れさま」があります。

「ご苦労さまです」は目上の人が目下の人にかける言葉。上下関係に関わらず
使えるのが「お疲れさまです」。

よく「お疲れ」だけで済ます人がいますが、メールに書くなら「お疲れさまで
す」「お疲れさまでした」と、最後まで言葉を続けたいですね。

このほかにも、お礼を言うときは「どうも」より「どうもありがとうございま
す」。「お先に」よりは「お先に失礼します」と途中で省略せず、最後まで書
くほうが書き言葉も話し言葉も感じが良いです。

▼ 目を見て話すようにメールでも
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最近、焼肉屋、ラーメン屋、定食屋など、若いスタッフが元気よく「いらっしゃ
いませ」「喜んで」「ありがとうございます」と接客するお店が増えました。

でも、これもマニュアル言葉化していて、威勢はいいけど客の目を見て言葉を
かけている人ってとっても少ないです。

メールでは声も聞こえないし、顔も見えないぶん、言葉の使い方が気持ちを表
します。ビジネスメールでは特に気をつけたいですね。

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今週は、うっかり見落としがちな言葉づかいについてです。◆────────────────────────────◆
 仕 事 の メ ー ル 作 法     < 気をつけたい言葉づかい
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                       敬称の使い方

▼ 基本は「様」
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敬称には、「様」「殿」「先生」「氏」などがありますが、ビジネスメールで
は「様」が一般的です。公的な手紙も「様」は失礼にあたりません。

「先生」は教職の人に使う敬称。「先生」自体が敬称ですので、くれぐれも
「先生様」と重ねて使わないように気をつけましょう。○○局長、△△教授な
ど、官名や職名を氏名の下につけて敬称として用います。

▼ 担当者名が分かれば「御中」は不要
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「御中」の使い分け、できていますか?

御中は、担当者名が分からない場合や、はっきりしない場合に、官庁、会社、
団体宛てに送る時に使います。ですから、宛先の個人名が分かっている場合は
不要です。
株式会社○○○ 御中
○○会社○○部 御中

担当者の個人名が分かっている場合は
○○会社△△部 山本太郎様

といった具合です。

ハガキ・手紙の宛名で使う場合の注意点もご紹介しておきましょう。
応募などの宛先が「○○係」とある場合も御中を忘れずに。「係」のみで送る
のは「御中知らず」と言ってNGです。

封書やハガキの宛名に「行」「宛」とある場合は、それを二重線で消して「御
中」や「様」と書き、送付します。その時の「御中」「様」の位置は、二重線
を引いた「行」「宛」の下に続けるのではなく、縦書きの場合は消した字の左、
横書きの場合は消した字の下に書くとされます。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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上記の記事がまぐまぐニュースに紹介されました。

「行」や「宛」を二重線で消して「御中」どの位置に書けばいい?

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今週は、目上の人からの心に残ったメールをご紹介します。

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仕 事 の メ ー ル 作 法         < 心に残る対応(4)
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結局、言いたかったこと

▼ メールにも表れる人となり
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目上の人からの心に残る対応というのは、つまるところ、見下ろすでもな
く、見下すでもなく、ごく普通に接してもらった時です。

吹けば飛ぶよな個人営業の私からすると、客先の社長が「ありがとうござ
います」「申し訳ありません」「お願いします」と丁寧な言葉づかいでメ
ールを送ってくださることに、当初はひどく恐縮しました。

ただ、それを意気に感じて仕事に取り組んできたし、苦言も素直に受け取
ることができました。変わらずそうして接してくださる客先とは、長くお
付き合いが続いています。

逆に一回ちょとした仕事のかかわりができただけで、次第に態度が横柄に
なる相手もいます。同業者でも、名刺交換した程度の接点なのに、少しば
かり年上というだけで、いきなり先輩面する人も。メールに如実に表れる
もので、大概どんなときでもタメグチモードです。

▼ 対応もフルフラットで
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発注する側、受注する側という関係であれば、見られている、試されてい
ると思う反面、私も相手を見ています。

仕事の仕方や日ごろの言動にその人となりは垣間見えるもの。敬意を持て
ない相手とは、いくら条件の良い仕事でも最終的に長続きしません。

尊敬できる相手というのは、仕事ができることと合わせて、人間的にバラ
ンスのとれた人。人への接し方がフラットで、人によってコロコロ態度が
変わりません。

「代わりの人ならいくらでもいるから」とネチネチと嫌味を言い続けるよ
うな相手より、叱責も苦言もズバリ直言し「次、がんばってよ」とハッパ
をかけられるほうがずっといい。選ばれてなんぼのフリーランスではあり
ますが、こちらも相手を選んでいます。

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今週は、目上の人からの心に残ったメールをご紹介します。

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仕 事 の メ ー ル 作 法         < 心に残る対応(2)
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「みんなの意見」の功罪

▼ 断る時の印籠フレーズ
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「みんなの意見を聞いた結果…」。

断ったり、却下する時に決まって切り出すフレーズに「みんなの意見」と
いうのがあります。みんなとは、すなわち社員。

こちらに遠慮してか、言いにくいのか、たまにこういうメールをいただき
ます。まるで水戸黄門の印籠のように「みんなの意見」のひとことで、す
べて帳消しに、という意図が見え隠れ…。

不思議なことに、「みんなの意見」と切り出す社長に限って、実際は超ワ
ンマンということも。先方の内情を垣間見ているこちらとしては、鼻白む
ばかりです。

「予算に合わない」「コンテンツを変えたいから」など、断る理由を明言
してもらうほうが、よほどありがたいのに…。

▼ 難しいからこそ下地作りが肝要
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断りのメールというのは、どんな時でも難しいもの。通常以上に言葉を選
ぶし、時間がかかります。ですが、最終的には断るほうも断られるほうも、
ずばり言われたほうが気持ちよく、後も引きません。

見積や企画、これまで断られた経験数知れずですが、直接の責任者や社長
が「申し訳ないんだけど…」と理由を添えて直言してくれた時のほうが、
わだかまりが残るどころか、こちらも気持ちを切り替えて仕切りなおせる
というもの。そういう時はメールではなく、電話か対面のことが多いです。

逆に、「みんなの意見」だからと全体化されて断られたケースのほうが嫌
な印象のまま心に残っています。

うわべの言葉だけで取り繕うより、遠慮なく直言できる関わりを日ごろか
ら築いておくことのほうが大事と思っています。

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今週は、目上の人からの心に残ったメールをご紹介します。

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メ ー ル の 敬 語                              < 心に残る対応
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お手本か、反面教師か

▼ 印象に残るメールとは…
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目上の人から受け取るメール。主に客先の社長や担当者からのものですが、
印象に残るメールには二通りあります。

ぞんざいな対応で嫌な印象が残るもの、気持ちよく接してくださりお付き
合いを長く続けていきたいと思うメール、この二通りです。

仕事を発注する側からすれば、私は一業者に過ぎませんが、きちんとした
対応をしてくださるところ、そうでないところ、両方見てきました。

地元の中小企業が大半なので、社長と直接打ち合わせと言う場面も多いの
ですが、いつもありがたくうれしく思うのが、社長自ら「ありがとうござ
います」とねぎらいの言葉をくださるメールです。

▼ 客先を見てわがふり直す
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「ありがとう」ではなく「ありがとうございます」。

当たり前のことかもしれませんが、仕事が一つ終わった時やこちらの対応
に対して「ありがとうございます」と声をかけてくださる社長の会社では、
社員さんの対応も同じように気持ちよく、仕事がしやすいです。

親しくなるほど、相手を「ちゃん」付けや呼び捨てで呼んだり、言葉づか
いもぞんざいになるケースがありますが、付き合いが長く懇意になっても、
変わらず節度を保って接してくださる客先とは良い関係が続くものです。

私自身が人に仕事を依頼するときも、この「ありがとうございます」は常
に心がけて発する言葉のひとつになりました。自分が言われてうれしかっ
たからです。

フリーランスとしてスタートしてから、上司も先輩もいない状態で戸惑う
中、人との接し方については客先の対応をお手本にしたり、反面教師とし
てきました。今週は、そんな心に残る対応をご紹介していきます。

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お す す め メ ル マ ガ
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私が好きで読んでいるメールマガジン、おすすめしたいメールマガジンを
ここで順次紹介していきます。

昨日、365号を迎えたメルマガです。
正しくは365滴。しかも周波数はFM:sabaku 38.9MHz。

ご存知の方はそのままで
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社長専属コンサルタント、杉山弘道さんのTALK LIVE。
今日で一周年を迎える完全日刊のメールマガジンです。

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なぜか広島のライターも構ってくれた粋な人。
でも、本業は社長専属コンサルタントなんです。

小さな会社の社長さん、
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小さな会社の社員さん、
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毎朝10時のオアシス。
朝礼でつまんない訓示たれたり、あくび殺して聞くふりするより
このメルマガ続けて読むほうがいいかもよ。
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【 砂漠に水 】

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