今週は、正しい敬語の使い方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法               < 敬語の練習
◆─────────────────────────────────◆
「伺ってください」

仕事をしていくうえで敬語を使わない日はありません。
けれど、何年仕事をしていても「これでいいのだろうか」と
迷ったり自信がもてないのも、敬語です。

今週は、そんな間違いやすい敬語、迷いやすい敬語をピックアップします。
早速ですが、例文です。

「請求については、経理の者に伺ってください」

社外の人に宛てた上記の一文。
客先や取引先に対する敬語の使い方はこれでいいのでしょうか?
上記の一文を正しく書き換えてみましょう。

「請求については、経理の者にお尋ねください」
「請求については、経理の者にお聞きいただけますか」

最初に挙げた「伺ってください」の「伺う」は謙譲語です。
ここで「伺う」を使ってしまうと、
お客さまに対して、自社の経理担当者を立てた表現になってしまいます。

この場合、客先や取引先に対しては、
相手を立てる尊敬語として「お尋ねください」「お聞きください」
を使うのが適切です。

メールで書く場合は「お聞き(お尋ね)いただけますか」と
疑問形にすると、さらに和らいだ印象になります。

記事全文を読む

今週は、感じよくやり返すための表現法についてです。
◆─────────────────────────────────◆
  仕 事 の メ ー ル 作 法              < かわすメール(5)
◆─────────────────────────────────◆
                            皮肉への対処

良いことでも悪いことでも、ストレートにばしっと言われる方が
私は好きなので、遠まわしな言い方や皮肉めいた表現が苦手です。

一見、相手を気遣うそぶりを見せながら、本音を小出しにちらつかせる
ような会話も好きになれません。

若いころはいちいちつっかかったり、傷ついていましたが、
年齢とともにさらっと受け流す術を覚えました。

明らかに嫌味、皮肉だな、ととれるメールには
「なるほど、そのような捉え方もあるのですね。参考になります」
と返します。

「参考になります」とは書いても「勉強になります」とは書きません。
「勉強になります」は親身な助言や心ある指摘をくれた人に、
とっておきたい言葉だからです。

自分の意見や視野を広げる上で参考になる情報はたくさんありますが、
糧になる情報は限られていると思うので、
自分にとって貴重な言葉を与えてれくれた人には
「勉強になります」「勉強になりました」と伝えるようにしています
(ささやかな区別ですが)。

▼ 相手がどう読むか想像してみる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールの場合、書いた方は意識していなくても、
ちょっとした言葉の不足や行き違いで、
相手が不快な思いをしていることもあります。

一番大切なのは、その一文を書いた後、
相手はどのような気持ちでその一文を読むだろうか、受け止めるだろうか
と、考えてみることです。

相手との関係が良好なときはやりすごせても、
ネガティブな内容や相手との関係が嫌悪になっているときほど、
感情を抑え、冷静に客観的に文章を書くことが重要です。

対立や仕返しではなく、一歩でも相手に近づき、
理解の糸口を見つけられる表現を意識したいですね。

 
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中!
「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました!

広島の酒蔵取材を担当しました!「きもので酒さんぽ」絶賛発売中!

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ

 

記事全文を読む

今週は、感じよくやり返すための表現法についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法      < かわすメール(4)
◆─────────────────────────────────◆
干渉への対処

本人に悪気はないのですが、ひと言多いメール、
おせっかいが過ぎるメールを受け取ることがあります。

相手は少しでも役に立てばとか参考までに、と先回りして
いろいろ教えてくれるのですが、
受ける側にとって分かりきった内容だと、少々つらいときもあります。

そんなときは「分かってますから」「余計なお世話です」と突っぱね
たくなりますが、スマートに相手をかわすなら、まず次のひと言を。

「お気遣いいただき、ありがとうございます」。

「お気遣い」を「ご助言」や「アドバイス」に置き換えてもいいでしょう。

続いて、相手の言い分に合わせ
「○○の経験がありますので、ご心配には及びません」
「気をつけますので、お任せください」
「当方で対応できるので大丈夫です」
と続けます。

相手の厚意を無にせず受け入れつつ、
自分で対処できることをアピールするのです。

気にかけてもらえるうちが花。
おせっかいなメールも邪険に退けず、
感謝の念を伝えることで、良好な関係を維持できるのではないでしょうか。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む

今週は、感じよくやり返すための表現法についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法      < かわすメール(3)
◆─────────────────────────────────◆
誤解への対処

こちらが述べていることに対して、ポイントがずれた反論や意見の
メールを受け取ることがあります。

テレビのワイドショーなどで、その人のコメント全体を紹介するのではなく
失言の部分のみクローズアップして繰り返し放送するのを
よく目にしますが、メールやメルマガでも似たような現象があります。

読み手の感情に引っかかった部分だけに反応し、意見されるケースです。

全文を通して読んでもらえば、
こちらの言いたいことは別のところにあるのに…と思うのですが、
誤解や思い違いのまま、相手から指摘や意見されることがあります。

正直な話、一方的に否定されるとカチンと来ることもあるのですが、
そこで感情的なメールを返してしまうと取り返しのつかないことに。

▼ 相手の意見、自分の意見を整理して返す
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
そんなときは
「確かに(そのような意見も)一理ありますね」
「○○さんのおっしゃることはごもっともです」
と相手の意見を受け入れた後、
「ですが、私の場合は・・・」
「ただ、このような場合、私は・・・」
と自分の意見を述べるようにしています。

「あなたの意見ももっともですが、私はこういう意見(考え)を持っています」と、
相手の意見を認めつつ、自分の考えも伝えます。

このとき、「私は△△が好きなので(嫌いなので)」という感情論ではなく、
自分が置かれている立場や状況では、どのような現象があり、
どのように考え対処しているか、客観的な視点で書くようにします。

感情には感情で応戦せず、冷静に
相手の言い分、自分の言い分を整理して書くのが得策です。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む

今週は、感じよくやり返すための表現法についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法      < かわすメール(2)
◆─────────────────────────────────◆
受け入れるひと言

「あなたの書いていることは間違いじゃないですか?」
「この件は○○すべきと思います」
と強い調子で責めたてられると、誰だっていい気持ちはしません。

このようなメールを受け取ったときは
「ですが」「しかし」と相手の言うことに反論すると火に油。
両者がヒートアップしてしまい、収拾がつかない事態に陥る危険が
あります。

では、どうするか?
「反論する前に、受け入れる」ことです。

このようなとき有効なのが「ありがとうございます」のひと言。

「ご指摘(ご意見)ありがとうございます」
「そのような見方(考え方)もあるのですね。ありがとうございます」

と、まずは相手が問題を提示してくれたことに対して
感謝の気持ちを伝えます。

このひと言があるだけで、カッカした感情もひとまずクールダウン。
クレーム対応でも応用できますね。

▼ 「すみません」で逃げない
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
ここでその場しのぎに
「すみません」「申し訳ありません」と対応すると
相手につけ入るすきを与えてしまうことになるのでご用心。
安易に謝るのは、相手の申し立てを認めたことになってしまいます。

特にメールの場合は
一文、一文を積み重ねて説得する、理解してもらうという作業が
ポイントになります。

相手のいいなりにならず、かといって対立せず、
まずは受け入れて対等なところから話を進めていきましょう。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む

今週は、感じよくやり返すための表現法についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法       < かわすメール
◆─────────────────────────────────◆
心構え

「そんなこと書かなくてもいいじゃない!」という内容のメール
受け取ったことありませんか?

メール以外でも、対面したときや電話でのやり取りで
相手の心無い言葉に「もう少し言い方があるのでは?」と
思うことがあります。

若いころは、嫌味や皮肉を言われるたび、いちいち腹を立てていた
ものですが、年齢を重ねるとともに「かわす技術」も身につきました。

今週は、マイナスな感情をぶつけてくるメールに対する
上手なかわし方を考えていきたいと思います。

▼ 負の感情を負のまま受け止めない
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
最近つくづく思うのは、メールが普及・浸透してきたせいか、
メールの文章の質も向上してきたということ。

当メルマガにいただくお便りも、わけのわからないクレームや
不躾な質問がなくなりました。

引き換えに、このメルマガでお手本として紹介したいような、
美しい言葉遣い、配慮のあるメールが増えています。
メールを利用することにより書く機会が増え、
自分の文章に心を配る人が増えた証拠でしょう。

感情に任せて書いたネガティブなメールは、
後で書いた本人が読んでも不快な気持ちになるはず。

そうした負のパワーをまともに受けとめるのではなく、
返す側がユーモアややさしさに換えて返信することで、
諍いに発展させずにすみます。

そんな言い回しを一緒に考えていきましょう。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む