今週は、説得力のある文章について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ 説得力のある文章（4）＞
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長文化にご用心

ある程度、まとまった量の文章を書くときのコツは、だいたいどういう筋
道で文章を書くか、最初にいくつか項目を挙げてみることです。

本でいえば目次、雑誌の記事でいえば見出しにあたる「項目」を先に挙げ
てから書き出します。

メールの場合も、文章が長くなりそうなときは見出しをつけたり、箇条書
きで先にポイントを示してから、詳細に入る構成にすると読みやすくなり
ます。

会話をする際、話がどんどん横道にそれて「結局、何の話だっけ？」とい
うことがありますよね。これは、その時々に頭に浮かんだことや言葉から、
話題が別の方向に流れていってしまうからです。

文章も書いていくうちに「あれも書きたい、これも書きたい」と書き連ね
ていくと、文字量ばかりが多くなり、本来述べたいポイントがぼやけてし
まうのです。

▼　最初にあらすじを考える
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
書きながら考えるのではなく、書き出す前に「何を書くか」をはっきりと
させてから書くほうが説得力があります。

書くべきポイントを先に見出し（項目）として挙げ、それに沿って書くと
文章がまとまりやすいです。

書くことが好きな人ほど、長文化現象が起きやすいので、最初に「何文字
で書く」と項目ごとにおおよその文字量を決めるとよいでしょう。

長い文章は、書く側は興に乗って書くのが気持ちよくても、読む側は苦痛
だったり飽きてくるものです。ポイントを絞って簡潔にまとめる習慣をつ
けたいですね。

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今週は、説得力のある文章について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　                                　 ＜ 説得力のある文章（3）＞
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結論から書く

文章の構成も説得力を与える文章を書くうえで重要な要素です。

ビジネスメールでは、結論から先に書くのが基本。
相手に一番伝えたい“核”となるポイントを先に述べ、なぜ、その結論に
達したかという根拠や理由、具体的にはどのような例があるかを述べてい
くと、読む側も納得しながら、スムーズに受け入れることができます。

結論が相手にとって都合の良いことばかりとは限りません。
その場合も、まず結論を先に述べ、それを克服・解消するための方策や提
案を述べることで、結論のマイナスイメージをプラスに転換することがで
きます。

▼　書く側のモチベーション
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
例えば、自分のミスを上司に報告する場合も、ミスはミスと認め、まず事
実関係を報告し、その経緯、どのように対処したかを知らせます。

この場合、ミスした理由を先にあれこれ書いたり、感情をぶつけても言い
訳にしかなりません。上司が知りたいのは、言い訳ではなく、どのような
原因でミスが発生し、どう対処したか、です。

相手にとってどう伝え、どのように対処することがメリットになるか。
それを第一に考えることで、Bad News も Good News に変えることができ
ます。

書く側がマイナスの要素に負けてしまわず、冷静に事実を受けとめ、プラ
スに切り替えて発想することも説得力ある文章を書くうえでのポイントの
一つです。

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【しごび】 の お す す め
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この本のまえがきに
「翻訳をすると仕事をしながら勉強でき、勉強しながら仕事ができる」
とあります

翻訳に限らず“書く仕事”も同じで、
経験を積むほど書くスピードが上がったり、
要領を得るということはありますが、日々、勉強。
これを怠ると後がないんです。

翻訳の仕事を志す人、現在、翻訳の仕事に従事している人には
たくさんのヒントが詰まった一冊ですが
それ以外の仕事をする人にも
言葉の取り扱いについて勉強になる内容です。

その本とは・・・

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荒井邦彦 著 『 翻訳しよう II 』
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今週は、説得力のある文章について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ 説得力のある文章（2）＞
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あいまいな表現は避ける

「多分～でしょう」「だいたい～くらい」「～と思います」
こうした言葉を多用すると、読む側には「自信がなさそう」「はっきりし
ない」といった印象を与えます。

断定や決めつけを避けるために上記のような表現を使うことがありますが、
「よくわからないから」「だいたいこんな感じ？」とものごとを感覚的に
捉え、憶測で書いた文章はのちのちトラブルを招きかねません。

「だいたい～くらい」と書くより、具体的な数値を確認し、提示する方が
ずっと説得力は増します。

未確認だったり、根拠がないまま「～と思います」と書くより、調べたり
確認した事実や結果を書くほうが相手も納得します。

▼　自信を持って書く
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
相手に強く訴えかけたい場合は、あいまいな表現や婉曲な表現が却って
アダになることがあります。

このメルマガを元に『仕事で差がつくできるメール術』を執筆した際も、
編集者から「～ではないでしょうか」といった相手に投げかけるような文
章ではなく、もっと言い切った表現でお願いします、と指摘されました。

自信を持って書くことも、説得力ある文章にするポイントです。

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今週は、説得力のある文章について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ 説得力のある文章 ＞
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理由を書く

以前、付き合いのあった客先から数年ぶりにメールがありました。

「ご無沙汰しています。前に送った○○のデータ、まだ持っていますか？
持っていたら、送ってください」。それだけの突然で簡潔なメール。

先方から送付の依頼があったデータとは、その客先との仕事が始まった当
初、仕事を行ううえでの共通認識項目を挙げた手引書のようなものです。

「数年経ったデータを今頃になって！？」と不信に思いましたが、保存し
ていたので、「ありますよ」と返信しました。しかし、なぜそのデータが
必要になったのかという理由を知らされないままのやり取りだったので、
不気味に感じました。

「元データを誤って消去してしまったので」とか「あなたがまだ持ってい
るか確認したいのだけど」と、過去のデータを求める理由がわかれば、深
読みすることもなかったのでしょうが、探りを入れられているように感じ、
いい気持ちはしませんでした。

▼　理由が相手に動機を与える
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
ビジネスメールでは単刀直入に結論だけ述べることも必要ですが、「なぜ、
依頼するのか」「なぜ、必要か」「なぜ、注意するのか」など、理由がわ
かれば、受ける側は納得して行動に移れます。

くどくどと理由を並べ立てる必要はありませんが、「なぜ」そうするのか
をひと言添えるだけで、相手に動機を与えることができるからです。

自分ではわかりきっている理由や目的も、相手にそれが伝わらなければ
上記の例のように、相手に不信感を抱かせる要因にもなりかねません。
相手に理由がわかる書き方をすることが、説得力のある文章につながるの
ではないでしょうか。

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今週は、これまで経験したメールの失敗談を書きます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　＜ 私の失敗談（4）＞
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ファイル名

ファイルの添付し忘れには気をつけているつもりですが、それ以上に注意
しているのがファイル名です。

一度に複数のファイルをメールに添付して送受信したり、ひとつのファイ
ルを修正して何度かやりとりするとき、ファイル名をきちんと順序だてて
整理しておかないと収拾がつかなくなり、トラブルの元になるからです。

慌てていると余計に自分でも混乱して、相手に送るべきでないファイルを
間違って送ってしまったり、清書する前の未完のファイルを送ってしまい、
あとで恥をかいた経験が少なからずあります。

自分のパソコンがWindowsで送信相手がMacの場合、ファイル名をローマ字
にしておかないと文字化けして何がなんだかわからなくなるため、ローマ
字書きでファイル名を統一し、相手にわかりやすい名称や番号を振って送
るようにしています。

私がしている工夫は次の通りです。

・ファイル名の頭に「070928」「9月28日」など、日付を入れる

・同じタイトルで修正が何度も入る場合は、「new」「新」「続」などの
文字を入れたり、修正を重ねるごとにファイル名に番号を入れる

・案件や項目ごとに専用のフォルダを作り、早めに整理して格納

特に画像を複数扱うときは、気を入れて整理しておかないと後になるほど
数が増えて整理するのが面倒になり、間違う確立も増えます。

「企画書」というファイル名が増えると、後で何の企画書かわからなくな
るので社名や案件名を入れ、ひとめで判断がつくようにするのもポイント。

自分が見てすぐわかると同時に、受け取った相手にもすぐわかること
を意識してファイル名を入れるようにしています。

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【しごび】 か ら の お 知 ら せ
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営業に特化した雑誌「ザッツ営業」。

2007年秋季号で次の特集の構成を一部担当しました。

●「いまどきの新規開拓はこうする　─ 新市場創造の営業」
今田酒造の事例

●「小さなヒット商品　開発・販売物語」
ガジェット広島『これはいるか』（木製ノートパソコンスタンド）

「ザッツ営業」は季刊の定期購読誌ですが
もし、機会あれば、ぜひご一読ください。