今週は、これまで経験したメールの失敗談を書きます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 私の失敗談(3)
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アドレスの確認

同じ相手からのメールでも、場合によってはアドレスが異なることがあり
ます。

例えば、会社の代表アドレスと個人に直通のアドレスを設けている場合。
通常は、個人直通用のアドレスでやりとりをしていても、用件によっては
会社の代表アドレスに送ることもあります。

その逆もありで、何かの都合で直通アドレスからではなく、代表アドレス
からメールを送信ということもあります。

このように意図してアドレスを使い分ける場合以外に、操作ミスで、本来
直通アドレスで送受信するところを会社アドレスでしてしまう、というこ
ともあります。

頻繁にやり取りしている相手から、あるとき、飲み会の誘いのメールがあ
り、喜び勇んで返信したら、その会社の社員全員が目を通す代表アドレス
に送ってしまったことがあります。

しかも、返信した私自身はそのことに気づいておらず、飲み会の席で相手
に告白され、ひどく恥ずかしかったことを覚えています。

調子に乗って「いらんこと」まで書かなくてよかったぁ~と肝を冷やしま
したが、その会社の人全員に今ここで飲んでることが知れ渡っているのか
と思うと、お酒が進まなかったのは言うまでもありません。

飲み会のやりとりぐらいなら笑い話で済みますが、メールの内容によって
は笑えない事態も起こりえます。

メールの送受信の際は、自分のアドレス、相手のアドレスをよく確認して
から送る! という教訓になった経験です。

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今週は、これまで経験したメールの失敗談を書きます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 私の失敗談(2)
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返信時間

失敗ではないのですが、気をつけていることがあります。
メールを返信する時間帯です。

私は朝型なので、早ければ3時とか4時、遅くても5時くらいには起きてい
ます(子どもが赤ちゃんのころ授乳で起きていた名残なんです)。

起きてすぐ始めるのがメールチェックなので、メールの返信が朝の3時4時
になることがよくあります。

仕事仲間など、私が朝型だということを知っている人たちは、すでに慣れっ
こになっていて何時に返信しようと驚きもしないのですが、たまに客先の
担当者から「あんな時間まで起きているんですか?」と心配されることが
あります。

世間一般の生活時間帯と自分のそれがずれている場合、相手に気を遣わせ
ることがあると気づき、自宅からメールを返信するのは親しい人や仕事仲
間だけにし、客先などへは始業時間を見計らって返信するようになりまし
た。

▼ 対応できる時間を確保
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
通常、事務所にいる時間帯は、パソコン前に張り付いていることが多いの
で、メールの返信は優先順位をつけて返信しています。

客先からのメールや急を要するものはすぐ、時間を要するものは昼間や夕
方に時間をとって返信するようにしています。

注意を要するのが忙しいときです。慌しい状態でメールチェックした場合、
メールの見落としや返信のし忘れが起こりやすくなります。

そんなときは、メールチェックの時間を短時間でもきちんと確保し、集中
してメール対応をすることにしています。

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今週は、これまで経験したメールの失敗談を書きます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法   < 私の失敗談
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深夜のメール

メルマガタイトルのせいか、当メルマガ
へ感想を書くのに「勇気がいりました」「緊張しました」という読者の声
を時折頂きます。

でも、私はメールの大家でも先生でもなく、これまで何度となくメールで
失敗をしてきています。むしろ、それをネタにメルマガを書いているよう
なものです。そこで、今週は私が経験したメールの失敗談をこっそりご紹介することにします

つい最近も悔やみきれない失敗をしました。
もっともあってはならない名前の間違いです。

創刊間もないころから、ずっとこのメルマガを読んでくださっている懇意な読者さんがいます。
月に数度はメールをやり取りする仲なのに、あろうことか
相手の名前を間違えて書いて送ってしまったのです。

メールを送信した後も気づいておらず、ご本人からのメールで知り、愕然。
申し訳ないなんてものではなく、自分でもかなりショックを受けました。

原因は、深夜のメールです。
「深夜のメールは自分ワールドにハマって感情過多な内容になるので要注意」
と当メルマガでも散々書いておきながら、
返信が遅れていたこともあり、書いてしまったのです。

名前を取り違えたまま思い入れの強いメールを送ってしまい、後のまつり。
長い付き合いの読者さんだっただけに、もうお詫びのしようもなく涙が出そうでしたが、
間違った事実は事実。何を書いても言い訳にしかならず、
お詫びのメールを出すのがやっとでした。

相手が広い心の持ち主で、今も変わらぬやり取りをしてくださっていることが救いですが、
きっとそのかたはがっかりにしたいに違いないのです。

初めての相手、付き合いの浅い相手には万全の注意を払うのに、
懇意な相手には油断が生じてしまったとりかえしのつかない大失敗例です。

きちんと相手に思いを伝えたいなら、早めの一般的な時間に返信する、
という教訓になった経験です。

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今週は、ぼかし言葉やバイト語についての考察です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法   < 今どきの言葉(4)
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取り扱い注意!

「ご注文のほうは以上でよろしかったでしょうか」
「受付のほうでお尋ねいただく形になります」
「会社的には判断するのが微妙でしょうね」

挙げればきりがないほど、ぼかし言葉やバイト語は日常生活に入り込んで
います。私も今回、記事を書くにあたり、思い当たる節があり、無意識に
使っている言葉も多いと反省した次第です。

このようなぼかし言葉やバイト語は「とりあえずこの表現を使っておけば
大丈夫だろう」という安心感、「内輪で通用する言葉」を手繰ることで得
る親密感が背景にあると感じます。

私自身も「仲間内では今どきの言葉を知っていることをアピールしたい」
という気持ちが少なからずあるからです。

ですが、コワいと思うのは、日常的にぼかし言葉やバイト語を使っている
と、いざというときにボロが出てしまうことです。

例えば客先との打合せやメールのやり取りで、勢いや無意識のうちに“今
どきの言葉”が口をついたり、メールに書いてしまい「しまった!」と後
悔することがあります。

断定を避けるぼかし言葉は、ビジネスのやりとりでは「まわりくどい」
「あいまい」「幼い」という印象を持たれかねません。

言葉全般に言えることですが、普段から、安易な表現に流されないよう
注意したいですね。

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今週は、ぼかし言葉やバイト語についての考察です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法   < 今どきの言葉(2)
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「~のほう」

「お名前のほうをお聞かせください」
「資料のほうをご覧ください」
「営業のほうがご説明します」

「名詞+のほう」は頻繁に耳にする「ぼかし言葉」です。

もともとは「~の方」と方向や方角を指し示すのに使われていた表現です。
AとBがあり、どちらか一方を指すようなときにも使います。

しかし、最近では本来の意味とは別に、合いの手のように言葉にさしはさ
んで使われることが多いようです。言い切るより「~のほう」をつけると
丁寧な表現になるという勘違いもあるのかもしれません。

上記の例文から「~のほう」をとってみましょう。

「お名前をお聞かせください」
「資料をご覧ください」
「営業(担当者)がご説明します」

「~のほう」がなくても意味は通じ、キツイ感じもしません。むしろ、
あいまいさが消え、文章としてもきちんとした印象が残ります。

書き言葉やメールでは特に、「~のほう」のようなぼかし言葉は避け、
はっきりと表記するほうが好ましいです。

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今週は、ぼかし言葉やバイト語についての考察です。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法               < 今どきの言葉
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                       ぼかし言葉とバイト語

自分でいけない、いけないと思いつつ、つい使ってしまう言葉に
「わたし的には」「話とかしてました」「というか、~みたいな」などが
あります。

若者の会話に登場するこれらの言葉、四十を過ぎたおばちゃんの私も、
つい若者ぶって使いたくなってしまうのです。

書き言葉では使わないように注意していますが、会話となるとタガが外れ
てしまい、仲間内でのおしゃべりでつい使っていることが多くあります。

「わたし的には」「会社的には」の「的」は、本来「わたしは」「会社と
しては」と表現していましたが、断定せずあいまいにぼやかす「~的」の
ような表現が増え、これらを総称してぼかし言葉といいます。

「話とかしてました」の「とか」、「というか、~みたいな」などもぼか
し言葉です。

▼ 本来の意味を知りる、使い分ける
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

似たような言葉としては「ご注文のほうはこれでよろしかったでしょうか」
など、ファーストフード店やファミリーレストランで多用される違和感を
覚える敬語の類があります。「バイト語」とか「バイト敬語」といわれま
す。

ぼかし言葉やバイト語というのは、よいとか悪いという前にすでに社会に
蔓延している感もあります。口をつくのも否めません。

ですが、本来の言い方を知っておいて損はないはず。大事なのは、その場
で使うのが適切かどうか判断し、使い分けることだと思うのです。

特にビジネスの場ではぼかし言葉やバイト語を使うと、誤解を生んだり
印象を悪くすることもなきにしもあらず。

今週はそんな「今どきの言葉」について取り上げていきたいと思います。

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