今週は、気になる敬語表現についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法              < 変な敬語
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                           「ご来場して」

相手に失礼がないよう、丁寧な表現を意識するほど
結果的に過剰になっていたり、使い方を間違えてしまっていたり
しがちなのが敬語です。

今週は、そんな「?」な敬語の使い方をとりあげていきたいと思います。

ご来場していただいた皆様、誠にありがとうございました」

一見、問題なく見える一文ですが、実はよくある敬語の間違い。
謙譲語の「ご~する」と尊敬語の「ご~いただく」が混在している例です。

「ご~する」は謙譲語なので、
本来、自分がへりくだることで相手を高める敬語表現。

上記のように「ご来場して…」と
相手の動作に使ってしまうと、相手を低めることになります。
この場合は「ご来場」の後にくる「して」は不要。

尊敬語「ご~いただく」のみを使えばよく
「ご来場いただいた」とするのが適切です。従って

ご来場いただいた皆様、誠にありがとうございました」

と表記するのが敬語の正しい使い方です。

同様の例として
「ご確認していただけますか」

ご確認いただけますか

「お待ちしていただけますか」

お待ちいただけますか

いずれも「して」は不要です。

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今週は、メールで余計な情報を送っていないか、についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < ムダのないメール(5)
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                         一方的なパターン

 メールに限りませんが、手紙やレポートなどでも
 書き手の「思い入れ」が強ければ強いほど
 それが、実は「ムダ」につながることに気がつかないものです。

 親切心で書いたこと
 サービス精神で書いたこと
 相手を心配して書いたこと

 が、時として、相手に負担をかけたり、
 結果的に余計なお世話だったり…。

 メールは、双方向なコミュニケーションを可能にするツールですが
 一方的に書いて送ることもできるツールでもあります。

 相手に確認したり、尋ねることなく
 自分の「思い」だけを優先してしまうと
 相手に不必要な情報を送ることにもなりかねません。

 このあたりのさじ加減、難しいところでもあり
 私も未だに失敗することが多くあります。

 「教えてあげたい!」
 「知らせたい!」
 と思う時ほど

 一気に“思いのたけ”を書いてぶつけるのではなく
 小出しに、相手の確認や了解を得ながら
 やりとりを進めていくように
 心がけています。

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 【しごび】 の お す す め
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   電話:03-3561-6041

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今週は、メールで余計な情報を送っていないか、についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < ムダのないメール(4)
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                        脇にそれるパターン

 ・前置きが長い。
 ・途中から、話が本題からそれていく。
 ・結びの言葉がくどい。

 上記の3点は、会話やスピーチなどで、よく見られる傾向ですが
 書き言葉でも陥りやすいウィークポイントです。

 手紙のような
 前文(「拝啓」などの頭語、「秋冷の候」などの時候のあいさつ)や
 末分(「末筆ながら…」などの結びのあいさつ、「敬具」などの結語)
 がメールでは不要なことは、よくご存じだと思います。

 でも、本題に入る前の、ちょっとした話題が
 ちょっとではなく、無用に長くなるケースが
 メールには多く見られます。
 
 自分の近況とか、業界がどうした、社会がどうしたという
 本題に直接関係のない話のボリュームが本題より長いと
 「結局、何を伝えたいメールなのか」相手は分からなくなります。

 懇意な相手ほど
 本題以外の話題で盛り上がりがち(相手も反応したりするので)。
 
 そこをぐっとこらえ、本題を先に述べ
 その他の話題は、メールの最後でさらっと触れる
 または「追伸」という形で書く方が
 用件がぶれずに相手に伝わります。

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 【しごび】 の お す す め
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 どう書いたらいい? と迷ったら…

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今週は、メールで余計な情報を送っていないか、についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < ムダのないメール(3)
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                          言い訳パターン

 問い合わせがあった客先への返信をすっかり忘れていた!
 気がつけば数週間も経過…
 こういう時のメールは、送りづらいものです。

 すぐに対処しておけば、なんの問題もなかったはずですが
 時間が経ってしまうと、自分ではうっかり忘れていただけと思っても
 相手からすると「忘れられた→重視されてない」と、よい印象は抱きません。

 そういう状況で相手に送るメールは
 どうしても言い訳が優先しがち。

 かといって「忘れていました」とも言えないので
 「業務が多忙を極め」ともっともらしい理由を並べたり、
 「遅ればせながらでご迷惑かもしれませんが」と必要以上にへりくだってみたり
 聞かれもしない業界動向を書いて、話をそらそうとしてみたり…

 と、小細工をしているうちにどんどん前置きが長くなるものです。

 このようなときは、返信が遅れた「事実」を
 最初に詫び、すぐに本題に入りましょう。

 返信が遅れ、相手はもう必要としてなかったとしても
 放置するよりはずっといいです。

 実際に調べるのに時間がかかったとか
 やむをえず返信が遅れてしまった場合でも
 遅れた理由を先に長々と書かず
 本題を伝えた後にします。

 相手が必要とするのは
 「言い訳」ではなく、問い合わせに対する回答だからです。

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今週は、メールで余計な情報を送っていないか、についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < ムダのないメール(2)>
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                        問わず語りパターン

 あるテーマや用件について、ざっとした概要が知りたかっただけ
 なのに、相手からは文字ぎっしりの詳細なメールが返ってきて
 困惑した…という経験があります。

 ですが、自分が「尋ねられる」立場で
 その内容が自分の専門分野や得意分野の場合
 「これも知っておいた方が…」「これに関連してあれも…」
 と、詳細に書いていたということも…。

 自分が教える側になると、ついはりきって
 ディープな内容まで、問わず語りに語ってしまう哀しさ。

 こうした状況を避けるためにも
 尋ねる側は、どこまで「知りたい」のかを明らかに
 教える側は、どこまで「知らせれば」いいかを判断する
 必要があります。

 質問や問い合わせをメールでする時は
 「ここまでは理解できたのだが、ここからが分からない」と
 自分の理解や把握の範囲を相手に示す方が
 相手も「どこから」伝えればいいか、判断しやすくなります。

 余談ですが…
 フェイスブックで趣味の話題になったとき

 軽い気持ちでとりあげた話題に
 どんどん深く濃いコメントが付いて、収拾がつかなくなる
 ということがあります。

 その分野なら任せておけ! という
 相当なファンやマニアックな人がいるもので
 自分のウォールが意に反して
 どんどん専門化していく恐ろしさを味わったことがります。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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今週は、メールで余計な情報を送っていないか、についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法        < ムダのないメール
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                         早とちりパターン

 「メールは用件だけを簡潔に」というのはメールマナーの基本ですが
 頭では分かっていても、つい不要な情報まで書いてしまい
 送信後に後悔することがあります。

 例えば、「相手は知らない」ものと思い込み、
 先走って、聞かれもしないのに
 あれこれ自分が知り得る限りの情報を書き送り
 玉砕するパターン。

「熊野町のあんま堂をご存じですか?
 先日、行ったばかりなんですが
 うわさ通りのすごいところで・・・・」

 と自分がいかに感動し、良かったかをめいっぱい書き連ねて送信。

 すると相手からは
 「私も以前から何度も行っています」
 とあっさり返信があり、がっかり。

 サービス精神が旺盛な人によくある傾向ですが
 「レアな情報をいち早く伝えたい」という気持ちが強すぎると
 このような失敗をしがちです。

 最初のメールで
 「熊野町のあんま堂をご存じですか?」
 までに留めておき
 相手が知っているかどうか、まず確認。

 知っていれば「面白い店ですよね」とさらっと流せばよいし
 知らなければ「こういう面白い所なんですよ」と情報提供できます。

 今週は、このような「ムダな情報」をメールで送っていないかを
 チェックしていきましょう。

◇───

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