今週は、うっかり見落としがちな言葉づかいについてです。◆────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　＜ 気をつけたい言葉づかい ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬称の使い方

▼　基本は「様」
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敬称には、「様」「殿」「先生」「氏」などがありますが、ビジネスメールで
は「様」が一般的です。公的な手紙も「様」は失礼にあたりません。

「先生」は教職の人に使う敬称。「先生」自体が敬称ですので、くれぐれも
「先生様」と重ねて使わないように気をつけましょう。○○局長、△△教授な
ど、官名や職名を氏名の下につけて敬称として用います。

▼　担当者名が分かれば「御中」は不要
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「御中」の使い分け、できていますか？

御中は、担当者名が分からない場合や、はっきりしない場合に、官庁、会社、
団体宛てに送る時に使います。ですから、宛先の個人名が分かっている場合は
不要です。
株式会社○○○ 御中
○○会社○○部 御中

担当者の個人名が分かっている場合は
○○会社△△部　山本太郎様

といった具合です。

ハガキ・手紙の宛名で使う場合の注意点もご紹介しておきましょう。
応募などの宛先が「○○係」とある場合も御中を忘れずに。「係」のみで送る
のは「御中知らず」と言ってNGです。

封書やハガキの宛名に「行」「宛」とある場合は、それを二重線で消して「御
中」や「様」と書き、送付します。その時の「御中」「様」の位置は、二重線
を引いた「行」「宛」の下に続けるのではなく、縦書きの場合は消した字の左、
横書きの場合は消した字の下に書くとされます。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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上記の記事がまぐまぐニュースに紹介されました。

▼「行」や「宛」を二重線で消して「御中」どの位置に書けばいい？

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今週は、添付メールを送信する際の留意点についてです。

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メ ー ル 作 法　　                 　 ＜ 添付ファイルの送り方（5）＞
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　　　　　　　　　添付ファイルの送り方についてのまとめです。

▼　送る前に見直す習慣をつける
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今週は、添付メールを送信する際の留意点についてお話してきました。
今日までのおさらいをしてみましょう。

・複数の添付メールが集中する送り先への配慮
整理に手間取らないファイル名、件名、送信者名を工夫。
ウイルスに間違われないような配慮も。

・ひと目でわかるファイル名に
Win・Mac間は半角英数字のファイル名、
複数のファイルには通し番号を。

・送信前にまず確認！
プレビューしてみる。相手の通信環境の確認。
ファイルのサイズの目安は1MB 未満。ファイルの添付し忘れに要注意。

▼　双方の通信環境を知り、対策を！
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今回挙げたポイントは、すべて私が失敗してきたことです。画像を送ると
きも縮小の仕方がわからず、とんでもなく大きなサイズで送って顰蹙を買
いました。

一番大事なのは、送信前に相手の通信環境を確認すること。初めての相手
ほど、ココをきっちり詰めておけば、後々のトラブルを未然に防げます。

こちらが送るアプリケーションファイルに対応するアプリケーションがあ
るか？　ファイルサイズの限界は？　ファイル圧縮形式など、双方で刷り
合わせを。

以前、やりとりのあったデザイナーはWordやExcelは敢えてPCに入れてい
ませんでした。会社によってはメールボックスの容量制限があり、大きな
サイズのファイルが送れないところも…。印刷会社への入稿もメールで、
ということが増えました。

大事なデータがはじかれたり、文字化けしないように、送る側、受け取る
側で環境を確認し、条件を整備しておきましょう。トライアルや投稿の場
合も、所定の指示に忠実に、見落としがないようにしましょう。

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