メールで人を不快にさせないために気をつけたいこと
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　 ＜ 節度あるメール（5）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　決めつけない

確認や検証をせず、決めつけてかかる。

▼　先入観、思い込みを捨てる
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

たとえば、人の噂を鵜呑みにして相手を評価する。相手も自分と同じ環境
に置かれているものとし、少しでも外れていると文句を言う。

先入観や思い込みで最初から決めつけてかかると、通る話も通らなくなっ
てしまいます。

人の評価は、相手との関わり方で変わってきますし、人それぞれに置かれ
ている環境・立場は違います。

狭い「井の中」をすべてと思わず、視野を広く持って物事を捉えたいもの。

感情のギアを最初から入れてしまわず、まずはニュートラルな気持ちで相
手に接し、徐々に共通点、相違点を見つけていく。そんなゆとりや柔軟性
も大切です。

「結局、～なんでしょ」「どうせ～だから」「～のくせに」という決めつ
けワードの使用も控えたいですね。

節度あるメールとは、感情をてなづけ、目的をまっとうするために淡々と
冷静に対応できるメールのことではないでしょうか。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

メールで人を不快にさせないために気をつけたいこと
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ 節度あるメール（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
感情で判断しない

何かを決めなければならないとき、相手に好き嫌いの感情で判断されるの
はつらいものがあります。

▼　感情よりも理由を
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

「どうも気が進まないから嫌」「なんとなく好きだからこっち」。

最終的に好悪の感情で判断されると、それまで積み重ねてきたやりとりも
水の泡です。

「好きだから」「嫌いだから」というのは感情であって、理由にはなりま
せん。言われた方は納得できないのです。

感情でものごと判断する前に「なぜ、できないか」「なぜ、そうするのか」
相手を説得できる理由の用意を。

正の感情も負の感情もいきなりぶつけられるほど、迷惑なことはありませ
ん。

まず、相手の話をよく聞き、感情に火がついてしまったときはひと呼吸お
く、その場を離れて冷静に考えるなどして、気持ちの高ぶりを冷ましてか
ら理性的な対応を心がけたいものです。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

メールで人を不快にさせないために気をつけたいこと
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ 節度あるメール（3）＞
◆─────────────────────────────────◆
あいまいにしない

「たくさんの人が来ていました」「大勢集まっています」と、つい書いた
り言ったりしてしまいますが、具体的な数値に置き換えてみましょう。

▼　数字に置き換えて考える習慣を
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

見た目のイメージで捉えるだけでなく、ざっと数えてみたり、見当をつけ
てみるのです。

私は数字が苦手で、文章でも大まかに捉えた表現に逃げることが多かった
のですが、それではダメと気づいてから、数値を意識するようになりまし
た。

企画書や提案書も具体的な数字を挙げるほど説得力が増します。

席数をざっと数えてみる、値段を予想する、それだけでも数値化する訓練
になります。

「みんな」「どこでも」という言い方も便利ですが、ぼんやりしたイメー
ジしか浮かびません。

「今回の会議の参加者」「広島市内の飲食店では」というふうに具体的に
人や場所をイメージできる書き方を心がけると、あなたのメールもぐっと
注目度があがりますよ。

＜追記＞2021.07.19
長文で詳細に説明するより
数値化して、イメージしやすくする方が
相手に具体的に伝わるだけでなく、情報の正確さも増します。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

メールで人を不快にさせないために気をつけたいこと
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　 ＜ 節度あるメール（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　憶測で書かない

「多分こうではないですか」「なんとなくそう思います」。
はっきりした根拠がないのに、勝手に想像した情報をメールに書く。
これも危険です。

▼　調べる、裏づけをとる、過去より今の情報を！
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
相手は正確な情報を求めているのに、自分の憶測で書いてしまうと
余計な「尾ひれ」をつけて相手の判断を鈍らせることに
なりかねません。

聞きかじっただけの情報や安易な思いつきをまき散らすのは、
受け取る側にとっては百害あって一利なし。

自分で調べたり、裏づけをとったりした
正確な情報提供に努めましょう。

「以前はこうだったから」と過去の経験や事例に固執するのも
考えものです。

状況は刻々と変わっています。
現在はどうなのか、現状はどうなのか、今一度確認する
マメさも必要です。

きちんとした理由や根拠に基づいて説明できるか、
メールを送信する前にまず自分自身で確認してみましょう。

＜追記＞2021.07.12
　災害時に拡散されるデマも、非常時に誰かの役に立つのでは？
　という善意から広がるケースがあります。
　拡散するのは簡単ですが、良かれと思ってシェアした情報が実は、
　必要としている人に情報を届ける邪魔をしていることも。
　事実確認をして、シェアする慎重さを心掛けましょう。

　また、何年も経っているのに過去の経験や記憶を基準にするのも
　危険です。
　時代も情報も刻々と変化しているのに、
　自分の頭の中だけが更新されてないということも。
　日々の変化に対応する柔軟性を持ちたいですね。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週は、メールと手紙の使い分けについて考察します。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　　＜ メールか手紙か（3）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ひと言の効用

私はメールだから「心」が伝わらないとは思いません。

▼　気持ちを伝える努力
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

手段が何であれ、伝える手間を惜しまないことのほうが重要と考えます。

速やかに伝えたければメールや電話が便利ですし、改まった気持ちで送る
ならはがきや手紙、もちろん直接会いに行くことも、それぞれ対話の形で
あり意味があります。

先日、実家の近所に住む知り合いにスーツケースを貸しました。用が済み、
実家に返却されていたのを取りに行くと、中にはたくさんのおみやげ。

お礼代わりのおみやげだったのかもしれませんが、ひと言「ありがとう」
と伝えてもらう方が余程うれしいのに、と思いました。

手紙では大げさ、電話は遠慮してしまう、そんな時はメールでひと言「あ
りがとう」。それだけで、お互いが良い気分になれます。

黙ってやり過ごしたり、物やお金にものを言わすより、大切なのは思いを
言葉に代えて伝えること。

直接、口で伝えられない時のためにメール、電話、手紙という道具がある
のであって、まずは「伝えよう」「伝えたい」という気持ちありき、なの
ではないでしょうか。

あなたは言葉で伝える努力、していますか？

▼追記　2021/06/21

「言わなくても分かる」というのは、相手との関係性が
　密接であれば、可能かもしれません。
　しかし、通常は、言わなければ、気持ちは伝わりません。
　少なくとも、言葉にしなければ、相手には分かりません。

「気持ち」や「心の中」は見えないからこそ、
　言葉にして伝える努力が必要ではないでしょうか。

　そして、より効果的に伝えるために
　最適な伝え方を「選ぶ」のであって
　相手やタイミングによって「最適解」は変わってくると
　思います。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】