今週は、誤解の元になる書き方について考えます。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　 　　 ＜ 誤解を招くメール(3) ＞
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主語なきメール

主語がないメールも誤解を招きやすいです。

▼　冷静に書かないと伝わらない
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

長い付き合いの女友達が送ってくるメールは、ほとんど主語がなく、まる
で詩のよう。

本人をよく知っているので、何を言わんとしているのか、ある程度想像で
きるのですが、付き合いが浅いとかなり難解なメールになることは必至。

思いがあふれている状態や感情的になっている時のメールも主語が省かれ
がちなので、気をつけましょう。

一時的な感情でわ～っと書いてしまったメールは、
書いた本人は気分がスッキリするのかもしれませんが、
読む側には「誰が」「何を」「どうする（どうしたい）」のかが
分かりにくく、解釈や理解に苦しむことがあります。

読み手の精神状態によっても、捉え方が異なることがあるので、
軽い気持ちで書いたメールが深刻に受けとめられたりすることも。
平常心で用件のポイントを

絞って書くことを心がけたいものです。

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今週は、誤解の元になる書き方について考えます。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　 　　 ＜ 誤解を招くメール(2) ＞
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相手に合わせた対応を

メールで誤解を招かないためには、表現に細心の注意を払うこと以外に、
相手を見ることも大切と感じています。

▼　相手にとって一番伝わりやすい方法を
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

日々、メールのやりとりをしていて感じるのは、人によって文章に対する
感度が異なるということ。

私の経験では、次の二つのタイプに大別されます。

１）ざーっと文章には目を通すけれど、細かく記憶に残らないタイプ
２）文章を熟読し、後々まで正確に記憶しているタイプ

どちらが良いとか悪いの問題でなく、どちらのタイプかを見分け、相応の
対応をすれば誤解を未然に防げます。

私は、１）のタイプの人へは、ポイントだけを記したできるだけ短く簡潔
なメールを送り、あとで電話や対面で詳細を伝えるようにしています。

２）のタイプの人へは、少し長くなっても詳しく書いて伝えます（用件ご
とに見出しをつけ、読みやすくする工夫もします）。

相手によっては、メールが必ずしも理解・伝達の有効な手段になるとは限
らないので、その人にとって一番伝わりやすい方法をとっています。

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今週は、誤解の元になる書き方について考えます。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　 　　　　＜ 誤解を招くメール ＞
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結局、どっち？

実際にあったメールのやりとりで困った事例です。

あるプロジェクトの進行について、当初の予定より後にずれ込む可能性が
出てきたので、その理由と日程変更についてのお願いを先方にメールで打
診しました。

▼　メールには、やりとりの記録を残す役割も
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

先方からの返信は…

「私の見解は、過日の会議で話し合ったとおりで進めていただきたいと思
います」

「過日の会議」とは、このたびのプロジェクト関係者全員が集まった会議
のこと。私がメールで尋ねた「日程変更のお願い」について「イエス」と
も「ノー」とも回答がなく、「過日の会議で話し合ったとおりで進めてい
ただきたい」とのこと。

日程変更をしてよいか否かの判断がつかなかったので、改めて先方に電話
で確認すると回答は「イエス」。先方は「調整が難しければ延期も可能」
という心づもりだったらしく「会議でもそう言ったじゃない」と言われて
しまいました。

言った、言わないのトラブルを避けるため、確認だけでなく記録の目的も
ありメールで打診したのですが、尋ねた内容についてはっきりとした意思
表示がないと判断に迷います。

最終的に確認がとれればいいことなのですが、メールでの言葉づかいの難
しさを感じた例でした。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　＜ 読者からの質問（4）＞
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文字数どうする？

＜質問： 一行の文字数について ＞————————————

メールを作成する際、一行の全角での文字数をどの様に設定しておられ
ますか。以前聴いた情報では30～32文字が、メールを読む際、目の移動
に負担が少なく億劫さを憶えないで気楽に読むことに没頭できる最長の
文字数だそうです。

—————————————–　読者 H.O さんからの質問

私の場合、メールソフトの設定は、一行全角で35文字で折り返す設定にし
ていますが、通常のメールのやりとりで一行にびっしり文字を書くことは
ほとんどありません。

だいたい文章の区切りで改行するので、一行の文字数は最大20文字前後に
なることが多いですね。

私が実際に書いていて一番多いと思われる一行の文字量は、20字前後です。

このメルマガを作成する際は、一行全角35文字の設定です。前後の一角は
空けるので、賞味33文字。仕事でメルマガ作成する場合も33～35文字で設
定することが多いです。

H.O さんが言われるとおり、目の移動に負担がかからないちょうどいい文
字量なのでしょうね。

メールで注意すべきは、一行の文字量よりもむしろ、改行だと思っていま
す。

私は、3～4行ごとに一行空けて次の文章に続けることを意識しています。
メールの文章は行間が詰まっているので、改行を多めに入れておかないと
読みづらいためです。

改行が多いので、行頭は一角あけないほうが読みやすいですね。

＜追記＞2021.10.18
メルマガのような読み物と仕事のメール対応では
1行の文字数の設定を変えています。

2021年現在、このメールマガジンは
1行30字設定で作成しています。

きっかけは、スマホでメルマガを読むと
1行35文字ではレイアウトが崩れて読みづらい
と読者から要望があったからです。

一方、通常の仕事のメール対応では
1行最大20文字程度で
意味の切れ目や読点を入れる部分で改行することが多いです。

1行30字だと、自分でも1行の文字数が多い
と感じます。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　＜ 読者からの質問（3）＞
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引用どうする？

＜質問： 原文引用について ＞—————————————-

受信メールを引用設定にしてあります（やりとりの履歴が分かり易いの
で）。
ただ、やりとりの回数が増えるとメールがやたら長くなります。
あまりに長いと、最初の部分は消去して対応しています。
何か良い対処法はありますか？

—————————————–　読者 J.M さんからの質問

返事時に、相手のメールを全文引用する設定にしている人は多いと思いま
す。私もそうです。

ただ、全文引用して返信するか否かは、私の場合、相手に合わせて判断す
るようにしています。

返信が早い相手なら、やりとりの内容がほぼ把握できているので、全文引
用は使いません。

返信が遅い相手や、やりとりの履歴を残しておく必要のある用件の場合は、
全文引用した上で新たな内容を記述していきます。このケースでは、やり
とりが続くほど送受信する際のメール容量が大きくなっていくという難点
がありますが、私は記録用と割り切って全文引用のままやりとりを続けま
す。

「履歴を残す」という目的で全文引用している場合は、長くなっても残し
続けるほうがいいかもしれません。記録ですから。

私の場合は、全文引用しても最初のほうのやりとりを読み返すことはほと
んどないので、引用しないスタイルのほうがすっきりして個人的には好き
です。同じ相手からのメールがスレッド形式で表示されるメールソフトを
使っているせいもあるでしょう。

惰性で何となく全文引用しているのは、単なる手抜きと見られがちなので
注意が必要ですが、全文引用の目的が明確なら、そのスタイルを通してよ
いのではないでしょうか。

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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　　　　　　　＜ 読者からの質問（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　宛名どうする？

＜質問： 宛名について ＞——————————————

メール本文につける宛名は必要でしょうか？
会社名、部署、宛名の３つは、なるべく入れる様にしています。
でも、いきなり本文という人もよく見受けますので、疑問に思いました。

—————————————–　読者 J.M さんからの質問

初めてメールを送る相手には、会社名、部署、宛名を書きます。

やりとりが頻繁な相手や懇意な相手には、つい省きたくなりますが、宛名
だけは入れたほうがいいでしょう。

万一、メールが迷子になったり、誤って他の人へ送信したりした場合も間違いと
わかります。

共通のアドレスを複数人で共有している場合も宛名があると識別しやすい
です。こういうケースでは、私は件名にも宛名を入れるようにしています。

いきなり本文というメールも確かにありますが、私は自分から返信する場
合は上記の理由から必ず宛名を入れます。

せっかく入れた宛名も名前が間違っていては意味がありません。名前、役
職はしっかり確認を。

私は最近「神崎様」「神垣サユリさん」という宛名のメールをもらいまし
た。こういう場合、返信の本文や署名に正しい名前を入れて送っても、相
手から来た次のメールも間違った宛名のまま、ということが多いです。

こんなことにならないよう気をつけましょう。

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