今週は、添付メールを送信する際の留意点についてです。

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メ ー ル 作 法　　                 　 ＜ 添付ファイルの送り方（5）＞
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　　　　　　　　　添付ファイルの送り方についてのまとめです。

▼　送る前に見直す習慣をつける
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今週は、添付メールを送信する際の留意点についてお話してきました。
今日までのおさらいをしてみましょう。

・複数の添付メールが集中する送り先への配慮
整理に手間取らないファイル名、件名、送信者名を工夫。
ウイルスに間違われないような配慮も。

・ひと目でわかるファイル名に
Win・Mac間は半角英数字のファイル名、
複数のファイルには通し番号を。

・送信前にまず確認！
プレビューしてみる。相手の通信環境の確認。
ファイルのサイズの目安は1MB 未満。ファイルの添付し忘れに要注意。

▼　双方の通信環境を知り、対策を！
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今回挙げたポイントは、すべて私が失敗してきたことです。画像を送ると
きも縮小の仕方がわからず、とんでもなく大きなサイズで送って顰蹙を買
いました。

一番大事なのは、送信前に相手の通信環境を確認すること。初めての相手
ほど、ココをきっちり詰めておけば、後々のトラブルを未然に防げます。

こちらが送るアプリケーションファイルに対応するアプリケーションがあ
るか？　ファイルサイズの限界は？　ファイル圧縮形式など、双方で刷り
合わせを。

以前、やりとりのあったデザイナーはWordやExcelは敢えてPCに入れてい
ませんでした。会社によってはメールボックスの容量制限があり、大きな
サイズのファイルが送れないところも…。印刷会社への入稿もメールで、
ということが増えました。

大事なデータがはじかれたり、文字化けしないように、送る側、受け取る
側で環境を確認し、条件を整備しておきましょう。トライアルや投稿の場
合も、所定の指示に忠実に、見落としがないようにしましょう。

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今週は、添付メールを送信する際の留意点についてです。

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メ ー ル 作 法　　　                   ＜ 添付ファイルの送り方（4）＞
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                                                                                送信前にまず確認

▼　送る前に見直す習慣をつける
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よくあるのが、肝心のファイルを添付し忘れて送信されてくるメール。

メールに用件を書いているうちに、いざ、送信する時に添付し忘れてしま
うんですね。先にファイルを添付してから要件を書くようにしたり、ファ
イルの添付し忘れを警告する機能付きのメーラーや専用ソフトを利用する
のも一つです。

添付ファイルに限らず、メールを送信する前に今一度確認する習慣をつけ
たいですね。

メールの件名、本文、署名、添付ファイルの中身、ファイル名、いずれも
送信前に見直してみましょう。ファイル名以前に、相手の名前を間違えて
いるケースもよく見かけます。

複数のファイルを扱っている場合、他のファイルと混同して別のファイル
を送ってしまうミスにつながりかねません（実は経験者です、私）。それ
ゆえ、ファイル名にも通し番号をつけたり、違いのわかる表記を工夫する
必要があります。

自分が分からないようなファイル名は、送る相手には余計分かりません。

▼　ウイルスと間違われない工夫を
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添付メールはウイルスチェックをしてから送ることも大切ですが、送った
相手にウイルスメールと間違われないようにすることも重要。

送信者名がイニシャルやハンドルネーム、家族の名前になっているのであ
れば、本名や会社名に設定しておくほうがいいですね。良いかどうかは分
かりませんが、頻繁にやりとりしない相手に添付メールを送るときは、件
名に（添付あり）と表記することも私はあります。

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仕事のメ ー ル 作 法　　　 　　                 ＜ お詫びのメール ＞
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　　　　　　　　　　　　　反省の意思を伝える表現の注意点

▼　「謹告」の文面に見るお詫びの表現
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昨日、兵庫県尼崎市でのJR福知山線の事故から55日ぶりに宝塚―尼崎間の
運転が再開されました。再開に伴い、昨日の朝刊各紙には、西日本旅客鉄
道株式会社の「謹告」が掲載されていました。

※JR宝塚線（福知山線）塚口～尼崎駅間における脱線事故に関するお詫
びとお知らせ

この事故におけるJR西日本の対応についてはさておき、この「謹告」の文
面を見て、何かお気づきになりましたか？

「お詫び申しあげます」「お約束いたします」「全力を注いでまいります」
「お誓い申しあげます」「覚悟いたしております」。

いずれも「～したい」「～と思います」ではなく「する」と現在形で言い
切っており、「～したいと思います」というあいまいな言葉はみられませ
ん。敢えて挙げるなら、最後の数行目にある「…お亡くなりになられた方
々の御霊に報いてまいりたいと考えております」という表現でしょうか。

▼　「～したいと思います」ではなく「～します」
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二度と過ちを繰り返さない意思を伝えるには、今後どうするか、どうして
いくかを言い切ることが重要。

たとえば、「二度とこのようなことがないよう注意いたします」。「～注
意したいと思います」と比べると、言葉の重みの違いが分かります。

特に「～したいと思います」は日常的に何気なく使っている表現だけに要
注意。反省の意を表す時に使うと軽々しい印象を与えてしまうことに。

余談になりますが、こうした公の文面のほか、DMや商品に同封されている
「ごあいさつ文」を注意して読んでみてください。お詫びの表現以外にも
参考になる言葉づかいを見つけることができますよ。

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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法　　　 　　　　　　　＜ 基準を持つ ＞
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　　　　　　　　言葉を綴る際に気をつけたいことを紹介します。

▼　その変換、正しいですか？
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「表わす」と「表す」。「製作」と「制作」。「こんにちわ」と「こんにちは」。

送り仮名や同音異義語、「わ」「は」や「じ」「ぢ」の使い分けなど、時とし
て気になる言葉の表記。パソコンを使用していれば、あたりまえのように打っ
た文字が自動的に変換されるので、文字の確認を辞書で調べるという習慣が激
減しました。それだけに、変換ミスや表記を勘違いしたまま使っている文章も
多く目にします。

スピードも要求されるビジネスメールのやりとりにおいて、いちいち文字の正
しい表記や使い方を調べてなんていられない、という声も聞こえます。

ですが、知っておいて損もないでしょう。よく使う言葉ほど、もう一度使い方
を確認してみましょう。

▼　文章を書く際の基準を持つ
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私が文章を書くとき、常に手元においているのが・・・

▼続きはこちら
【仕事のメール心得帖】Vol.1　＜間違いやすい言葉＞表記する際の基準を持つ

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