今週のテーマは「質問の仕方」です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　　　＜ 質問の仕方（2）＞
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メールで質問をする際のポイントをご紹介します。

▼　まずは自分で調べる
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人に聞くほうが早い。というのは確かにあります。

でも、質問する前に一度は自分で調べることも必要です。一から人に聞く
より、せめて二か三くらいまで予備知識があれば、「どこがわからないか
がわからない」という事態からは抜け出せるはず。

質問も丸投げするより、ひと手間かける。

料理だって、だしの素よりかつお節と昆布でとっただしのほうがおいしい
ように、面倒でも、ちょっと手間をかければ、得る結果も違ってきます。

▼　相手が回答しやすい状態を作るには…
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かくゆう私も、ネットを始めたばかりのころは、むやみやたらに人に質問
して「自分で調べてみましたか？」と注意されたクチです。

よくあるのが「SOHOってなんですか？」「ライターになるにはどうしたら
いいですか？」という総花的な質問。

「SOHO」の意味は検索エンジンで検索すれば、わかります（「知りたい言
葉＋とは」で検索するのがコツ。この場合「SOHOとは」で）。ライターに
なるための一般的な方法はお答えできますが、その人の状況や経験が具体
的にわかったほうが実情に沿った適切なアドバイスができます。

相手が回答しやすい状態を作るためにも、事前の準備は怠りなく。

ある程度自分で調べてから質問する習慣をつけましょう。以前なら図書館
へ行ったり、専門家に聞かなければわからなかったようなことも、インタ
ーネットで解決されることが多くなりました。

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今週のテーマは「質問の仕方」です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　　　　　＜ 質問の仕方 ＞
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今週は、メールで質問をする際のポイントをご紹介します。

▼　何度も質問しない工夫
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質問にも技術がいります。質問上手は仕事上手。といういわけで、今週は
メールで質問上手になるコツをご紹介します。

メールで質問をする際、気をつけておきたいこと。それは、何度もメール
のやりとりをしないで済む配慮です。

できれば、一～二往復のやりとりで済むように心がけたいですね（私の目
標は一往復半のやりとり。半はこちらから出すお礼のメール。それで完結
するように心がけています）。

何度も何度もぱらぱらと質問するのは、それだけ相手の時間と手間を奪っ
ていることでもあり、迷惑な話。質問する側にいるときは意外と気づかな
いものですが、自分が回答する側になるとよくわかります。

▼　見ためを意識して書く
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相手を手間取らせないようにしよう、という気持ちがあれば、自ずと質問
の仕方も工夫するようになります。

たとえば、質問を項目別に分けたり、箇条書きにして一度にまとめて尋ね
ると、見た目にもわかりやすく、回答もしやすいです。

メール全体のレイアウトはつい見落としがちですが、読みやすく整理して
書くことを意識するしないでは格段の違い。全体を把握して、見え方を計
算して書くことも必要です。

ぎっちり文字が詰まったメールは圧迫感があり、読みづらいもの。文意ご
とに適度な改行を入れ、行間をあけるようにするだけでもすっきりきれい
に見えますよ。

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今週は「メールの小ワザ」フルスロットルでお届けします。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ メールの小ワザ ＞
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ちょっとしたメールの留意点や注意についてです。

▼　月日の表記
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「明日」「あさって」という表記は間違いのもと。間違いを避けるために
も、面倒がらずに日時や曜日を表記しましょう。

私も実際に受け取って判断に困ったのが、深夜12時前後に届いた「明日の
打ち合わせは、△□でお願いします。云々…」というメール。明日がその
日なのか、翌日を意味するのか、微妙にわからないのです。

返信で「明日とは○日のことですね」と念押しをして、確認が取れたので
よかったものの、待ち合せや打ち合わせの日時を決定する際には誤解を生
みやすいですよね。

▼　候補日を挙げて調整
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打ち合わせや取材の日程を決める際、複数の人と日程調整が必要な場合も
あります。そんな時は、第三候補ぐらいまで都合の良い日時を挙げてもら
い、調整するようにしています。決めでいきなり○月○日と指定して、一
回で都合の良い日が決まるとは限らないからです。

もしくは、「勝手を申しあげますが、当方の都合を先に申しあげますと…」
という断りを入れたうえで、こちらの都合の良い候補日を挙げ、先方に選
んでもらう場合もあります。

日時の決定は、メールのやりとりが少なく、かつ、間違いなく確定できる
やりとりを心がけたいですね。

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今日は「嫌われるメール」の2回目です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　             　＜　嫌われるメール（2）＞
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ちょっとしたことではあるけれど…
▼　名前がない
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冒頭に名前がない。文中にも名前が出てこない。

相手の名前がないビジネス・メールは、高飛車な感じに受け取られます。送っ
た側にそんな気がなくても、です。

人と対面する時でも、いきなり「ねえねえ」とか「おい」とは言いませんよね。
名前で呼ぶのは、相手に対する基本的な礼儀ですし、相手との親密度も増しま
す。

ならば、メールも同じ。冒頭には「○○様」と相手の名前をお忘れなく。

続いて、「神垣です」と、なるべく自分の名前を名乗るといいですね。私は、
会った回数が少なく、久しぶりに連絡する相手には「以前、△△△の取材でお
世話になった神垣です」というふうに、相手に思い出してもらえる前ふりを入
れるようにしています。

宛名や自分の名前があれば、万一、別の人に誤送した場合も、間違いが分かり
やすいですが、名前がないと思わぬ誤解を招くことにもなりかねません。

▼　固有名詞は正しく
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社名や部署名、役職名もお間違いなく。固有名詞は正しく覚えておくことが肝
要です。

私は、神垣を上垣と間違えられるのはしょっちゅう。なぜか新垣と間違えられ
たこともあります。

こちらが何度も「お世話になります。神垣です」と書いて返信しているにもか
かわらず、やっぱり「上垣」でメールが返ってきて、思わず笑っちゃいました。
相手にはそうインプットされてしまったのでしょうね。

▼　ハンドルネームに要注意
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翻訳会社の方から聞いた話ですが、翻訳のトライアルを受けるとき、本名を名
乗らずハンドルネームで応募してくる人がいるそうです。これは、結果を見ず
とも採用の可能性は薄そう…。

ハンドルネームも使いようで、仲間内で呼び合うのには何の問題もないですが、
ビジネスメールでの使用は避けたほうがよいでしょう。

以前、仲間とメルマガを発行していた際、原稿ではハンドルネームを名乗って
いましたが、相互広告の依頼は「担当の神垣です」と本名を名乗ってやりとり
していました。

そのほうが相手に安心してもらえるし、逆に本名で返事や依頼がくる相手には
好感を持ちました。

ハンドルネームって覆面みたいなものですから、相互広告など、お願い事をす
るような場合は、名前を明らかにしてやりとりしたいですね。感想メールも本
名でいただいたものの方がよく覚えています。

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