今週は、 メールで気になる敬語の使い方についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　 ＜ 敬語レッスン（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「お知りいただく」

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敢えて○○について取り上げたのは、
これまでの経緯をお知りいただきたかったからです。
————————————————

この文の後半にある
「お知りいただきたかった」
という言い回しに違和感があります。

この文で伝えようとしているのは
「これまでの経緯を知ってもらいたかったから、
敢えて○○について取り上げた」
ということです。

この一文では
自分が敢えて取り上げた意図を
相手に「知ってほしい」という気持ちが含まれています。

相手が「知る」ことより
相手に「知ってもらいたい」という心情に重きが置かれているので

「知る」＋謙譲語「いただく」で
「知っていただく」
を使うのが適切と考えます。

「お知りいただきたい」ではなく
「知っていただきたい」、

その過去形
「知っていただきたかった」
で文を書き換えると……

————————————————
敢えて○○について取り上げたのは、
これまでの経緯を知っていただきたかったからです。
————————————————

となります。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、 ビジネスメールで数字を使うメリットについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 　　　　 ＜ 数字の効用（3）＞
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伝達内容を整理

今週は、ビジネスメールでの数字の活用を
テーマにお届けしています。

ビジネスメールでは、
「結論から書く」ことを推奨しています。

何について書かれたメールか
読んですぐに分かることが求められるからです。

結論から書くにあたって
数字を活用すると、より伝わります。

例えば
「確認事項が2点あります。
1点は・・・
2点目は・・・」

という書き方。
確認したい項目の数を挙げ、順に説明していくと
頭に入りやすいです。

「社内報の修正点が3カ所あります」

とし、1）2）3）と修正箇所を箇条書きで挙げていく
書き方もあります。

このように先に数字でポイントが幾つあるかを示すと、
読む側もその数字に注目・注意するので、
見落としや未確認が減ります。

伝達事項を整理し、箇条書きにまとめると、
一層分かりやすく、伝わりやすくなります。

ただ、最初に挙げるポイントの数が多すぎると
逆効果になるので注意を。

ポイントが10以上になると覚えきれないので
1、3、5点に絞るとよいでしょう。
多くても7点まででしょうか。

プレゼン資料に数字を象徴的に使い、印象づける手法がありますが、
同様にビジネスメールでも
数字を使って整理し、順序立てて説明する
書き方を意識すると、具体的かつ記憶に残る伝達ができます。

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今週は、特定の場面で使うのを避けたい言葉についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　＜ 忌み言葉に注意（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　忌み言葉の「去る」

今週は、お祝いや悲しみの場面で使うのを避けたい「忌み言葉」と
その言い換えを紹介してきました。

婚礼や葬儀で避けたい忌み言葉のひとつに
「去る」があります。
そこから離れて行くという意味が、
「失う」「滅びる」ことに通じるためです。

年賀状でも前年のことを
「旧年中は」「昨年も」
と書くのも「去年」という言葉を避けるためです。

今年の干支の「さる」を
俗語で「えてこう」と言うのは

さるの呼び名が「去る」に通じるので、
「得意なこと」「手に入れる」という意の
「得手」に言い換えたという説も。

地方によっては
「山の人」と呼ぶところもあるようです。

言葉にも魂が宿る。

だから
不吉な予感や不幸を連想させる言葉は
それが現実の災いとなってはいけないので
不用意に使うのは避けましょう、
というのが忌み言葉の考えです。

「使ってはならない」ことに縛られるのではなく
相手が読んだり聞いたりしたときに
嫌な気持ちにならないように
他の言葉や表現に置き換える。

それが
人を気遣う思いやりの表れであり
言葉を重んじる日本人の知恵だった
のではないでしょうか。

忌み言葉には直接関係ないのですが
関連するマメ知識を一つご紹介。

年賀状の文言に句読点を付けないのは、
新たな年の始まりのあいさつに“区切り”を付けないために
句読点を使わないのだとか。

これも一種の縁起かつぎ
なのかもしれませんね。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、メールの失敗とその対応策についてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法　 　　　　　　 ＜ こんなとき、どうする？ ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　相手の名前を間違えていた場合

ビジネスメールのやりとりで
「やってしまった！」
という失敗と
そんなとき、どのように対処するかを
今週は考えていきましょう。

▼ケース1：相手の名前を間違えていた。

タイプミスや思い違いで
相手の名前を間違えたまま
メールを送信してしまった……

あってはならない初歩的なミスですが
間違いに気づいた時点で
すぐに名前の表記を正し、お詫びのメールを送ります。

「お名前を書き誤り、申し訳ございません。
　大変失礼いたしました」

このとき、メールの内容は
名前を間違えたことのお詫びに徹します。

他の用件を盛り込むと、
「お詫びのついでに」「ついでのお詫び」という
印象を相手に与えてしまい、結果的にお詫びの気持ちが伝わりません。

逆に、相手に自分の名前を間違えられてしまった場合。

相手が間違いに気づいてないと分かった時点で
「私の名前は○○と申します」
と早い段階で伝えておく方がよいでしょう。

訂正の切り出し方は、相手との関係性により変わります。

相手が故意でなく、うっかり間違えたのだと分かれば
用件の後に「ちなみに、私の名前は……」
と付け足す程度でよいでしょうし

見知らぬ相手からの売り込みメールや不愉快な内容のメールには
名前を間違えていることを理由に
きっぱり断ったり、拒否したりすることもできます。

いずれにせよ、名前の間違いは
間違えた方も、間違えられた方も
きまりが悪いものなので
送信前によく確認することが大切です。

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