今週は、 メールで失敗しないための心得についてです。 
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法            < 余計なひと言(5)>
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                             3つの戒め

 芸能人の高田純次さんの言葉で
 印象に残っているのが
 「歳をとってから、してはいけない」ルールとして挙げている
 3つです。それは

 「説教」「昔話」「自慢話」をしないこと。

 この3つ、語ったり、書いたりしている本人は
 とても気持ちがいいのです。
 だから、時として長くなります。

 でも、それを聞いたり、読んだりする相手は
 少しも面白くないし、飽きてきます。

 心に響かないし、残らない。

 一方、語る方には響き続け、残り続けている内容なので
 何度も繰り返すことになります。

 私自身
 「説教」も「昔話」も「自慢話」も嫌いなのに

 身内には説教し、
 若い友人知人には昔話をし、
 自分ではしてないつもりでも
 最終的に自慢話になっていることがあり、
 気をつけなければ、と改めて思います。

 メールでの「余計なひと言」も
 「説教」「昔話」「自慢話」の3つに集約される
 のではないでしょうか。

 最も始末が悪いのは
 メールを書く本人が
 「説教」「昔話」「自慢話」になっていることに
 気づいていないケースです。

 「説教するつもりはないけれど」とか
 「自慢話をするつもりはないですが」といった
 前置きを書いてしまった時点で要注意。

 「私が若い頃は」とか
 「昔は」という
 フレーズを書きそうになる時点で
 昔話モードになっている証拠です。


 ある人が年賀状に
 「会うときはいつも昔話になるから、
  今度はこれからのことを話したいね」
 と書いていて、複雑な気持ちになりました。

 その相手こそが
 たまに会えば、必ず自分から
 昔の話をし始めるのです。

 でも、そのくらい
 自分では気づかないものなのだ、と
 逆に気づかされました。

 相手に対する
 ちょっとした注意やアドバイスのつもりが
 「説教」「昔話」「自慢話」になっていないか

 さらさらと気持ちよくメールが書けるときほど
 注意深く自分を省みる必要があります。



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         今週は、 メールで失敗しないための心得についてです。 
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法            < 余計なひと言(4)>
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                           無駄を整理する

 「結論から書く」
 「事実を正確に伝える」
 というのがビジネスメールの基本の心得です。

 ところが、
 あったこと、起きたことから順に書いて、
 相手に最も伝えなければならない核心部分が
 最後になってしまう。

 あるいは、
 自分の意見や主張を先に展開してしまい
 事実関係や実際の状況が
 分かりにくくなってしまう

 というメールも見受けられます。

 前者の場合は、
 時系列にあったことを書き出してから、
 最終的に、相手が最も知りたいこと、
 相手に一番に伝えなければならないことを
 整理してみましょう。

 最初のうちは面倒でも
 この作業を繰り返すことで、
 書き出さなくても、
 頭の中で優先順位が整理でき、
 結論から書けるようになります。


 後者の場合は
 自分の意見や主張を先に伝えてしまうと
 伝える側の主観が勝り、事実とは異なったイメージで
 相手に伝わる危険性があります。

 起きたことに対して
 「申し訳ない」「まずい」「自分のせいではない」という
 感情や気持ちは一旦、脇に置いておき

 その場にいない相手に
 「何が起きたのか」を
 客観的に伝えるようにしましょう。


 結論がすぐに分かり、
 事実を客観的に伝えるメールは

 聞き返して確認する手間がなく
 スピーディーに判断ができます。

 そうでないメールは
 無駄な記述が多いために
 不正確で、ポイントが分かりにくくなるのです。

 メールがうまくまとまらない、
 書くのに時間がかかるという場合は

 頭の中に思い浮かんで、ぐるぐるまわっている言葉を
 一度書き出してみることをお薦めします。

 思いを文字で「見える化」するだけで
 整理がつき、最優先で伝えるべき項目を判断できます。



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【しごび】 の お す す め
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今週は、 メールで失敗しないための心得についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法      < 余計なひと言(3)
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                             日時の変更

 既に決まっている日程や時間の変更を
 相手に伝えるときに
 気をつけなくてはならない、ひと言があります。

 「重要な○○があるので、日程(時間)の変更をお願いします」

 ○○には、「会議」「打ち合わせ」「用件」などの
 言葉が入ると思いますが、
 問題はその前の「重要な」です。

 当人にとって重要であっても
 相手にとっては関係ないこと。

 むしろ、「重要な○○があり」と
 当初の予定の変更を申し出るのは、

 暗に
 「あなたとの会議(打ち合わせ・用件)は、
  それほど重要ではないので、
  別件の方を優先させてください」
 と伝えているのと同じです。

 日時の変更を依頼する際、
 変更の理由として、うっかり
 「重要な○○があるので」
 と書いてしまわないよう、気をつけましょう。

 「重要な」以外にも
 「大切な客先との」「お得意様との」
 などの言い回しも、相手をないがしろにしている
 印象を与えます。

 このような場合は

 「よんどころない事情があり
  日程(時間)の変更をお願いしたいのですが」

 として、先方の都合を聞いてから再調整するか

 「社内でトラブルが発生し、
  やむを得ず日程(時間)の変更をお願いしたいのですが」

 のように緊急事態など、いたしかたない理由で
 日時の変更を余儀なくされていると伝える方がよいでしょう。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法            < 余計なひと言(2)>
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                             意見の代弁

 数多くのメンバーで構成されるグループやプロジェクト。

 今ならちょうど、子どもの学校のPTAが
 これから総会を迎え、役員交代の時期ですが、

 こういう集まりで必ず一人や二人はいるのが
 「みんなの意見の代弁者」
 です。

 「ここにお集まりの皆さんに代わって」とか、
 「皆さん、同意見だと思いますが」と
 主語が自分ではなく、
 「皆さん」になる人。

 でも、その「皆さん」は、どこまでの人のことを指すのでしょうか。

 参加者全員ではなく、
 せいぜい“代弁者”の半径1.5メートル内外
 (つまり、隣同士で雑談できる範囲)にいる
 人たちなのでは?

 なぜ、「私は」と
 自分を主語に伝えないのでしょうか。

 「私」を主語にして
 「私はこう思いますが、みなさんのご意見はいかがですか」
 「私の意見は~ですが、皆さんはどう思われますか」
 と「皆さん」の意見を問えば、話し合いは進みます。

 でも、
 「皆さん、そう思われています」
 「皆さんが困るのではないでしょうか」
 と、皆さんを主語にするのは、

 「皆さん」の気持ちや意見を代弁する体で
 結局、自分に都合のいい主張を押し通そうとしているように映るのです。

 時として「私が」「私は」と意見を述べると
 摩擦を起こすこともあります。

 「みんなそう言っているから」
 「みんなそうしているから」と
 書いたり言ったりすれば、
 面倒なことにらず、やり過ごせるのかもしれません。

 でも、これだけ巷には
 個人が発信できるツールがあふれているのに
 「みんなが」で全体化するのは
 都合がよすぎる気がしてなりません。



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今週は、メールに書かない方がよいひと言についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 余計なひと言(5)
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~するわけではありませんが

今週は、相手に嫌な感じを残すひと言を
取り上げてきました。

「言い訳するわけではありませんが」
「自慢するわけではありませんが」
「反対するわけではありませんが」

このほかにもあると思います
「~するわけではありませんが」
という前置き。

言い訳するわけではない、と書いておきながら
言い訳を

自慢するわけではない、と書きながら
自慢を

反対ではない、と書きつつも
反対意見を

結局は書いているというケース
きっと、山ほどあることでしょう。

自分で否定しておきながら
結局は語っているというのが
非常に回りくどく、もったいぶっていて
よろしくありません。

自分の中で
「これは言い訳(自慢、反対)だな」
という意識があるからこそ
あらかじめ否定して、打ち消そうとするのでしょうが
そんな余計なことを書き添えるくらいなら

「言い訳だとは十分わかっています」
「言い訳になりますが」
のように、自ら認めて
言い訳を書く方が潔いと思います。
少なくとも、相手に不快感は与えません。

自慢話なら
「手前味噌ですが」という便利な言い回しもありますし
「自慢話ですが」と言い切ってしまう方が
わたしは気持ちいいなと感じます。

反論する場合も
「こういう見方もあるのではないですか?」
と問いかける方法で衝突を回避できます。

ストレートすぎる表現も軋轢を生みますが
婉曲過ぎる表現も嫌味に取れたり、嫌な感じを
残したりもするものです。

メールの場合は
相手がどのように受け止めるか
を一度考えてから、書くようにすると
「余計なひと言」で失敗することも減っていくのではないでしょうか。

 

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