今週は、メールを読む側の負担を軽減する書き方についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　 ＜ 読み手の負担を考える ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　読み手の視点を持つ

読みやすい文章というのは、
読む側がストレスなく読めるように配慮した文章を指します。

文章やメールを書くとき、書き手の視点だけでなく
読み手の視点も併せ持って書くと
読みやすく、わかりやすい文章になります。

その一番手っとり早い方法が、書いた文章を一度読み返すこと。
そのもっとも効果的な方法が、声を出して読み返すことです。

読んで詰まるところは、文章の流れが悪いということ。
言葉を並べ替えたり、言い換えて流れをよくしましょう。

▼　声に出す効用
￣￣￣￣￣￣￣￣￣
書いたものを一度声に出すといいのは
声に出すことで「思い」が客観化できることです。

頭の中で考え、書いて整理するまでは
は頭と手でする作業。
そこには「思い込み」「思い入れ」も加わっているので
客観視できないことが多くあります。

それを一度、声に出して読むと
「思いが声になって、自分の中から出る」わけです。

だから、黙読するより、文章を客観的に確認できるのです。

いちいち声を出して読み返すことを
習慣づけるのは難しいかも知れませんが
重要度の高い内容の文章を書いた時だけでも
実践してみることをお勧めします。

そんなわけで・・・

今週は、メールを書く際、
どのような点を読み手の視点で気を付けて書くとよいか
を紹介していきたいと思います。

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今週は、メールをわかりやすくする番号の付け方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 番号をつける効用（5）＞
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数字で「見える化」

今週は、メールのやりとりで
番号をつけることの効用について取りあげてきました。

番号や日付など、メールも数字で整理することを意識すると
内容の精度、やり取りの精度がアップするように思います。

内容に関して言えば、
頭の中にあることをざっと文章化し、
さらに優先順位や手順を考え、番号を付けて整理していくことで
自分の頭の中が整理されるだけでなく
誰が読んでも、わかりやすいメールに仕上げることができます。

自分で整理できているから
それを読む方も理解しやすいし、
漏れや書き忘れというミスを防ぐことができます。

相手に伝えたいことが込み入ってる内容の時ほど
一度、番号をつけて整理・分類してみる。
メールを送る前に、紙に書いてもいいと思います。

数字を意識してまとめ直すことは
思考を「編集」することだと実感しました。

「仕事の見える化」ということが
最近、提唱されていますが
数字に置き換え、数字で整理する作業は
最も身近な「見える化」と言えるのではないでしょうか。

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今週は、メールをわかりやすくする番号の付け方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 番号をつける効用（4）＞
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日付で整理

今週は、メールのやりとりで
番号をつけることの効用について取りあげています。

送受信したメールを整理するうえで
通し番号があるとずいぶん便利だと思います。

メールフォームの場合はCGIを使って、
自動的に通し番号を付けることが可能なようです。

通常のメールにも自動的に通し番号がつけられれば
便利だと思うのですが

日付や送信時間も
後で探したり、確認する場合の手がかりになるのでは
ないでしょうか。

【しごび】読者の中に、海外とのメールのやり取りが多いので
メールを送信する際は必ず、メール本文にも日時を記載している
というかたがいます。

送信先と受信先との時差を考えての配慮で、
これも間違いや行き違いを防ぐ工夫だと思いました。

▼　メモ帳に自動的に日付を入れる方法
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールではないのですが
私はテキストファイル（メモ帳）に日付を入れるようにしています。

自動的に日付入力する方法は次の通りです。

1）テキストファイルを開いてすぐ、冒頭に「.LOG」と入力。
（「LOG.」ではないので、「.」の位置を間違えないように！
実際に入力するときはカッコは不要。　.LOG　とだけ入れてください）

2）ファイル名を付けて、いったんファイルを保存する。

3）再度、そのファイルを開くと、その時点の日時が自動的に表示される。
例）9:30 2009/10/01

この方法を使うと、ファイルを開くたびに日時が自動的に記録されます。

私の場合は、原稿を書く前から終了までに要した時間を
この方法で記録し、作業時間の把握に役立てています。

でも、
もっと簡単に、テキストファイル（メモ帳）に日付を入力する方法も
あります。それは・・・

パソコンの「F5」キーを押す。

メモ帳を開いて、「F5」キーを押してみてください。
押した時点の日付が自動的に表示されます。

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今週は、メールをわかりやすくする番号の付け方についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　 ＜ 番号を付ける効用（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　番号を付けて箇条書き

今週は、メールのやりとりで
番号をつけることの効用について取りあげています。

メールは箇条書きで表記すると、ポイントが整理され
書き手にも読み手にもわかりやすい内容になります。

例えば、原稿の修正を指示する場合

修正箇所は次の3カ所です。
1）AをBに差し替え
2）CをDに修正
3）EからFに変更

と番号を振って整理しておけば、修正箇所が明らかなうえ
返信する際も

1）と2）については対応済みです。
3）の変更は・・・

のように、問題とする箇所をメールの送り手・読み手とも
認識しやすくなります。

箇条書きで整理した内容に、さらに次のような観点で番号を付けていくと
より一層、意図が伝わりやすくなります。

・優先順位　　　…　何から手を付けたらいいか、優先させる事柄順
・順番（手順）　…　段階を追って、プロセスを伝える
・時系列　　　　…　時間の経過順

▼　いくつポイントがあるかを冒頭で示す
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
さらに、箇条書きにする際、その冒頭に
「修正箇所は3カ所です」
「○○○○○の注意点は下記の5点」
と、いくつポイントがあるかを示すとよいでしょう。

私は「3」か「5」にポイントを絞るようにしています。
5以上になると項目が多く、
関心や注意を引き付ける力が弱くなると思うからです。

項目が多すぎるのも同様の理由で避けます。
いくら箇条書きに整理しても、分ける項目が10以上ともなると
重要度が薄れるように感じます。

そのような場合は
1）○○○について
1.
2.
2）△△△について
1.
2.

このように大項目、中項目、小項目と階層をつけて
整理する方法もあります。

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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　 ＜ 番号を付ける効用（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ファイル名に番号

今週は、メールのやりとりで
番号をつけることの効用を考えていきたいと思います。

複数のファイルをメールに添付する時
ファイル名に通し番号をつけておくとわかりやすいです。

私は地元企業の社内報の編集の仕事をしているのですが
デザイナーに画像データを送る時は
「XXXXX78-P1」
「XXXXX78-P2」
のようなファイル名にして送っています。

「XXXXX」の部分は社内報のタイトル（英文字）
「78」は社内報の号数
「P1」「P2」はページ数を意味します。

こうしておけば、送る私自身も整理ができ
受け取るデザイナーにもわかりやすいので、
ファイルの混同や重複を避けることができます。

▼　ファイル名に日付を入れて整理
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
原稿を書いたテキストやWordファイルには
日付を入れるようにしています

例えば、こんな感じ
「090929XXXXX.doc」。

「090929」は2009年9月29日の略
「XXXXX」は媒体名や連載やシリーズのタイトルです。

月に何本かの原稿を同じ客先に送信する時は
「0909-1」「0909-2」のような通し番号を付けることも。

2009年9月の1本め、2009年9月の2本めという意味合いで
自分の整理のためにこのような表記にしています。

余談ですが…

ファイル名を英数字にする場合
「XXXXX　090928」のようにファイル名の間に
半角スペースを入れると、
「宅ふぁいる便」でデータ送信するときに
受けつけてくれないので、注意しましょう。

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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　件名に番号

番号を付けると、物事が整理しやすくなると思いませんか？

文章を整理して書く場合も箇条書きにすると、
だらだらと長文を書き連ねるより
各段にわかりやすく内容がインプットされるのはご存じの通り。

さらに、番号をつけて文章をまとめれば
優先順位もはっきりし、漏れや見落としを防ぐことができます。

今週は、メールのやりとりにおいても
番号をつけることの効用を考えていきたいと思います。

▼　件名に番号があると後で整理しやすい
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
同じ相手に複数のメールを連続して送る際
件名に番号を付けるのも一つの方法です。

例えば
広報誌用写真-1
広報誌用写真-2
広報誌用写真-3
のように、添付で画像を複数枚を送信する場合。あるいは

○○○試験の結果について-1
○○○試験の結果について-2
「Re:」の代わりに、返信のたびに番号をふる。

携帯小説には、件名に番号をつけ
読む順番を示すものもあるようです。

このように連続・継続して送信するメールに
通し番号をつけておくと、送信する側も受信する側も
後でメールを確認する時、混乱せずに済みます。

ただし、数字だけの件名は
迷惑メールに間違われやすいので
注意しましょう。

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