今週は、メールを読む側の負担を軽減する書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読み手の負担を考える（5）＞
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メールでよいか、考える
今週は、読み手の負担にならないメールの書き方について
ご紹介してきました。
メールにして送信すると却って用件が複雑になる
まどろこしくなるということはありませんか？
私はよくあります。
だから、
メールに用件をまとめるのに時間がかかりそうなときは
電話で説明する方が早いですし
急ぎの用件も電話で伝える方が確実だと思っています。
これは送り手の都合でもありますが
読み手にとっても、
用件ごとに複数のメールが一気に送られてくるよりも
確認項目をリストアップして
電話でやり取りしながら
1項目ずつ処理していく方が早い場合もあるでしょう。
このようにメールに依存しないことも
読み手に負担をかけない伝え方といえるのではないでしょうか。
▼ そのときメールが最適か！？ の判断
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やり取りの経過を記録として残すために
メールでの返信重ねることが必要な状況も確かにあります。
ですが、どれだけの割合で
その残されたメールの記録を読み返すのでしょうか。
顔が見える距離にいるのにメールでやりとりするより
直接席まで行って、案件をかたづける方が
お互いの時間の節約になることもあります。
そのとき
最短で、確実に処理できる方法として
メールが最適かどうかの判断は常にしていく必要が
あると思います。
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