2009年9月4日

【仕事のメール心得帖】メールでフォロー＜ちょっとした気配り（5）＞VOL.1119

今週は、メールをやりとりする際に気をつけたいことについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕事のメール作法　　　　　　　　　＜ ちょっとした気配り（5）＞
◆─────────────────────────────────◆
メールでフォロー

今週は、メールをやり取りする際のちょっとした心遣いについて
取り上げてきました。

日々の仕事で、メールの使用頻度は高まるばかりですが
当メールマガジンで変わらず言い続けているのは
「メールに依存しない」ことです。

特に、相手にすぐに知らせたいとき、すぐに確認したいときなどは
メールを送信するより、電話で連絡をとるほうが確実なのは
周知の通り。

連絡や伝達手段として
メールが最適か、電話かFAXか、対面か、あるいは文書で送付か…
その時々でベストな選択をしていくことが必要です。

▼　メールの利点をフル活用
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
ただ、メールの即時性、スピーディーな点は
大いに活用すべきで
電話するまでもない事柄をメールで伝えたり
対面後のフォローをメールでひと言添える
というときにはとても便利。

特に私の場合は、言いそびれたことを
メールに書いてすぐ送っておくことにしています。
聞き忘れ、言い忘れも、メールの後追いでかなり補完でき、
記録として残るので重宝しています。

相手がパソコンの前にいるということが分っていれば
メールでのやり取りは便利このうえありません。

メールで概要を知らせた後、画像などのデータを複数送信したり
電話で話した後、メールで追加事項をフォローしたり
伝達手段としてメールを軸にする、あるいはサブにするというやり方で
効果的にメールを活用したいですね。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日　配信！
【仕事のメール心得帖】有料版　登録はこちらから

記事全文を読む

Category: メール作法Tag: コミュニケーション, ビジネスメール, メール対応, 学び直し

2009年9月3日

【仕事のメール心得帖】雑談を引っ張らない＜ちょっとした気配り（4）＞VOL.1118

今週は、メールをやりとりする際に気をつけたいことについてです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕事のメール作法　　　　　　　　　＜ ちょっとした気配り（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　雑談を引っ張らない

今週は、メールをやり取りする際のちょっとした心遣いについて
取り上げています。

メールで仕事の用件を伝え終えた後
相手に対する気遣いの言葉をひと言添えると感じがよいものです。

「○○のイベント、盛況だったとのこと。お疲れ様でした」
「先日、教えていただいたお店、早速行ってみました」
のように、相手に関すること、相手から得た情報につて触れる

あるいは、懇意な相手なら
「また、飲みに行きましょう」とか
「昨日のブログの記事、おもしろかったですね」
といったひと言でもよいでしょう。

相手のことを気にかけていることが
短い言葉で表現できればベストです。

▼　答えずにすむ表現を工夫
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
一方で、注意したいのは
そうした気遣いのひと言が「ひと言」で終わらず
却って相手に負担を強いる場合です。

例えば
「○○のイベント、盛況だったとのこと」で終わらず
「人の入りはどのくらいでしたか？」とか

「また、飲みに行きましょう」ではなく
「また、飲みに行きませんか？」のように、

ちょっとしたひと言を疑問形で終わらせてしまうと
書いた方は返信を強いるつもりはなく
“言葉のあや”で軽い気持ちで書いたことでも
相手は「答えなくては…」と返信することになります。

相手を気遣ったり、思いやって添えたりした最後のひと言が
メールを長引かせる原因にならないよう
問いかける表現は避け
文章を完結させるようにすることがポイントです

メルマガ詳細