2009年12月2日

【仕事のメール心得帖】同じ件名の見分け方＜件名あれこれ（3）＞VOL.1173

今週は、メールの件名について再考します。
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仕事のメール作法　＜ 件名あれこれ（3）＞
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同じ件名の見分け方

常に同じ件名で送信されるメールがあります。
例えば「社内報について」という件名。

発行するごとに号数は変わり、主に原稿の送付とはいえ、
その都度メールの内容も変わるはずですが
件名がいつも「社内報の件」だと、受信する側は少々困ります。

私が使っているメールソフトは「Thunderbird」なのですが

受信したメールをスレッド表示する設定にしているので
同じ件名が続くと、スレッドがどんどん長く伸びていき
見分けがつかなくなることがあります。

送信する側としては
定期の仕事のメールのやり取りなのだから
同じ件名でいいではないか
と思いがちですが、

受け取る側にとっては、
区切りや違いが判別しづらく、間違いの元になりかねません。

▼　整理してメールを送る習慣を
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同じ仕事であっても、メールの件名を
「社内報80号の件」とすれば
号数が変わるごとに受信ボックスの中で判別しやすくなります。

さらに
「社内報80号　P1-2　原稿」
「社内報80号　表紙　写真6点」
のようにページ数や点数を入れると、より区別しやすくなります。

同じ項目に複数のデータを分けて送るときは
「社内報　P9　画像-1」と通し番号をふったり
「社内報　P9　画像-1/3」と全体の中の何番目に相当するか表示
しておくのもよいでしょう。

同じ件目に整理番号を付けるだけで
送信する側も受信する側も、後の処理がしやすくなります。

G-mailの場合は
「社内報80号」で検索すれば、
その号でやりとりしたメールがさっと検索できるので便利です。

2009年12月1日

【仕事のメール心得帖】件名の句点＜件名あれこれ（2）＞VOL.1172

今週は、メールの件名について再考します。
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仕事のメール作法　＜ 件名あれこれ（2）＞
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件名の句点

「件名に句点は必要なのでしょうか？」
と人から尋ねられ、即答できませんでした。

私自身も、件名に句点を入れたり、入れなかったり
することがあるからです。

通常、件名の多くは
「○○の件」
「○○に関するご連絡」
のように体言止めで終わったり

「○月○日の打ち合わせについて」
と件名が終わることが多いのですが、たまに

「○○の原稿です」
「○○のご協力をお願いします」
と件名が一文になることがあります。

「至急ご返信お願いします！」のようなケースだと
エクスクラメーション・マーク（！）で強調したりもしますが

「です」「ます」で終わる普通の文章の件名の場合
句点を付けるべきか否か
私自身も迷うことが多いのです。

▼　件名はタイトル、と考えると…
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「モーニング娘。」に代表されるように
名詞など、本来付けるべきでない言葉にも句点を付けて強調することが
流行して、迷いを感じている人もいるかもしれません。

私は、あれこれ迷った挙句、
「○○の資料、拝受しました（神垣）」とか
「お便り、ありがとうございます【しごび】神垣」
のように、文の後に名前を入れて
見た目の収まりをよくしていました（単なる自己満足ですが…）。

件名に句点はあってもなくてもいいものかもしれませんが
考え方としては…

件名とは本来、メール本文のタイトルに相当するもので
メール本文の文章とは別物であることから
句点は不要
としていいのではないでしょうか。

いずれにせよ、私のように
その都度、句点を入れたり入れなかったりするより
どちらかに統一することが大切です。