今週は、メールの締めくくりについて考えます。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　＜ 結びの文（4）＞
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次につなげる

▼　これっきりにしないひとこと
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールはあくまで伝達道具。手短に用件を伝えたら、次の行動へつなげて
いきたいですね。結びの言葉でそれができます。

●こみ入った内容は対面で
詳細は本日の打ち合わせで改めてお知らせいたします。

●対面の約束や出席の場合
明日、お会いできることを楽しみにしています。

ご参加、お待ちしています。

●対面・参加ができない場合
今回は残念ですが、またぜひお会いしましょう。

次回はぜひ参加したいので
ご案内いただけれれば、うれしいです。

対面が控えている場合は、心待ちにしている気持ちを。対面できない場合
は、今回は無理でも次回は参加したい意志があることを相手に伝えておく
と感じがいいですね。

▼　聞きやすく、言いやすく、来やすく！
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
相手の行動を促す結び方もあります。

●問い合わせしやすい状況を伝える
不明な点があれば、遠慮なくお尋ねください。

●歓迎の姿勢を示す
お近くにお越しの際はお立ち寄りください。

●他の人への気遣いを添える
山本様によろしくお伝えください。

「～様によろしく…」は「皆様によろしく…」にもできますが、私はでい
るだけ特定の人名を書くようにしています。

語尾が「～ください」で終わる時は、「ね」を入れると言葉尻がやさしく
なります。多用するとしつこいですが、効果的に使うと好感度はアップし
ますよ。

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今週は、メールの締めくくりについて考えます。

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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　＜ 結びの文（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　返信を促す

▼　要返信であることを明記
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
相手からの返信を望むときも、結びに返信依頼のひとことを添えておくと
確実です。

●一般的には
ご返事、お待ちしています。
ご返事いただければ、幸いです。

●一歩踏み込んで
良いご返事をお待ちしております。

●返信を要する項目を具体的に
今回の業務を担当していただけるかどうかだけでも
至急ご連絡いただければ幸いです。

期日がある場合は、あいまいにするよりはっきり知らせる方が親切です。

準備の都合上、16日までに出欠をお知らせください。

相手の所在がはっきりしない場合は

このメールを読まれたら、お電話くださいませ。

という書き方もあります。

▼　あいまいは罪
￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「お手隙のときにでもご返信ください」「いつでも良いのでご回答くだ
さい」というのは、読む側の立場からすると後回しにする確率も高いです。

期日を指定しないまでも、本当に返信・回答が必要なら、「お待ちしてい
ます」「ご回答（ご意見）いただければ、幸いです」と明記する方がいい
でしょう。

「長々と書きつらね、申しわけございません」という意味の結びもよく目
にします。

メールの場合は最後にそう書いて詫びるより、件名や書き出しに「長文に
なります」と書き添えると、相手はすぐに読むか後にした方がいいかの判
断がしやすいですね。

気を回して親切心で書いたことが、相手に負担になることもあります。あ
いまいな表現は避け、返信する手間が最小で済む結びの文を考えて書くこ
ともマナーの一つではないでしょうか。

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今週は、メールの件名について考えます。

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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　　　 　　　＜ 件名考（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　返信時の件名

▼　「Re:」の後、どうする？
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
受け取ったメールに返信する際の「Re:」以降の件名。これもあなどれま
せん。

「Re:」に続く件名がそのままでよいか、変えたほうがよいかは、やりと
りの内容によりケースバイケースで判断を。

件名どおりの話題でやりとりが続く場合は、件名もそのままで。やりとり
していくうちに本文の内容が件名以外の話題に移った場合は、本文に合わ
せて件名も書き換えたほうが、後で読み返したり探すときに混乱しません。
本文の冒頭で、件名を変更したことを書き添えておくといいですね。

携帯メールで返信が続くと「Re:Re:」が繰り返されていきます。この場合、
私は余分な「Re:」を消去したり、件名を替えるようにしています。
「Re:」が続くと単純に煩わしいからです。

▼　件名にも気を配る
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「こんにちは」「よろしく」といった抽象的な件名は、本文の内容に沿っ
た件名に書き直してもよいでしょう。私は「質問」という件名のメールに
は、「ご質問への回答」「質問にお答えします」という件名にして返信し
ています。

相手から返信されることを考えれば、なおのこと自分が件名を書くときも
配慮が必要だと気づきます。

抽象的な件名は、自分本位な感覚で書いていることが多いです（相手のこ
とが見えてない状態ですね）。私的なメールはともかく、ビジネスメール
の返信は件名への配慮もお忘れなく。

スパムメールにも件名に「Re:」をつけたものがありますね。「Re:問い合
わせ」「Re:資料請求」ときたら、つい開封してしまいそうになります。
敵もさる者、よく考えてます。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　　　＜ 件名考（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　件名の統一

▼　統一すると検索しやすい
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールは受け取った時点ですぐ開封するとは限りません。

メールを受信時に振り分け設定し、専用フォルダに保存する場合もありま
す。開封済したメールを残しておいて、後で検索することも。

そのような場合、件名に一定の規則性を持たせることが必要になってきま
す。

たとえば【請求書番号XXXXX】「注文番号　NO.XXX　について」などとし
ておけば、後で検索しやすいですね。

▼　あなどれないメルマガの件名
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールマガジンのタイトルも、基本フォーマットをあらかじめ設定してい
る発行人が多いと思います。

このメルマガも通常は件名の最初に【仕事美人のメール作法】がくるよう
に設定しています。

たまに、ショートバージョン用の件名として「【しごび】ミニ！」として
いたのですが、読者から「振り分けられないので統一して！」とメールを
いただいたことがあります。以来、統一するようにしています。

メルマガを数日後に一気読みする時は、ツールバーの「表示」→「並べ替
え」→「件名」を選択します。こうすると同じメルマガを配信日順にまと
めて読むことができ、便利です。

逆に、スパムメールを排除する時も、同じ件名でくるものはメッセージル
ールで特定し「削除」に設定しておくとよいでしょう（例えば「未承諾広
告」と件名にある場合）。

余談ですが…。
米国での2003年の迷惑メールの件名トップは「Viagra online」。バイア
グラのオンライン販売メールだったそうです（米AOL発表）。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　   　 　   　　　＜ もっと易しく ＞
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                                                                        お役所言葉の不思議

▼　良く言えば格調高く、悪く言えば仰々しい
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
市町村合併により、市勢要覧や町勢要覧も一新されます。仕事を請け負う
ことも多いのですが、お役所から提供される資料や元原稿のほとんどが独
特の言い回し。堅苦しい「お役所ことば」のオンパレードです。

もともと公用文自体が常体（文末が「だ」「である」で終わる文章の書き
方）で書かれているし、法令に基づく業務ということもあり、「供用」
「当該」といった官庁用語も頻繁に出てきます。「前向きに検討する」
「等」といったあいまいな表現、「行う」「実施」「推進」などの定番フ
レーズも得意とするところ。

お役所ことばに堅苦しさを感じるのは、文語や漢語調の表記が多いからで
す。文語とは古い時代の言葉。漢語とは中国起源の字音語（音で読まれる
語）。

文語・漢語調の文章は、良く言えば格調高く、悪く言えば仰々しく威圧的
な印象があります。私自身も、気の張る相手に改まった文章を書くときは、
文語・漢語調の表記をつい使っています。教養が高そうに見えるからです。

▼　難しいことを易しく伝える方が難しい
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
▼続きはこちら

【仕事のメール心得帖】Vol.2 ＜ワンランク上の言い回し＞もっと易しく

www.mag2.com

さらに以前のバックナンバー - まぐまぐ！

https://www.mag2.com/archives/0001687572/2019/5

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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　 ＜ 辞書登録活用法（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ます目と罫線

　▼　スケールを登録
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　今でこそエディタソフトを使ってメルマガを書いていますが、それまでは
　もっぱらWindows付属の「メモ帳」を使っていました。

　その時活用していたのがスケール代わりのます目です。
　一行35文字の設定なら
□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■
　
　33文字の設定なら
□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□

　というふうに、文字数を計れるスケールを作成し、それぞれ「35」「33」
　と辞書登録していました。

　700字の原稿を作成する時は、35文字のスケールを「メモ帳」に入力し、
　横幅をスケールが収まる幅に調整します。メニューバーの「編集」で「右
　端で折り返す」に設定しておくと、一行35文字で原稿が作成できるので、
　それを20行分書く、といった具合。

　ミニスケールとして五文字のます目（□□□□■）を登録しておくと、一
　行の幅をいろいろ変えることもできます。

　私はこの方法を先輩の編集者に教わりました。原始的な方法ではあります
　が、慣れれば快適で、テキストデータで原稿を渡す時などに重宝していま
　す。今も原稿を書くときは、ずっとこのスタイルです。

　▼　よく使う罫線も
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　文末に入れる「──。」も「けい」で辞書登録しています。

　罫線は「けいせん」で入力すると「━」「─」「┘」「└」などが変換候
　補に出てきます。

　よく使う罫線、例えば、細罫「───」や太罫「━━━」も辞書登録して
　おくと、原稿に罫を入れたい時に便利です。

　矢印も「やじるし」と入力すると向きがいろいろの矢印が変換候補に出て
　きますが、私は「みぎ」で「→」、「ひだり」で「←」、「うえ」で「↑」、
　「した」で「↓」とそれぞれを登録しています。

　ちなみに、辞書登録しなくても「よこ」と入力すると「━」「─」、
　「たて」と入力すると「│」「┃」「∥」などが変換候補で出てきます。

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