「気になる言葉」の完結編です。
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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法       < 読者からのおたより
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読者の「気になる言葉」

■「~したいと思います」 ——————————————–

話し言葉ではないのですが、「自身」という言葉を、自分自身とは分離して使
う例が特にスポーツ関係のライターに目立ちます。これもそのうち定着してし
まうのだろうと諦めてます。

また、最近の事故等に関連して当事者が「~したいと思います」と言ってから
頭をいっせいに下げるシーが見受けられますが、これには抵抗を感じます。
「~します」と言えないものでしょうかね。
(読者 Y.W様)
———————————————————————-

「私自身」「彼自身」とせず、単独で「自身」。私もたまに単独で使っていた
ので、ドキッとしました。省略したり間違ったままの言葉の使い方が流行のよ
うになり、定着していくことがあります。気をつけなくては…。

「~したいと思います」は話し言葉に限らず、書き言葉にも見られます。つい
なんとなく使ってしまいがちですが、特に謝罪の際に「~したいと思います」
では悔い改め、二度と同じ過ちは繰り返さないという強い気持ちが伝わってき
ません。

「~します」と言い切ることが信頼の一歩。ちょっとした違いですが、私も仕
事のやりとりでは意識して「~します」を使うようにしています。

■「逆に言うとね」 ————————————————–

「逆に言うとね」ってよく言われるんですが、あんまり逆じゃないことが多い
んです。                        (読者 N.I様)
———————————————————————-

「要するに」「やっぱり」などと同様、本来の意味としてより、合の手のよう
に使われている言葉ですよね。実際に聞いてみたら、逆でもなんでもなかった
ということがよくあります。

意味としては「ですが」「しかし」に近く、相手の意見に異を唱える際に使う
言葉のひとつでしょう。無駄な合の手にならないよう、意味が通る使い方を心
がけたいですね。

私は会社員時代に「でも」「だって」が多い、と上司からよく注意されました。
反対意見を言うときは途中で否定せず、まず相手の話を最後まで聞き、「おっ
しゃるとおりですね」「なるほど」「確かに」と受け入れてから、「こういう
考えもあるのではないですか」「私はこのように考えたのですが…」と意見を
述べるよう教わりました。

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<読者のあなたへ感謝をこめて>
本日の配信で当メールマガジンが100号を迎えました。
ご愛読、ありがとうございます。
号を重ねるごとに気負いがなくなったのは、
続けて読んでくださっているあなたの姿を実感できるからです。
これからも配信し続けますので、【しごび】をどうぞごひいきに!

今週のテーマは、断る時のメール作法についてです。

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メ ー ル 作 法                           < 断りのメール(3)
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                                         依頼や誘いを断る時のフォローの仕方です。

▼ 断って終わりでなく代案を
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
依頼や誘いのメールを断る時は、「申し訳ないのですが」「あいにく」
「せっかくですが」など、緩衝材になるひと言を添え、理由をはっきりと伝
えることがポイントと述べてきました。
最後に忘れてならないのが、フォローの言葉です。

たとえば、急な仕事の依頼には
「申し訳ありません。現在、○○○の仕事の納期が迫っており、
すぐにはとりかかれない状態です。
△日後には仕上げられますので、少し時間をいただけますか」
断って終わりではなく、別の対応策を提案できるといいですね。

▼ 肯定的に言い換えて
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
代案を提案するときも「~できません」と否定的な言葉で言い切らず、肯
定的な言い方に置きかえてみましょう。

たとえば、「明日まで対応できません」を「明日以降でしたら対応できま
す」。「3時には退出します」を「3時までは滞在できますので、ご一緒さ
せてください」。

「無理」「不可能」と断定せず、代案や次の可能性につなげる肯定的な言葉
でフォローできれば、受け止める側にも好印象を残せます。

断ること自体は否定的な行為ですが、あとに肯定的な内容が続くことで否
定が緩和され、断られたほうも感情的なしこりを残さずに済みます。次に
つなげる姿勢と言い方に留意したいですね。

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今週のテーマは、断る時のメール作法についてです。◆────────────────────────────◆
 メ ー ル 作 法                          < 断りのメール(2)
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                                  依頼や誘いを断る時のメールのポイントです。

▼ 断る理由をはっきりと
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
依頼や誘いのメールを断る時は、「申し訳ないのですが」「あいにく」
「せっかくですが」など緩衝材になるひと言を、と昨日お話ししましたね。

次に大切なことは、断る理由をはっきりと相手に伝えることです。

気まずくなるからとあいまいにしたり、先延ばしにするのは却って印象を
悪くするだけです。「NO]という感情をあらわにする前に、断り方を工夫
して、好印象を残したいですね。

▼ 謝意と婉曲な言い方を心にとめる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
たとえば、自分の仕事で手いっぱいのときに他の仕事を依頼された場合。
内心「え~っ、そんなの無理! できない」という状態でも、その感情の
ままメールで断ったのでは、もともこもありません。

「申し訳ありません。現在、○○○の仕事に追われており、すぐにはご依
頼の件にとりかかれない状態です」と、状況説明を。外注先からの仕事の
依頼の場合は、「ありがとうございます。せっかくのお話なのですがあい
にく現在…」と、まず、仕事の依頼への謝意を示すことも忘れずに。

会合や会食に誘われた際、断る時もやはり最初に「お誘いいただき、あり
がとうございます」と声をかけてもらったことへの感謝の気持ちを表すと、
感じがいいですよね。

それから「今日はあいにく友人と約束があり、ご一緒することができず残
念です」「ご一緒したいのですが、今日は英会話教室へ出席の日で変更が
難しいのです」と、理由を述べます。

「すみません」より「申し訳ありません」、「できません」「行けません」
より「難しいです」「残念です」。丁寧に、あるいは直截的な言い方を婉
曲に言い換えるだけでも、印象は変わってくるものです。

明日は、断ったあとのフォローについてお話しします。

 

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お す す め メ ル マ ガ
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私が好きで読んでいるメールマガジン、おすすめしたいメールマガジンを
ここで順次紹介していきます。

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今週のテーマは、自己中心的な「迷惑メール」です。

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 仕 事 の メ ー ル 作 法         < 迷惑なメール(3)
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今日は「愚痴、悪口」の迷惑メールについてです。

▼ 愚痴や悪口は自分の評価を落とす
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愚痴や人の悪口を綿々と書いたメール。かなり、迷惑です。

書いているほうはそれで気分が晴れるのかも知れませんが、受け取る側は
たまったものではありません。

そういうメールに限って文章量が多いのも常。それだけの労力、もっとほ
かに回したほうがいいのでは、と思ってしまいます。私の知らない第三者
のことが書かれている場合もありますが、同意のしようがありません。

マイナスの感情を回りに撒き散らしても、自分の評価を落とすだけで、そ
れがプラスに変わることはないのです。

▼ 勝負のポイントは別にある
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
なめられて腹が立つ、認められないのが悔しい。ないにこしたことはあり
ませんが、仕事をしているとそういう感情にとらわれることもあります。

初めての相手、しかも男性の多い職場では、未だにお子様扱いでなめた態
度をとられることが私にもあります。でも、そこで目くじら立てても仕方
ない。ニッコリ笑顔で聞き流し、仕事でかたをつければよいことです。

感情に感情で応酬してもヒートアップして収拾がつかなくなるだけ。目先
の感情に左右されず、勝負のポイントを別に置くほうが精神衛生にもずっ
と良いです。

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読者からも「気になる言葉」が続々と…。 ◆────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法     < 読者からのおたより
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                  「気になる言葉」番外編

日ごろ「気になる言葉」を教えてください、と呼びかけたところ、早速、読者
のかたからおたよりをいただきました。書き言葉よりも話し言葉についてが多
かったのですが、共感するものばかりでした。ご紹介します。

■「~じゃないですか」
自分の言い方を納得させようと聞こえるんですね。かなりの抵抗感があります。
無礼に念押し、押しつけがましい。           (読者 E.Sさん)

→よく耳にしますね。知っていて当然、という前提のもとに会話が進んでいく
ようで、暗に同意を促す押しつけがましさを感じます。「私ってまじめじゃ
ないですか」と言うその相手、どう見ても不まじめってことはよくある話。

強引な表現としては「~させていただきます」もあります。丁寧なようで強
引。私もつい使ってしまう言葉なので、気をつけなくては。

■「~なんですよ、はい」
最後の「はい」。たとえば「この辺りに置いてあるのは、新作なんですよ、はい」。
言ってしまう気持ちもわかりますが、気持ち悪いです。  (読者 Y.Tさん)

→「はい」以上に気になるのが最後の「うん」。「~なんですよね、うん」
「もうご覧いただきましたか、うん」。こちらが同意する前に発せられる
「うん」が耳障りです。話し言葉だけではなく、ブログやメルマガでもたま
に目にします。相手に聞いたり同意を得る前に、自己完結してしまったので
は、対話は成り立ちません。

■「申し訳ありません」
「申し分けありません」と使う人もいますが、「訳」が正しいですよね。
(読者 T.Aさん)

→「申し訳ない」の「訳」は理由を意味し、「言い訳のしようがない」詫びる
気持ちを表す言葉です。デジタル大辞泉によると「訳」は「分け」と同語源と
あり、それが混同の原因になっているのかもしれません。

そのほか、和語でも「ご」をつける例として挙げた「ご入り用」に対して、読
者のかたから次のようなご意見をいただきました。

「ご入用(ごにゅうよう)」から「ご入り用」と使用されるようになったので
はないでしょうか? (漢語の前に「ご」をつける)ルールは生きていると思
います。私は「お入り用」を使っています。       (読者 R.Sさん)

この場合も、言葉の本来の意味をたどると違いに納得できますね。

▼ 「くずす」前に基本を身につける
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着くずすならぬ「言いくずす」現象が日常的な言葉づかいにも多く見られます。
基本を知り、基礎ができたうえで「くずす」のと、知らないまま「くずす」の
とでは大きな違い。

くずす加減、TPOに合わせた使い分けを意識しているつもりですが、つい安易
に使っている言葉も多いです。

洋服も着物も粋に着くずすには年季がいります。粋に言いくずせるようになる
には、もっと言葉の基礎を鍛錬する必要がありそうです。

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今週のテーマは「質問の仕方」です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法         < 質問の仕方(2)
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メールで質問をする際のポイントをご紹介します。

▼ まずは自分で調べる
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人に聞くほうが早い。というのは確かにあります。

でも、質問する前に一度は自分で調べることも必要です。一から人に聞く
より、せめて二か三くらいまで予備知識があれば、「どこがわからないか
がわからない」という事態からは抜け出せるはず。

質問も丸投げするより、ひと手間かける。

料理だって、だしの素よりかつお節と昆布でとっただしのほうがおいしい
ように、面倒でも、ちょっと手間をかければ、得る結果も違ってきます。

▼ 相手が回答しやすい状態を作るには…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
かくゆう私も、ネットを始めたばかりのころは、むやみやたらに人に質問
して「自分で調べてみましたか?」と注意されたクチです。

よくあるのが「SOHOってなんですか?」「ライターになるにはどうしたら
いいですか?」という総花的な質問。

「SOHO」の意味は検索エンジンで検索すれば、わかります(「知りたい言
葉+とは」で検索するのがコツ。この場合「SOHOとは」で)。ライターに
なるための一般的な方法はお答えできますが、その人の状況や経験が具体
的にわかったほうが実情に沿った適切なアドバイスができます。

相手が回答しやすい状態を作るためにも、事前の準備は怠りなく。

ある程度自分で調べてから質問する習慣をつけましょう。以前なら図書館
へ行ったり、専門家に聞かなければわからなかったようなことも、インタ
ーネットで解決されることが多くなりました。

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