今週のテーマは「質問の仕方」です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　　　　　＜ 質問の仕方 ＞
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今週は、メールで質問をする際のポイントをご紹介します。

▼　何度も質問しない工夫
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質問にも技術がいります。質問上手は仕事上手。といういわけで、今週は
メールで質問上手になるコツをご紹介します。

メールで質問をする際、気をつけておきたいこと。それは、何度もメール
のやりとりをしないで済む配慮です。

できれば、一～二往復のやりとりで済むように心がけたいですね（私の目
標は一往復半のやりとり。半はこちらから出すお礼のメール。それで完結
するように心がけています）。

何度も何度もぱらぱらと質問するのは、それだけ相手の時間と手間を奪っ
ていることでもあり、迷惑な話。質問する側にいるときは意外と気づかな
いものですが、自分が回答する側になるとよくわかります。

▼　見ためを意識して書く
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相手を手間取らせないようにしよう、という気持ちがあれば、自ずと質問
の仕方も工夫するようになります。

たとえば、質問を項目別に分けたり、箇条書きにして一度にまとめて尋ね
ると、見た目にもわかりやすく、回答もしやすいです。

メール全体のレイアウトはつい見落としがちですが、読みやすく整理して
書くことを意識するしないでは格段の違い。全体を把握して、見え方を計
算して書くことも必要です。

ぎっちり文字が詰まったメールは圧迫感があり、読みづらいもの。文意ご
とに適度な改行を入れ、行間をあけるようにするだけでもすっきりきれい
に見えますよ。

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今週から2週間にわたり「新入社員のメール作法」をご紹介していきます。

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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　 ＜ 新入社員のメール作法 ＞
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今日は「初めての相手に送るメール作法」です。

▼　初めての相手に送るメール作法　～書き出し～
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職場で初めて出すメール。緊張しますね。

「習うより慣れろ」で実践から学んでいくのが上達への近道ですが、まず
は基本のルールをおさえておきましょう。初めての相手にメールを送る場
合の書き出しのポイントをご紹介します。

「宛名」⇒「自分の名前と自己紹介」⇒「用件」　が基本の流れです。

▼　まずは「宛名」を正確に！
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【 宛 名 】
個人に宛てるメールには、「○○様」と相手の名前を最初に明記しましょ
う。間違って送信した際にもすぐわかります。

宛名は社名や所属、役職がわかっている場合は「△△△株式会社」「▽▽
部長　○○様」と２行に分けて書くといいですね。

個人名がわからない場合に限り使う敬称が「御中」です。「△△△株式会
社　御中」「総務部　御中」とし、個人名や担当部署が特定されている場
合は「様」を使います。ですから、「御中」と「様」の併用はありません。

特に気をつけたいのは漢字の書き誤りです。社名も名前も失礼のないよう、
よく確認を。

個人宛のアドレスがなく、社内で一つのアドレスを共有している相手の場
合は、件名に「○○様　△▽△の件について」と名前を入れておくとわか
りやすいですね。

補足ですが、
初めての相手にメールを送る際、件名を「はじめまして」にしてしまいが
ちですが、昨今のスパムメールと紛らわしいのでご注意を。「研修の集合
場所変更の件」というふうに、メールの内容がわかる件名を心がけたいで
すね。

明日は、「自分の名前と自己紹介」についてです。

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今週は「メールの小ワザ」フルスロットルでお届けします。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ メールの小ワザ ＞
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ちょっとしたメールの留意点や注意についてです。

▼　月日の表記
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「明日」「あさって」という表記は間違いのもと。間違いを避けるために
も、面倒がらずに日時や曜日を表記しましょう。

私も実際に受け取って判断に困ったのが、深夜12時前後に届いた「明日の
打ち合わせは、△□でお願いします。云々…」というメール。明日がその
日なのか、翌日を意味するのか、微妙にわからないのです。

返信で「明日とは○日のことですね」と念押しをして、確認が取れたので
よかったものの、待ち合せや打ち合わせの日時を決定する際には誤解を生
みやすいですよね。

▼　候補日を挙げて調整
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打ち合わせや取材の日程を決める際、複数の人と日程調整が必要な場合も
あります。そんな時は、第三候補ぐらいまで都合の良い日時を挙げてもら
い、調整するようにしています。決めでいきなり○月○日と指定して、一
回で都合の良い日が決まるとは限らないからです。

もしくは、「勝手を申しあげますが、当方の都合を先に申しあげますと…」
という断りを入れたうえで、こちらの都合の良い候補日を挙げ、先方に選
んでもらう場合もあります。

日時の決定は、メールのやりとりが少なく、かつ、間違いなく確定できる
やりとりを心がけたいですね。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　＜　うっかりな習慣（2）＞
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3回にわたり、うっかり見落としているメールの習慣についてご紹介します。

▼　件名はキャッチコピー
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件名は重要です。特にビジネスメールでは。メールの内容がすぐに想起で
きる、いわば“キャッチコピー”のようなもの。ですから、件名の表記に
も気を配りたいですね。

「○○○の件について」とか「○○○への応募」など、できるだけ具体的
な表記を心がけましょう。メールでやりとりしたい話題やテーマをズバリ
件名にもってくるといいですね。

▼　件名の指定には忠実に
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トライアルや何かの応募などの場合、件名が指定されていることがありま
す。

応募メールなど、一時期に大量のメール送られてくる場合、受け付ける側
では、専用のフォルダーを設け、そこに同じ件名のメールを自動的に振り
分けるようにしていることがあるからです。

ですから、一字件名が違っただけで、選からもれるということもなきにし
もあらず。件名の指定がある場合は、指定どおりに正しく表記するように
しましょう。

▼　あとで読み返してもわかる件名を！
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読者から、件名で困っていケースの投稿がありました。下記に紹介します。

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私は工場にメールすることがあります。相手は返事が私に届けばよいと思
っているのか、過去のメールに返信してきたりするので困っています。前
後のやりとりで、内容を察することもできるのですが、時間がたつとお手
上げ。件名と内容が食い違っていて、混乱します。

こちらは件名を必ずいれて、一件につき一メールで送って自衛しているの
ですが、相手は一向にお構いなし…。後日読み返すことも考慮したメール
のやり取りって大事かな、と思います。
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「後日読み返すことも考慮」した件名の入れ方、大切ですよね。

やりとりをしているうちに、件名の話題から別の話題に変わることがあり
ます。そのような時は、件名も変えて返信を続けるといいですね。

明日も引き続き、メールの「うっかりな習慣」についてご紹介します。

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「書き方ひとつ」でこんなに違うメール作法です。

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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法　　　　　　　＜　書き方ひとつ（2）＞
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                               　　     好感度がアップする書き方、言い回し

▼　若気の至りと申しましょうか…
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同業者で集まる新年会に若い知人を誘ったところ、下記のメールが返信されて
きました。

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このたびの新年会は欠席します。
せっかくお誘いいただいたのですが、
締め切りが迫っている中、職場を早退し、
自分だけ飲み食いするのは、許されません。
あしからず。
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気持ちも事情も分かるのですが、別の用件をひとしきり書いたあと、「追伸」
として上記の不参加表明がありました。仕事のメールではないとはいえ、人脈
づくりのきっかけにと誘ったのですが、ちょっとがっかり。

自分は参加したいが、締め切り前の多忙な職場を抜け出すのは気が引ける、と
いうことなのでしょうが、参加できない理由も自分のこととして書けば、スッ
キリするのに、と思いました。

▼　スマートにメールで断るには…
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たとえば、下記のように書き換えてみるとどうでしょう。

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お声をかけていただき、ありがとうございます。
その日はすでに他の予定があり、残念ながら新年会に参加できません。
また、何かありましたらぜひ、声をかけてくださいね。
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ポイントは、
●まずは、誘ってもらったことへの感謝を述べる
→　「すみません」より「ありがとう」を！

●参加できない理由をくどくど述べず「他の予定」に集約
→　自分の都合はえてして相手には関係ないことだったりする

●次の機会につなげるひとことを忘れずに
→　今回は無理でも、次回以降、参加する気持ちがあることを伝える

断る時、つい「すみません」を多用してしまいがちですが、誘ってくれた相手
の厚意に対し「ありがとう」という気持ちを先に伝える方が感じがいいですよ
ね。
「すみません」より「ありがとう」。私は姑に指摘され、なるほどね～と思っ
て以来、意識して使うようにしています。

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