今週は、 メールの件名についての諸注意です。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　             ＜ 件名の工夫 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　標的型攻撃メールの件名


　最近、こんな件名のメールを受け取りました。

　「宅急便お届けのお知らせ」

　宅配便で届く荷物を注文した覚えがなかったので
　怪しい！　とすぐに気がつきましたが、

　ネット通販などで注文した直後に
　このような件名のメールが来たら、
　開いてしまっていたかもしれません。

　ほかにも
　「（銀行）お振込受付のお知らせ」
　という件名のメールも届きました。

　このメールも
　朝4時ごろに届いていたので
　不審に思い、すぐ削除しました。

　上記に挙げた2つの件名は、いずれも
　標的型攻撃メールの件名です。

　これらのメールをうっかり開くと
　添付ファイルに仕込まれたウイルに感染し、
　パソコン内の情報が外部に漏えいしたり、
　ネットワーク経由で企業･組織中にウイルスがばら撒かれたりする
　危険性があります。

　あたかも宅配業者や銀行からのメールと思わせる
　件名に偽装しているので、くれぐれも注意しましょう。

　「写真」
　「出金」
　「ご確認」
　といった件名でも
　標的型攻撃メールが送信されているので
　気をつけてください。

　このように悪質なメールの件名は
　どんどん巧妙になっています。

　被害を受けないように気をつけることが大事ですが、
　自分自身のメールの件名も
　紛らわしかったり、曖昧になったりしていないか、
　今一度見直してみましょう。

　今週は、人に迷惑をかけない
　件名について考えていきたいと思います。

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　【しごび】 の お 知 ら せ
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今週は、迷惑メールを例に件名の書き方について考えます。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　　　＜ 件名の注意点 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　久しぶりのメール

メールの件名の書き方の参考にするため、
迷惑メールの件名にも目を通すようにしています。

うっかり、自分宛のメールではないかと
開きそうになる件名がよくあります。
よく考えているなぁと妙に感心することさえあるほどです。

今週は、巧妙化する迷惑メールの件名を例に取り上げながら
ビジネスメールの件名の書き方について考えていくことにします。

＜文例－1＞
「ご無沙汰しております、お変わりないですか？」

件名というより、本文の一部という感じの件名です。

送信者名を見れば、ローマ字書きの見知らぬアドレスになっているので
迷惑メールと判断できるのですが
ちょっとどきっとする件名です。

ご無沙汰している人から送られてきそうな件名だからです。

これが携帯メールなら、開いてしまうかもしれません。

迷惑メールと間違えられないようにするためには

「ご無沙汰しております。佐藤です」
「ABC商事の佐藤太郎です。大変ご無沙汰しております」

というように、
連絡が途絶えていた相手へのメールの件名には
名前を明記する方がよいでしょう。

佐藤、田中、鈴木といった多くある姓の場合は、
名前も入れて、相手に認識してもらえるような書き方に。

差出人名もローマ字ではなく、日本語で
できれば社名などもカッコ書きで入れておくと
区別がつきやすいです。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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今週は、メールの件名について再考します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 件名あれこれ（2）＞
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件名の句点

「件名に句点は必要なのでしょうか？」
と人から尋ねられ、即答できませんでした。

私自身も、件名に句点を入れたり、入れなかったり
することがあるからです。

通常、件名の多くは
「○○の件」
「○○に関するご連絡」
のように体言止めで終わったり

「○月○日の打ち合わせについて」
と件名が終わることが多いのですが、たまに

「○○の原稿です」
「○○のご協力をお願いします」
と件名が一文になることがあります。

「至急ご返信お願いします！」のようなケースだと
エクスクラメーション・マーク（！）で強調したりもしますが

「です」「ます」で終わる普通の文章の件名の場合
句点を付けるべきか否か
私自身も迷うことが多いのです。

▼　件名はタイトル、と考えると…
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「モーニング娘。」に代表されるように
名詞など、本来付けるべきでない言葉にも句点を付けて強調することが
流行して、迷いを感じている人もいるかもしれません。

私は、あれこれ迷った挙句、
「○○の資料、拝受しました（神垣）」とか
「お便り、ありがとうございます【しごび】神垣」
のように、文の後に名前を入れて
見た目の収まりをよくしていました（単なる自己満足ですが…）。

件名に句点はあってもなくてもいいものかもしれませんが
考え方としては…

件名とは本来、メール本文のタイトルに相当するもので
メール本文の文章とは別物であることから
句点は不要
としていいのではないでしょうか。

いずれにせよ、私のように
その都度、句点を入れたり入れなかったりするより
どちらかに統一することが大切です。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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お待たせしました！
カレンダーがやっとできあがりました。

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★ 筆文字カレンダー2010【 こころの扉 】★　
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2010年版の今回は、がらりと仕様を変更しています。
従来の壁掛け式から、専用のフォルダーで立てかけるタイプに
変わりました。

残念ながら、この2010年版を最後に
筆文字カレンダーの制作は終わりにします。
毎年ご購入くださっていたかたも多く
申しわけなく思っています。

でも、かなり満足のゆく仕上がりですので
ぜひ、来年1年間、お手元に置いてやってください！

★ 筆文字カレンダー2010【 こころの扉 】

今週は、上司の代理でメールを送る際の留意点について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 代理のメール（4）＞
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件名

上司から「この名刺の人に、このファイルを添付して送っておいて」
と頼まれたら…

メール本文では、まず名を名乗り、
所定のファイルを送る旨を相手に伝えます。

では、件名は？

上司からの指示が
「この名刺の人に、このファイルを添付して送っておいて」
ということであれば、
ファイル名やこちらから送信する内容が
相手にすぐ伝わる件名とします。例えばこんな感じ…

「NPO○○○○○（団体名）　活動写真5点」
「XXXX構成図の件　○○○○（社名）・山田」

今回、質問をいただいた読者Y.Kさんは
件名にカッコ書きで（××事務所）と自社名を入れているとのことでした。

初めてメールを送信する相手には
件名にも自社名を入れておくと
わかりやすいので、取り入れたい工夫ですね。

代理でメールを送信する場合は
代理で送信する旨を相手に伝えることは基本事項ですが

相手にとって重要なのは
「どこから」「何を」ということ。

メールチェックの際、最初に目に留まる件名で
社名と送信する内容がすぐにわかることがポイントです。

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今週は、相手に確実にメールを読んでもらう工夫についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　　＜ 読んでもらう工夫（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　件名に差をつけるには…　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

ある技術系のポータルサイトが
登録会員向けに配信するメールマガジンでは
件名に「セミナー」と書かれていると、読者からの反応が著しく低下する
と聞きました。

日時や場所まで入れてしまうと、さらにクリック率が低下し、
サイトへの誘導も芳しくないということでした。

件名の文字量も少なすぎると反応が悪く、
文字量が多くても専門用語が並んでいたり、具体的にイメージできたりしないと、
やはり反応はよくないそうです。

確かに私自身も、
定期的に読んでいるメルマガタイトルに「PR」「セミナー」の文字を見つけると、
即座に消去してしまうことが多いです。

先日、「感謝」と件名に書かれた
メルマガ相互広告の依頼メールを受け取りましたが、
迷惑メールと思い、削除しそうになりました。

通常のメールでも
「お礼」「お詫び」という件名は、迷惑メールと間違いやすいです。

名刺交換した相手から後日、
「山田太郎です」と件名にフルネームを入れたメールをもらうことがありますが、
このような場合は苗字だけより相手を認識しやすいです。

▼　まとめる能力、抽出する能力
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
相手に確実にメールを読んでもらうには、
送信のタイミングもポイントの一つですが、
やはり件名に左右されることは見逃せません。

上記に挙げたのは、メルマガの例ですが、
通常のビジネスメールにも当てはまる留意点です。

同じ件名でやりとりを続けている場合も、
注意して読んでほしい内容が含まれるときは、
件名を変えて送信することもときには必要。

相手が関心を持つ件名を、その都度意識して考え、工夫していくことが
読ませるメールの第一歩です。

キャッチコピーを作る、要点をまとめることを
日ごろから意識して続けるだけでも
件名の書き方に差が出てきます。

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