今週は、相手に確実にメールを読んでもらう工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　　＜ 読んでもらう工夫（3）＞
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即レスには即レスで

相手に確実にメールを読んでもらう工夫として
送信するタイミングを見計らうこともポイントです

メールが集中する休み明けを避ける以外にも
即レスには即レスで対応する、というのもあります。

メールのやりとりで
「今、相手がパソコンの前にいる」
と分かるときがあります。

そういう時は、即座に返信。

相手からもすぐにメールが返ってくるので
何回かやりとりをすれば、数分で用件が片付きます。

外出や出張が多く、つかまりにくい相手からのメールをキャッチしたとき
この「即レス体制」で臨むようにしています。

パソコンの前にいることが多い相手の場合は
そこまで切羽詰ることもないのですが
つかまりにくい相手は、タイミングを逃すと
確認事項や対応が先送りになることもあるので
集中して対応し、一度に処理することを心がけています。

場合によっては
電話でのやりとりに切り替えることもできますよね。

ただ、雑談のようなメールにこの「即レス体制」で臨むと
やりとりがエンドレスになりがちなので、要注意です。

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今週は、相手に確実にメールを読んでもらう工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　　＜ 読んでもらう工夫（3）＞
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休み明けの送信を避ける

相手に確実に自分のメールを読んでもらうには、
件名を目立たせる工夫のほかに、
送信するタイミングもあなどれません。

最も避けたいのが、休み明け。
月曜の朝や連休明けの朝です。

休みの間に送信されたメール（迷惑メールも含む）が
たまっているので、受信する側は注意がそれ、
通常のメールでさえ見落としやすくなっています。

休み明けのメール受信は、いわば、渋滞状態。
大事な用件を伝えるなら、
メールが集中する渋滞時期をはずすか、
メール以外の伝達方法をとるのが無難でしょう。

このメルマガも、月曜から金曜の5日間の配信のうち、
月曜日は読者からの反応が一番少ないです。

私自身も休み明けの朝はばたついていることが多いので、
読者の皆さんも似たような状況なのかも…と想像しています。

送信したのに読んでもらっていなかった
という状況を避けるためにも
送信するタイミングを見計らうことが大切です。

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今週は、相手に確実にメールを読んでもらえる工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　＜ 読んでもらう工夫（2）＞
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件名の強調

件名に送信元を明示するものが増えてきました。
最近、私が受信したメールの件名にも

【ウィメンズネットワーク中国】　→団体名
【TシャツAnything】　→社名
【きもの遊び便り】　 →グループからのお知らせ

とあり、それぞれ【　】で囲んだ送信元が件名の最初に入り、
その後に件名が続いています(当メルマガもそうです）。
この形式の件名は、どこからのメールかすぐ分かるので、
目にすればほぼ確実にメールを開いて読みます。

一方で、このような件名もあります。

【重要】大至急ご確認下さい
【要確認】新パスワード発行の手続き

上記はいずれも、迷惑メールの件名です。
このように【重要】【要確認】を件名の頭に入れたメールには、
どうにでも取れるような曖昧な件名が後に続いているのが特徴です。

本物の重要メールには

【重要】Netアンサー規約変更のお知らせ

のように、具体的なサービス名や社名が入っており、
送信者欄も企業名などがきちんと入っています。

重要なお知らせメールの場合は、むしろ【重要】を件名に入れず、

重要なお知らせ(WebStyle)
【新生銀行】「電子お取引レポート」のお知らせ
クロネコメンバーズのWebサービス本登録完了のお知らせ

上記のように社名やサービス名を明示する方が、
紛らわしい迷惑メールと差別化しやすいです。

件名を強調する記号としては【　】が目立ちますが、
[　]　《　》を使用したり、■を使うのもひとつです。

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今週は、相手にメールを読んでもらえる工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　＜ 読んでもらう工夫 ＞
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情報の渦におぼれないために

メールの受信量が増えてくると、読み過ごすメールも増えてきます。

私は一時期、メールマガジンを200近く登録していたのですが
読みきれなくなり、大半を解除してしまいました。

このメルマガを始めた頃で、
相互紹介するたびに相手のメルマガを申し込んだり、
参考になりそうなメルマガを片っ端から登録していたので、
読むのが追いつかず、パンクしてしまったのです。

メールやインターネットを日常的に利用していると
情報は後から後から押し寄せてきます。

それを拾い続けていると、
私のように収拾がつかなくなるのは明らか。

情報があふれているからこそ、受身のままではなく、
基準を持ち、取捨選択していかなければ、
あっというまに情報の洪水に飲み込まれてしまいます。

今、メルマガの類は件名で、読むか読まないかを判断します。
雑誌を買うとき、特集の内容で判断するときと同じ感覚です。

一方で、迷惑メールかもしれないと思いつつ、
つい開いていしまうことが未だにあるのですが、
これは件名が巧妙だから。

やはり、メールを読んでもらえるか否かは、
件名に工夫を凝らすことがポイントの一つといえそうです。

今週は、数多くのメールの中から、
いち早く自分のメールを相手に読んでもらうための工夫を
考えていきたいと思います。

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今週は、返信の際の件名についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　　 ＜ 返信時の件名 ＞
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変わらない件名

先週土曜のNIKKEI プラス1一面の「何でもランキング」。
すでに読まれたかたも多いと思いますが、「困ったビジネスメール」に
ついてのランキングでした。
http://www.nikkei.co.jp/p1/ranking/

困りものメール一位は、件名がいつまでも「Re：○○○」のまま
というもの。

確かに。メールのやり取りが続く場合、「Re：」をつけたままの同じ件名
だとメールの本題が変わったときに混乱や誤解を招きやすいです。

よく見かけるのが次のような件名。

Re: 雑誌企画ご協力の件（神垣）

毎日、多くのメールを受け取る相手に配慮して件名に名前を入れて送った
のですが、相手からの返信の件名には私の名前が入ったまま…。

書くんじゃなかった、と後悔しましたが、自分が逆の立場のときは、名前
の部分は消して返信しようと戒めにもなりました。

▼　私信に多い困る件名
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

とはいえ、返信の際にどう書き換えてよいかわからない件名というのもあ
りますよね。

私信に多いのですが、「○○です」と名前だけの件名、「こんにちは」
「こんばんは」とあいさつだけの件名…。

私信といえど、メール本文で伝えたい用件を件名に入れるほうが記憶に残
りやすく、見落とされる心配もないのですが、親しい間柄の気安さから件
名も脱力したものが多く返信に困ることがあります。

今週は、そんな返信時の件名について考察していきたいと思います。

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【しごび】 の お す す め
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今週のテーマ、メールの件名についての最終回です。

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メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　　　　　　　＜ 件名考（5）＞
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件名の最適化

▼　件名の留意点
￣￣￣￣￣￣￣￣￣
件名を最適化するポイントを挙げてみましょう。

●件名を見れば、メール本文の内容の察しがつく件名に
「お知らせ」よりも「メールアドレス変更のお知らせ」
「搬入の件」よりも「11月14日の搬入時間変更の件」

●長すぎず短すぎず、本文で一番伝えたいことに的を絞って書く
「お礼」よりも「ご招待のお礼」「ご招待ありがとうございました」

●【重要】【至急】など、アピール度を高める記号の活用
【重要】契約更新について

●個別ではなく会社でアドレスを共有している相手には、名前を明記する
など、区別しやすい工夫を。
山本様　見積り依頼の件　　…　相手の名前を明記する場合
見積り依頼の件（神垣）　　…　自分の名前を明記する場合

●本文が長文になる場合は、件名に添えておく。
11月10日会議　議事録（長文）

▼　後回しにされない件名を書くには
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
見逃したり、後回しにされない、すぐに開封したくなる件名を書くには、
日ごろからポイントを要約する習慣をつけることです。

新聞の見出し、雑誌のタイトル、テレビニュースのフィリップなど、日ご
ろから意識して読んでみましょう。要約の仕方のなによりのお手本になり
ます。

件名に関連して注意したいのが、メールヘッダ部分の「送信者」名の設定
です。

ハンドルネームや略称では、スパムメールに間違えられやすいです。本名
をフルネームで、あるいは会社名や屋号をきちんと設定しておきましょう。

あやしいメールも送信者名をチェックすれば、大体察しがつきます。

スパムメールに多いのが、ヘッダの「送信者」部分がメールアドレスにな
っているケース（特に「info@XXXXXX.com」という形式で、「XXXXXX」の
部分に適当なアルファベットを並べ替えているパターンが非常に多い）。

スパムメールを反面教師に、それと間違われないような送信者名、件名を
工夫しましょう。

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