今週は、たまったメールの整理や設定などをチェック！
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法              ＜ メールの見直し（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　データファイルの整理・見直し

　メールに添付することの多い
　データファイル。

　きちんと整理できていますか？

　パソコンやUSBなどの記憶媒体に保存している
　データファイルも
　年に一度は見直しを。

　テーマや案件ごとにフォルダを作り
　データを保存していると思いますが
　次の点をチェックしてみましょう。

　　　□　中に何も入っていないフォルダはないか。

　　　□　不要なデータを保存したままにしていないか。

　　　□　ファイル名が分かりにくいものはないか。

　フォルダをチェックしていくと
　別件のフォルダが何かの表紙に紛れ込んでいた
　ということもあります。

　使用済みだったり古くなったりしているデータは
　削除。

　たまったファイルは、要・不要を確認し
　タイトルを付け直したり、フォルダに分類して
　整理。

　ファイル名には
　・日付を入れる
　・順番が分かるようにする
　とういったルールを設けておくと
　整理しやすく、探し出すときも楽です。

　フォルダを開き
　「表示」→「並べ替え」→「更新日時」で
　ファイルが表示されるようにすると
　新しいデータ順に一覧できるので
　わたしはよくこうして整理しています。

　パソコンやケータイ、スマートフォンにたまった
　画像や動画のデータも
　放っておくと増える一方なので
　時間を作って整理をするといいと思います。

　
　メールもデータも
　「ためない」のが一番。

　読んで理解・把握できた情報は
　削除・一時保存・保存
　と分け、

　保存した情報も
　週に1回とか月に1回チェックして
　整理していく

　といった「ためない」流れを
　作ることを心がけたいものです。



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　【しごび】 の お 知 ら せ
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　忘年会真っ盛りのこの時期に
　ひっそりイベント企てました・・・

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今週は、たまったメールの整理や設定などをチェック！
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法              ＜ メールの見直し（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　メールソフトの設定の見直し

　メールボックスにたまった
　不要なメールや振り分けフォルダを整理したら
　次は、アドレス帳の整理です。

　頻繁にやり取りしているのに
　アドレス帳に未登録になっている相手はいませんか？

　退職、転職した人のアドレスが
　登録されたままになっていませんか？

　名前や職場が変わった人のアドレスが
　前のままになっていませんか？

　一度でもメールのやりとりをすると
　アドレスが自動登録され
　誰だかよく分からない、あるいは思い出せない人の
　アドレスが登録されていることもあります。

　これは送信者のメールの「差出人」の設定とも
　関係してきます。

　「差出人」を入力していなかったり
　差出人名がイニシャルとかニックネームのような
　人が見ても分からない名称のアドレスは

　受信した側も
　差出人名を見たとき
　誰からのメールなのか、すぐには判断できません。

　メールの差出人名は

　「ayumikamigaki」とか
　「ayumi」のような表記より

　「神垣あゆみ」や
　「神垣あゆみ（ABC商事）」
　といった、どこのだれか分かるような名称の方が
　分かりやすいです。

　自分のメールの「差出人」の設定を
　今一度、確認しておきましょう。

　合せて
　自分のメールの「署名」の確認も。

　署名の
　所在地の番地やアドレスが違っていたり
　移転前の所在地のままになっていたりした
　ケースが実際にありました。

　自分宛てにメールを送って
　チェックしてみるとよいでしょう。

　ちょっとしたことですが
　年に一度は確認しておきたいですね。



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　【しごび】 の お す す め
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　最後まで見届ける気持ちが
　あるかないかが分かってしまうのが
　「目線」なのかも。


　第196号  　目線は早く切りすぎない
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今週は、たまったメールの整理や設定などをチェック！
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの見直し（2）＞
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たまったメールの整理

受信したメールの整理や設定の見直しを行い
スッキリさせて、新年を迎えましょう。

まずは、メールボックスの整理から。

「受信トレイ」にたまったメールの数々。
読み終えたまま削除していないもの
後で読み返そうと思ったいたもの
読み忘れていたものなど
いろいろあります。

一斉に削除してしまう前に
一度、「差出人」別に並べ替えて
チェックしてみましょう。

登録後のパスワードなどを知らせるメールは
保存や別途、パスワードの記録を。

今後もやりとりが続くと想定される
差出人は、フォルダを作り
振り分け設定を。

記録として残しておきたいメールは
「アーカイブ」のフォルダ（メールソフトがThunderbirdの場合）
に用途別に分類しておくとよいでしょう。

日々のメールを整理するうえで
メールボックスに振り分け設定をしておくと便利ですが
すでに設定しているフォルダも
やりとりが終わってしまったものや
使用頻度の少ないものは削除し
フォルダの見直しをすることも必要。

便利だからと、振り分けフォルダが増え過ぎても
メールを見落とす原因になるからです。

1日に受信するメールのうち
・見落としてはいけない重要メール
（要返信のものも含む）

・後で読んでも差し支えないメールや
返信不要のメール

・迷惑メールのように読まなくてよいメール

を分け、重要度の高いものを見逃さず
確実に情報をキャッチでき、
不要なものは受け取らずに済む体制を
メールの振り分け機能で作っておくことが肝心。

私は、事前に振り分け設定をしていますが
受信してから振り分けるケースもあるようです。

いずれにせよ、
「重要なメールを見落とさない」仕様に
設定しておきましょう。

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【しごび】 の お す す め
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