今週は、メールでしてはならない間違いについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの間違い（3）＞ ◆─────────────────────────────────◆ アドレスの間違い 今週は、ビジネスメールのやり取りで してはならない間違いについて取り上げています。 相手の「名前」「役職」のほかに 盲点になっているのが 「メールアドレスの間違い」です。 名刺を見て相手のアドレスを入力するとき アドレス帳に間違えて登録。 メールソフトのアドレス帳の管理が甘く 似た人名、似たアドレスを取り違え 違う相手にメール送信。 メールの最後に付ける 署名のアドレスが間違っていた。 いずれも単純なミスですが 見落としていて 自分では気がつかないことも。 特に、似たアドレスへの送信間違いは 情報漏えいにつながる危険もあるので 注意が必要です。 info@ で始まるアドレスは、多く見られるので 社名などをきちんとアドレス帳に登録しておかないと 間違いやすいです。 sasaki@ tanaka@ のようにアドレスの＠の前が同じ名前で 取り違えることもあります。 この場合もアドレス帳に どの会社の佐々木さんで、田中さんか アドレス帳に分かるように登録しておく必要があります。 アドレスを入力する際の注意点としては 「-（ハイフン）」と「_（アンダーライン）」も 間違いやすいので気をつけましょう。 メール以外で自分のアドレスを入力したり、登録することもあります。 自分のメールアドレスだから間違えることはない と過信せず、 アドレスを辞書登録しておくことをお薦めします。 複数のアドレスを使い分けて使用する場合も 辞書登録しておくと便利です。
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今週は、たまったメールの整理や設定などをチェック！ ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの見直し（3）＞ ◆─────────────────────────────────◆ メールソフトの設定の見直し メールボックスにたまった 不要なメールや振り分けフォルダを整理したら 次は、アドレス帳の整理です。 頻繁にやり取りしているのに アドレス帳に未登録になっている相手はいませんか？ 退職、転職した人のアドレスが 登録されたままになっていませんか？ 名前や職場が変わった人のアドレスが 前のままになっていませんか？ 一度でもメールのやりとりをすると アドレスが自動登録され 誰だかよく分からない、あるいは思い出せない人の アドレスが登録されていることもあります。 これは送信者のメールの「差出人」の設定とも 関係してきます。 「差出人」を入力していなかったり 差出人名がイニシャルとかニックネームのような 人が見ても分からない名称のアドレスは 受信した側も 差出人名を見たとき 誰からのメールなのか、すぐには判断できません。 メールの差出人名は 「ayumikamigaki」とか 「ayumi」のような表記より 「神垣あゆみ」や 「神垣あゆみ（ABC商事）」 といった、どこのだれか分かるような名称の方が 分かりやすいです。 自分のメールの「差出人」の設定を 今一度、確認しておきましょう。 合せて 自分のメールの「署名」の確認も。 署名の 所在地の番地やアドレスが違っていたり 移転前の所在地のままになっていたりした ケースが実際にありました。 自分宛てにメールを送って チェックしてみるとよいでしょう。 ちょっとしたことですが 年に一度は確認しておきたいですね。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ 最後まで見届ける気持ちが あるかないかが分かってしまうのが 「目線」なのかも。 第196号 目線は早く切りすぎない -------------------------------------------------- 【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】 -------------------------------------------------- 「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・ その答えが、このメルマガを読めば分かります。 ★お申し込みはこちらから ▼河村さんのFacebookはこちら
今週は、たまったメールの整理や設定などをチェック！ ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの見直し ＞ ◆─────────────────────────────────◆
メールボックスや各種データを再確認！ 師走に入りました。 職場や家庭でも大掃除を予定している方が多いと思います。 仕事で使うパソコンの中身も この時期に整理や設定の見直しを行い スッキリさせて、新年を迎えたいもの。 では、具体的にはどのようなことを していけばよいでしょうか。 メールボックスのチェック項目としては…… □ 今年1年のメールのやりとりで、たまったメールの整理 □ 振り分けフォルダの整理と再設定 □ アドレス帳の整理と見直し □ 自分の「差出人名」や署名の見直し などが挙げられます。 不要なデータを削除するだけでなく メールの送受信のムダやミスが軽減するように 「設定」自体も使い勝手よく変え手行きましょう。 それ以外にも □ 辞書登録の見直し □ 画像を含むデータファイルの整理・見直し などが挙げられます。 気づいていても 忙しさにかまけて その場しのぎでやり過ごしていたり 気になりつつも変更できなかったりした設定など この時期に一気に済ませてしまいましょう。 放っておくと 不要なデータがたまるばかりで 思わぬトラブルを招きかねません。 次回から順に 整理や見直しをすべきポイントを 説明していくことにします。
今週は、メールアドレスやアドレス帳の扱いについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールアドレス考（4）＞
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アドレスの敬称
今週はメールアドレスとアドレス帳について
見直していきたいと思います。
メールソフトの「アドレス帳」を見直しましょう
という話の続きです。
メールの「差出人」名がローマ字でなく
日本語表記されている場合
そのままアドレス帳へ登録してしまえば
よいわけですが……
その際、敬称の「様」を追加して
登録しておきます。
この「様」を追加する作業は
アドレス帳に登録するとき
あるいは、アドレス帳を見直すとき
ついでにしておく程度でよいと思います。
一度、「様」付けで登録しておけば
それ以降、メール送信する際に
その都度「様」を入力する手間が省けます。
▼ 送る側の気持ちの問題！？
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メールの「宛名」に敬称は付けない
付いてなくても気にならない
という人は多いです。
宛名に「様」が付いていないことに
目くじらを立てる人もあまりいません。
ただ、送信する側の気持ちとして
「敬称なしで送るのは、ちょっと…」と
思うのであれば、アドレス帳に「様」付けで
登録しておくことをお勧めします。
私は、自分宛のメールの「宛先」欄に敬称がなくても
気になりませんが
自分が送信するときには「宛先」欄に
「様」を付けたいので、そうしています。
