今週は、メールで余計な情報を送っていないか、についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < ムダのないメール(3)
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                          言い訳パターン

 問い合わせがあった客先への返信をすっかり忘れていた!
 気がつけば数週間も経過…
 こういう時のメールは、送りづらいものです。

 すぐに対処しておけば、なんの問題もなかったはずですが
 時間が経ってしまうと、自分ではうっかり忘れていただけと思っても
 相手からすると「忘れられた→重視されてない」と、よい印象は抱きません。

 そういう状況で相手に送るメールは
 どうしても言い訳が優先しがち。

 かといって「忘れていました」とも言えないので
 「業務が多忙を極め」ともっともらしい理由を並べたり、
 「遅ればせながらでご迷惑かもしれませんが」と必要以上にへりくだってみたり
 聞かれもしない業界動向を書いて、話をそらそうとしてみたり…

 と、小細工をしているうちにどんどん前置きが長くなるものです。

 このようなときは、返信が遅れた「事実」を
 最初に詫び、すぐに本題に入りましょう。

 返信が遅れ、相手はもう必要としてなかったとしても
 放置するよりはずっといいです。

 実際に調べるのに時間がかかったとか
 やむをえず返信が遅れてしまった場合でも
 遅れた理由を先に長々と書かず
 本題を伝えた後にします。

 相手が必要とするのは
 「言い訳」ではなく、問い合わせに対する回答だからです。

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今週は、メールで余計な情報を送っていないか、についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < ムダのないメール(2)>
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                        問わず語りパターン

 あるテーマや用件について、ざっとした概要が知りたかっただけ
 なのに、相手からは文字ぎっしりの詳細なメールが返ってきて
 困惑した…という経験があります。

 ですが、自分が「尋ねられる」立場で
 その内容が自分の専門分野や得意分野の場合
 「これも知っておいた方が…」「これに関連してあれも…」
 と、詳細に書いていたということも…。

 自分が教える側になると、ついはりきって
 ディープな内容まで、問わず語りに語ってしまう哀しさ。

 こうした状況を避けるためにも
 尋ねる側は、どこまで「知りたい」のかを明らかに
 教える側は、どこまで「知らせれば」いいかを判断する
 必要があります。

 質問や問い合わせをメールでする時は
 「ここまでは理解できたのだが、ここからが分からない」と
 自分の理解や把握の範囲を相手に示す方が
 相手も「どこから」伝えればいいか、判断しやすくなります。

 余談ですが…
 フェイスブックで趣味の話題になったとき

 軽い気持ちでとりあげた話題に
 どんどん深く濃いコメントが付いて、収拾がつかなくなる
 ということがあります。

 その分野なら任せておけ! という
 相当なファンやマニアックな人がいるもので
 自分のウォールが意に反して
 どんどん専門化していく恐ろしさを味わったことがります。

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今週は、メールで余計な情報を送っていないか、についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法        < ムダのないメール
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                         早とちりパターン

 「メールは用件だけを簡潔に」というのはメールマナーの基本ですが
 頭では分かっていても、つい不要な情報まで書いてしまい
 送信後に後悔することがあります。

 例えば、「相手は知らない」ものと思い込み、
 先走って、聞かれもしないのに
 あれこれ自分が知り得る限りの情報を書き送り
 玉砕するパターン。

「熊野町のあんま堂をご存じですか?
 先日、行ったばかりなんですが
 うわさ通りのすごいところで・・・・」

 と自分がいかに感動し、良かったかをめいっぱい書き連ねて送信。

 すると相手からは
 「私も以前から何度も行っています」
 とあっさり返信があり、がっかり。

 サービス精神が旺盛な人によくある傾向ですが
 「レアな情報をいち早く伝えたい」という気持ちが強すぎると
 このような失敗をしがちです。

 最初のメールで
 「熊野町のあんま堂をご存じですか?」
 までに留めておき
 相手が知っているかどうか、まず確認。

 知っていれば「面白い店ですよね」とさらっと流せばよいし
 知らなければ「こういう面白い所なんですよ」と情報提供できます。

 今週は、このような「ムダな情報」をメールで送っていないかを
 チェックしていきましょう。

◇───

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今週は、意味が同じ言葉を重ねていないか、についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < ありがちな重言(4)
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重言いろいろ

今週は、知らず知らずのうちに使ってしまう重言(重ね言葉)を
紹介してきました。

例)通用門の施錠がかけられていませんでした。

錠に鍵をかけることを「施錠」というので、
「施錠がかけられる」は明らかな重言です。
⇒ 通用門が施錠されていませんでした。
通用門の錠がかけられていませんでした。

例)私は一営業担当にしかすぎません。

「~にすぎない」と「~でしかない」の「しか」が重なっている。
⇒ 私は一営業担当にすぎません。

例)彼を過大評価し過ぎです。

文字通り、「過大評価」と「し過ぎ」が重言。
⇒ 彼を過大評価しています。
彼を評価し過ぎです。

似たような例では…

例)モバイル決済分野の分野はまだまだ混沌としている模様

「分野」の連続使用に書いた本人が気が付いていないとも言えますが、
これも重言。
⇒ モバイル決済分野はまだまだ混沌としている模様

「モバイル決済分野」とひと固まりで言葉を捉えると、
上記のような重なりに気がつかないものです。読み返して確認してみましょう。

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今週は、意味が同じ言葉を重ねていないか、についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法            < ありがちな重言(3)
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                         数を表すときの重言

今週は、知らず知らずのうちに使ってしまう重言(重ね言葉)を
紹介しています。

例)約500人ほどの来場者

「~ほど」は「おおよそ~くらい」という意味があるので、
おおよそを指す「約」と意味が重なります。
そのため、「約」と「ほど」はセットでは使いません。
⇒ 約500人の来場者
⇒ 500人ほどの来場者

例)費用としては、およそ千数百円です。

⇒ 費用としては、千数百円です。

「およそ」も「約」も「だいたい千円」という意味で使っているので
「千数百円」と百円単位までの数を示すのであれば
「およそ」や「約」は不要。

例)大別すると、次の2つに分けられます。

⇒ 大別すると、次の2つになります。
⇒ 大きく次の2つに分けられます。

「大別」とは、大まかに分けることなので、「分けられます」を使うと
意味が重なります。

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今週は、意味が同じ言葉を重ねていないか、についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < ありがちな重言(2)
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外来語と日本語の重言

今週は、知らず知らずのうちに使ってしまう重言(重ね言葉)を
紹介しています。

例)過去のバックナンバーを参照してください。

「バックナンバー」とは、雑誌など、定期刊行物の旧号のこと。
バックナンバー自体が過去のものを指します。
⇒ バックナンバーを参照してください。
過去の号を参照してください。

例)一番ベストな選択です。

「一番」と「ベスト」が重言。
同様に「最もベスト」も意味が重なっています。
書き換えると……

⇒ ベストな選択です。
⇒ 一番良い選択です。 
⇒ 最良の選択です。

例)その方がよりベターです。

「ベター」は何かと比較して、より良いことを指すので
「よりベター」は意味が重なります。書き換えると……

⇒ その方がベターです。
⇒ その方がより良いです。

外来語は本来の意味を考えずに使うと、
上記のような重言になることがあるので注意しましょう。

<追記>2021.08.04
 外来語と日本語の重言としては、ほかにも
「思いがけないハプニング」「製造メーカー」
 が挙げられます。
 話し言葉では気づかず使いがちですが、
 文字に書いて読むと意味の重なりが分かりますね。

 
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来週、10月18日(火)に開催します!

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[第1部]
マス・メディアからマイ・メディアへ!
~ 広く浅くより、深く確実に伝わる 個人媒体発の情報発信術 ~

を神垣が担当します。

実際の成功事例などもご紹介しながら、
個人発の「マイ・メディア」の育て方について
お話しします。ご期待ください!

●日 時 : 10月18日(火)13:30~17:00
●場 所 : 株式会社 弘法 様 3階セミナールーム

【参加無料】です。

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