今週は、読むのにストレスを感じるメールについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読みづらいメールとは？ ＞
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漢字の密度が高い文面
下記に紹介するのは、実際に受け取ったことのあるメールです。
「そこで、○○事業御関係の皆様方に以下の三点の御協力を御願い致したく、
本信をもちまして御願い申し上げます」
中略
「各部長におかれましては、折に触れて部内御対応状況を御確認戴き、
適切に御指導戴きます様、宜しく御願い申し上げます」
この文例に見られる癖は、「御」が多用されている点です。
丁寧に表現するために「ご協力」「お願い」を使うことは
問題ないのですが、文章に繰り返し「御」の字が使われると、
くどいばかりか読みづらい文面になるのがお分かりいただけるでしょう。
「御協力を御願い致したく、本信をもちまして御願い申し上げます」
のように、一文に「御願い」が重複して使われている点も気になります。
「ご協力をお願いいたします」
と表記すれば、意図は十分伝わります。
半ば、慣習として「御」や「致します」「下さい」とメールに
表記されているものを見かけますが、
文字間・行間ともに詰まっているメールの文面で漢字を多用すると、
それだけで文全体の文字密度が高く感じられ、見た目が“黒っぽい”
印象になります。
頻繁に使う言葉ほど、ひらがなで「お・ご」や「いたします」「ください」
と意識して表記するだけで、文面はすっきりします。
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