今週は、読み飛ばされない件名の工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 読ませる件名(4)
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型をつくる

迷惑メールと混同されず、確実に読まれる件名として考えられるのが、
件名に一定の決まった型を取り入れることです。

【○○信用金庫】取材原稿 構成の件
【異動のご挨拶】
【 謹 賀 新 年 】 2008年もよろしくお願いいたします

上記は【 】を使って社名や伝えたい内容を強調した例です。
【 】以外に≪ ≫や[ ] も件名を目立たせる効果があります。

【 謹 賀 新 年 】のように字間を空けると、見た目がより強調されます
(ただし、文字数が多いとスペースばかりとり、締りがなくなります)。
【重要】はよく使われるアイテムですが、迷惑メールにもよく見られるので、
件名に固有名詞や数字を盛り込み具体性を持たせるとよいでしょう。

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【P2倍】今年1年の感謝の気持ちを込めて・・・

上記のように■や◆◆などの記号を組み合わせ、件名を強調する方法もあります。
●や◎も使えますね。

黒い記号は□や◇より見た目のインパクトが強くなる印象がありますが、
使いすぎると逆に読みづらくなるので注意が必要です。

上記3番目の例のように、件名の文字の前を二文字程度空けると、
受信トレイに件名がずらっと並んだときに目を引きます。

このように件名にもワンポイントを施すことで、他のメールと差別化することができます。
メルマガやネットショップからの件名にもよく使われていますね。

件名の文章もさることながら見た目の効果も考慮すると、読み手の目に留まりやすくなります。

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今週は、読み飛ばされない件名の工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 読ませる件名(3)
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数字を入れる

件名をより具体的に書くには、固有名詞のほかに
数字を入れるようにするのも効果的です。

例えば「先日はありがとうございました」という件名。
よく使うフレーズですが、最近は同じ件名の迷惑メールも増えています。

「7日の互礼会ではありがとうございました」
と「いつ」を数字で表すと、メールのやり取りが少ない相手でも
「あ~、あの時の…」と思い出すことができます。

「16日の新年会、予約とれました」
「2月14日のイベント打ち合わせについて」
など、日常のやりとりでも意識して日付を件名に入れると、
読み手は数字に注意がいくので記憶に残りやすく、確実です。

▼ 読む側に整理しやすく伝える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
同じ相手に複数回メールを送るような場合も
数字を入れると分かりやすいです。

例えば、ページものの原稿を編集者やデザイナーにメール送信する場合
「○○○社 社内報72号 P1-2」
「1月18日掲載 △△銀行 12段原稿-1」
のようにページ数や通し番号を入れておくと、
受信する側が整理がしやすく混同する心配もありません。

同じ件名が続く場合
「パッケージデザイン打ち合わせの件(2)」
と送信するたびに数字を入れていくのも、
後で読み返すときに便利です。

件名に限らず、メール本文や企画書などでも、
数字で表すことを意識して書くと内容がより具体的に伝わり、
説得力が増します。

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今週は、読み飛ばされない件名の工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 読ませる件名(2)
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固有名詞を入れる

迷惑メールに間違われない件名にする対策として考えられるのが、
具体性を持たせること。
その一つが固有名詞を入れて、相手や用件をはっきりと特定することです。

●自分の名を名乗る

はじめまして。神垣と申します。
ライターの神垣です。
○○産業(社名)の田中です。

初めての相手や長らくご無沙汰している相手にメールを送るときには、
自分の名前や社名などを入れると、件名だけで誰からのメールか判断がつきます。

とはいえ「山本です。昨年中はお世話になりました」という件名の迷惑メールもあるので
油断できません。
「ABC商会の山本です」のように社名を添えて、どこのだれとすぐに分かる工夫も必要です。

「サイト更新の打ち合わせについて ○○産業・田中」
と件名の後に社名や名前を入れた件名もよく見かけるようになりました。

件名で名を名乗る場合、「あゆみです」「あやです」のように
姓ではなく名前だけにすると迷惑メールに間違われやすいです。

●社名を入れる

○○株式会社(社名)からのお知らせ
【△△銀行】「電子お取引レポート」交付のお知らせ
ユニセフ支援者の皆さまへ

このように社名や団体名などの固有名詞を入れた件名も多く見られます。
この場合、メールソフトの設定で「送信者名」にも社名や名前を
登録しておくこともお忘れなく。
迷惑メールでは、件名の固有名詞と送信者名のそれとが食い違っているので
見分けやすいのですが。

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今週は、読み飛ばされない件名の工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 読ませる件名
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読み飛ばされやすい件名とは?

送ったメールが相手に読まれていなかった…という経験はありませんか?
私は何度かあります。

一例を挙げてみましょう。
友人のメルマガが紹介されている記事を発見したので、すぐさま
メールで知らせたのですが、後日、本人に伝わっていなかったことが発覚。

送信メールをチェックしてみると確かに送信済みになっているし、
アドレスの間違いによるエラーも出ていません。

原因は……メールの件名でした。
送信済みメールの件名を見ると「お気づきですか?」。
迷惑メールにもよくある件名だったため、その友人もスパムと捉え、
件名を見た時点で消去していたのです。

▼ 不特定多数に通用する無難な表現
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
こうしたケースは、案外、親しい間柄の相手とのやりとりで起こりやすいもの。
なぜなら、「これで通じるだろう」と言葉を省略してしまうからです。
結果、迷惑メールと間違われ、消去されたり読み飛ばされてしまうのです。

「件名を具体的に」というのは、当メルマガでも何度となく述べてきたこと
ですが、迷惑メールの件名の特徴はその逆。

「ご無沙汰しています」「ご馳走になりました」「ありがとうございます」
など、敢えて対象を特定せず、抽象的な表現で思わせぶりに書くことで、
誰にでも当てはまり、なんとなく心当たりのある件名になっているのです。

自分にとって必要か不要か。
メールを判断する際、最初のチェックポイントとなるのが件名です。

上記の例のように迷惑メールと間違われず、相手にきちんと
読んでもらえる件名について今週は考えていきたいと思います。

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今日は年末バージョンでお送りします!
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 2007年 独り語り
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                      ちょっと長い総括と抱負

 2007年最終の配信なので、今年一年を振り返って綴ってみたいと思います。

 昨年の今頃は、仕事と家事に追われながら、
 死にもの狂いで書籍「仕事で差がつくできるメール術」の原稿を
 書いていました。

 思えば、このメルマガを創刊した2005年1月10日から、
 目標にしていたゴールがメルマガの書籍化。

 2月10日に発刊となり、二年越しの願いがかなったわけですが、
 本が出た時点で、頃合いを見てこのメルマガも終わろうと思っていました。
 正直、もうネタは出し尽くした、と感じていたからです。

 ところが数カ月後、
 本の印税が入った時点で
 「やっぱり続けよう」と思い直した現金な私。

 二冊目のテーマも念頭に入れつつ、
 日々のメールのやりとりからネタを拾っては、
 なんとかこうして書き続けています。

 ▼ 【しごび】が目指すもの
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 来年でこのメルマガも創刊三年を迎えます。

 その間、就職したかた、退職したかた、定年を迎えたかた、
 子供が生まれ親になったかた…
 読者のかたたちにも転機や変化があったのではないでしょうか。

 お会いできないかたの方が圧倒的に多いですが、
 それでも会うことができ、再会できた読者のかたも何人かいることが
 うれしいです。

 そして、会えなくても時折いただくメールに励まされ、
 勉強させてもらっています。

 三年近くこのメルマガを配信していて思うのは
 読者のかたからいただくメールの質がぐんと上がったということ。

 私の方がお手本にさせてもらいたいような
 美しい日本語のメールをいただくことが増えてきました。

 それだけメールが普及・定着し
 言葉に気を遣う人が増えてきた証と思っています。

 このメルマガはメール作法の教科書ではありません。

 私が日々続けているメールのやり取りで
 気づいたこと、失敗したことをもとに
 「こういう書き方や心遣いをすれば、
  仕事がスムーズに、相手と気持ちよくやり取りできるのでは」
 というヒントを綴り、読者のあなたと共有していきたいと
 始めたメルマガです。

 この気持ちは今後も変わらず、メルマガを書くときの私の指針です。

 ▼ 私が目指すこと
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 本が出たことにより、ライター業も以前から目指していた方向に
 より集中できるようになりました。

 それが今年一番の収穫であり、うれしかったことです。

 広島を拠点に中国・四国地方の取材記事、
 特に人物取材や企業ルポを手がけていくことが、
 今後もますます増えていけばないいなと思っています。

 メルマガを書き続けていて、常に意識していることは
 「自分の媒体」であるということです。

 【しごび】は私にとって「自分から発信し、アピールする場」。
 これからも自分の媒体、
 ライター神垣個人の最小単位の媒体として
 大切に育てていくつもりです。

 ▼ 一人と一人をつなげる年、2008
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 2008年の私のテーマは「ミニマム」。

 最小単位(つまり一人)で動き、仕事していくスタイルに
 より磨きをかけていきます。

 プロダクションにしたり、会社組織にする気持ちは今後も
 まったくありません。

 基本は一人。

 でも、ほかの分野の「一人」とつながり、手を組みながら、
 いい仕事をしていきたいです。

 このメルマガも
 読者と私、読者と読者をつなげる
 きっかけになっていけたらいいなと願っています。

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 【しごび】 の お す す め
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 お年始のご挨拶に。

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今週は、言葉についてのあれこれです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 言葉の雑学(2)
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                              略語

 今週はいつものメール作法から少し離れて、言葉についての雑学を
 あれこれ集めてご紹介しています。

 今日は略語です。
 次の言葉の正式名、いくつご存知ですか?

 1)エコマーク

 2)外為法

 3)地銀

 4)日専連

 5)車検

 上記の正式名はこちら!

 1)エコロジーマーク
   または「環境保全商品マーク」とも。すっかり定着しているので、
  「エコマーク」が正式名かと思っていました。

 2)外国為替及び外国貿易法
   外国為替法だけじゃなかったんですね。

 3)地方銀行
確か「第二地銀」もありますよね。

 4)日本専門店会連盟
昔、土曜のお昼の番組のスポンサー名でよく聞いたような…

 5)自動車の検査
なんだか肩透かしですが。

 こんなのもあります。
 「酔っ払い防止法」。

 正式名は「酒に酔って公衆に迷惑をかける行為の防止等に関する法律」。

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