今週は、メールの伝達もれ防止策について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メール確認の傾向と対策 ＞
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英文の件名
送ったはずのメールに返信がない。
メールで連絡したつもりが、相手に伝わっていなかった。
このような経験はありませんか？
今週は、メールを送受信する際の連絡もれを防ぐ対策を
考えていきたいと思います。
知人に「ある雑誌社の担当者を紹介してほしい」という旨のメールを
送信したときのことです。
普段はその日のうちに返信がある相手から、一週間以上経っても
返信がありません。
急を要する用事でもなく、相手も忙しいのだろうと思っていたのですが、
別件でメールをしたついでに前回送ったメールのことを尋ねてみると、
相手は受け取ってないとのこと。
▼ スパムと認識されない件名を工夫
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「件名に英語が入っていたら、スパムと認識して削除したかも…」
と言われ、合点がいきました。
雑誌のタイトルが英文字だったので、そのまま件名に入れていたのです。
以来、同じ失敗をしないように件名に英文字を入れることを控える
ようになりました。
その人の仕事の内容やメールソフトの設定環境によって、
メール送受信の状況は変わります。
英文の件名でやりとりが滞りなく行える相手もいますので、
上記の事例は「こんなこともあった」という一例です。
ですが、相手の状況がわからない場合は、気に留めてよいポイントと
思い、紹介しました。
英文に限らず、スパムメールと認識されやすい件名にならないよう
注意は必要。
その対策は「読ませる件名」というテーマのバックナンバーが
ありますので、興味のあるかたはご一読ください。
