今週は読者のかたからいただいた質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < 読者からの質問(5)>
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メールは必ず届くとは限らない

昨日の記事とも関連するのですが、
メールの返信について、読者のかたからいただいご意見を紹介します。

<読者 H.K さんのメール>—————————————–

私は、15年前から(スピードの遅い)パソコン通信を始めたような人間で
あり、いきなりブロードバンドでインターネットを始めた層とは、若干、
感覚が異なるところがあります。

海外で延べ12年暮らしていたゆえ、
「メールというものは、必ず相手に届くとは限らない
(届かずに迷子にあることも少なからずある)」
と考えており、受け取ったメールには、受け取った時点で、受け取った旨
の返事を、まず、速やかに書くことを心がけています。

そういう点では、日本の(届かないことはほとんどない)携帯メールの感
覚で、「返事は、返事の内容が用意できたときに書く」という相手の対応
に、いらつくことがしばしばあります。

——————————————————————

▼ 届かないこともある。だから…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
そうなんですよね。メールは届いて当たり前なものではなく、届かないこ
ともある代物。日常的にメールを使っていると、そのことをつい忘れがち
です。

私なども勝手なもので、人に送ったメールの返信がないと気になるのに、
自分が受信した時は、すぐ相手に返信しているとは限らない、というのが
現状です。

返信は先送りするほど送りづらくなったり、忘れてしまうこともあるので、
見習いたい習慣です。

▼ 相手にとって適切な対応を考える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
受信した側からすると、きちんとした回答を送りたいがために返信を後回
しにしてしまう、ということもあります。

そんな時も、先にひと言
「ご連絡、ありがとうございます。詳細は後ほど改めてメールします」
と返しておけば、相手も安心し、自分も気が楽です。

即返信が無理でも、その日のメールはその日のうちに返信するとか、メー
ル対応の時間を決めるなど、自分で「返信のルール」を持つことも必要か
もしれません。

一方で、メールを送っても電話で返信がある相手もいます。相手の多忙さ
を推し量り、メールの返信はないもの、と割り切ってしまっている場合も
私はあります。

相手の状況、自分の状況を踏まえた上で、適切な対応を工夫していくこと
も大切でしょう。

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今週は読者のかたからいただいた質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < 読者からの質問(4)
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「返信がなければOK」について

5月15日に配信した「先を制すメール」について、読者のかたからいただ
いたご意見をご紹介します。

<質問: 「返信がなければOK」のリスク>—————————

“「返信がなければOK」とみなすと伝えることで、相手の返信の手間が
省けます”については、一般論としてとても良いお考えと思います。

でも、イントラネット内は別として、インターネットを介した電子メール
(携帯間、携帯とPC間、PC間)の場合は、送信相手に届くことは保証され
ていません。

まれにではありますが、エラーメールも返ってこずメールが届いていない
場合があります。また、相手の方が、PCや携帯の故障によってメールをみ
ていない場合も考えられます。

従いまして、インターネットを介した電子メールの場合、
「返信がなければOK」
とすることにはリスクがありますので、そのようにしない方がよいかと思
います。

—————————————– 読者 K.O さんからの質問

▼ 相手とのメールの頻度・内容で判断
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
おっしゃるとおりですね。「メールが送信相手に届くとは限らない」こと
は、これまで【しごび】でも述べてきたことでした。
K.O さん、ご指摘、ありがとうございます。

私の言葉が足りない点もありましたので、ここで補足させてください。

私が実務でとっている方法は

・相手からほぼ確認・了承がいただけると想定される内容に対しては
「この内容でよろしければ、返信は不要です」というメッセージを添える

・逆に、私から相手(客先)に対しては「読みました」「確認しまた」と
いうメールはこまめに送る

・相手の確認を要する重要な内容については、メールではなく電話で直接
確認をとる

メールが届いたかどうか不安なときや、確認に急を要する場合は、状況が
許す限りメールよりも電話での確認が確実と考えています。

「返信がなければOK」とみなすのは、私の場合、頻繁にメールをやりとり
する相手に限られます。

▼ リアルにリスクを体験中!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
実は、ここ数日、現在進行形で、このメルマガ専用のアドレスと仕事用の
メインアドレスに送信するとエラーが出て戻って来る状態にあり、
「返信がなければOKとするリスク」
を身をもって体験しています。

現在の私のように、トラブルでメールの送受信ができないこともあります。

メールの「返信がなければOK」とみなすか否かは、そのメールの内容・重
要度による、と捉えていましたが、返信ができない状況も突発的に起こり
うると意識しておくことも必要ですね。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 読者からの質問
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誤字脱字の減らし方

<質問:文書の校正方法 >—————————————–

小生は、ある組合の事務局に勤務しております。小さなところなので、
外回りから、組合員向け資料の発送など行っております。

そこで、問題になってきているのが、作成した文書の誤字脱字の多い
こと。また、日時の誤りや時候の挨拶の不適などがあります。

自分では、よく読み返しチェックしたつもりなのですが、間違いをあと
から多数指摘されます。特に、締切時間に追われ作成した文書は、翌日
に読み返すと大変ひどい状態ですが、発送後のため後の祭り状態です。

そこで、神垣様に文書を作成した時のチェック方法や神垣様の文書校正
確認方法などアドバイス頂ければ幸いと思い、メールいたしました。

—————————————– 読者 N.U さんからの質問

実は私も、【しごび】配信ぎりぎりまで記事を書いているような時は、決
まって読者から誤字脱字の指摘メールをいただきます。時間的にゆとりが
ない時ほど、チェックに漏れが生じやすいですね。

文書を作成した時のチェック方法の最善策は

・自分以外の人にもチェックしてもらう

・ほかの人に頼めないときは、少し時間を置いて再度チェックしてみる

この二点です。

広告のコピーでも編集ものの原稿でも、複数の人間がチェックすると間違
いが見つかりやすいです。

書いた当人ほど、思い込みがあるせいか一番大きいキャッチコピーの文字
を間違っていても気がつかない、ということが実際にあります。

N.U さんの場合も可能であれば、ご本人以外の人にも一度、目を通しても
らうといいですね。

▼ 書いたあと原稿から離れてみる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
私がいつもする方法は、原稿を書き終えてから、一旦、パソコンの前から
離れ、昼食に出たり、トイレに行ったり、ほかのことをして間を置いてか
らもう一度、原稿を読み返す、という確認の仕方です。

わずか3分でも間を空けることで、読み返した時に間違いを見つけること
ができます。

ぐ~っと原稿に集中している状態から、ちょっと自分を解き放ってみる。
すると、文書を冷静かつ客観的に読むことができるものです。

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【しごび】からお知らせ
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先週開催した
「あなたはどこの地域で【しごび】を読んでいますか?」
アンケートにご協力いただき、ありがとうございます。
総読者数の約11%にあたる685名の読者のみなさんにご回答いただきました。

関東がダントツに多いのと
地元の中国地方が全体の一割に満たないというのは
想定外でしたね。

もう少し、広島の読者を増やさなければ…。

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今週は、【しごび】読者からの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 読者からの質問(5)
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使い分けの基準

質問というよりご意見としていただきました。

<質問:送り仮名の統一>——————————————-

「割引き」「割引」、「取締り」「取り締り」など、どれが正しいかの
判断は実務的には難しいですが、少なくとも、送り仮名を統一する努力
が必要と思う言葉です。ほかにもありますよね。

—————————————– 読者 K.Iさんからの質問

慣用に従い、送り仮名を付けない言葉としては、主に次のようなものがあ
ります。

■地位、身分、役職、法令、書式などの名
覚書 肩書 事務取扱 欠席届 取締役・取締本部 退職願 社員見習
など

■工芸品やそれに準ずるもの
博多織 鎌倉彫 備前焼 など

■経済関係分野で慣用されている語
貸付金 借入金 売上高 支払総額 申込期間 割増料金 振替手数料
など
※ただし、動作・方法・状態を表す場合は仮名を送る
貸し付け 売り上げ 借り入れ条件 貸し付け基準 振込み方法
など

▼ 語頭に合・浮・貸・敷・建 が付くと…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
一般に慣用が固定し、送り仮名不要とされる言葉には次のものがあります。

■語頭に「合」が付く言葉
合鍵 合言葉 合図 合服 合間 など

■語頭に「浮」「貸」「敷」「建」が付く、主に具象名詞
浮世 浮輪 貸衣装 貸金庫 貸家 敷金 敷物 建売 建具 など

これらもパソコンで入力すると、送り仮名がついたり、ついていない候
補が出てきます。一つの基準として覚えておくとよいでしょう。

(参考:共同通信社「記者ハンドブック」第10版)

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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 読者からの質問(4)
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どれを使うか?
漢字表記について下記の質問をいただきました。

<質問:「わかる」の表記>—————————————-

いつも気になる言葉ですが、もしアドバイスを頂けるなら幸いです。
それは「わかる」です。

理解する意のことですが、分かる、解る、判る、と三つの選び方があり、
いつもは、「分かる」を選ぶものの、これも「分る」もあり、これだと
行く先が分かれるようでもあり、文を打つたびに、ちょっと気になる言
葉でした。適切な言葉を御指南いただければと思います。

——————————————- 読者 Sさんからの質問

パソコンで「わかる」と入力すると、候補として挙がるのが

分かる  解かる  分る  解る  判る

です。これ以外の候補が挙がる場合もあるでしょう。

「朝日新聞の用語の手引き」「記者ハンドブック」では、いずれも「分か
る」で統一されています。「解る」「判る」は新聞漢字表にない音訓とし
て挙げられています。

新聞表記では「分かる」で統一表記されていますが、辞書によっては「分
る」としているものもあるかもしれません。

この場合、どれが正しいというよりも、Sさんがしっくりくる表記にされ
てよいと思います。

▼ 文書・文章内で表記を統一
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
大切なのは、表記の統一ができているということ。

同じ文章内で「分かる」と「分る」が混同されたり、「解る」や「判る」
が乱用しないよう気をつけましょう。

通常は「分かる」と表記していても、別の意味を持たせたり強調したいと
きに敢えて「解る」や「判る」を使うような場合は、“解る”“判る”と
いうふうに“”で違いを表す方法もあります。

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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(3)
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                            会社の敬称

荷物送付時の業務文書について下記の質問をいただきました。

<質問:会社宛に送るとき>—————————————-

業務文書の書き方で、こないだ迷ったことがあったので、教えてくだ
さい。
「○○様宛にお送りいたしました」といったような書き方をしますが、
会社宛の場合はどうしたらいいでしょうね。
「○○会社御中でお送りしました」でいいのか、
「○○会社様宛でお送りしました」とすればいいのか、迷ってしまう
ところです。何かいいお考えがありますか?

————————————— 読者 八兵衛さんからの質問

送り先の担当者名が分かっている場合は、宛名を名前にできますが、そう
でない時は会社宛になりますよね。

この場合は業務文書ですから、「貴社宛てにお送りしました」が適切でしょ
う。

事務的な連絡として「会社宛てにお送りしました」でも失礼には当たらな
いと思いますが、会社の敬称である「貴社」「御社」を使うほうが一層丁
寧な印象を与えます。

書き言葉の場合は「貴社」、話し言葉の場合は「御社」と使い分けること
も覚えておくといいですね。

意味合いは同じですが、話し言葉で「貴社」と言うと同音異義の「記者、
帰社」と紛らわしいため、「御社」を使用します。

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【しごび】からのお知らせ
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またもや広島限定情報ですが…

5月6日(土)にオープンです!
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『インディーズTシャツ創庫』

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広島Tシャツ起業塾卒業生が制作したTシャツを中心に
ネット通販でしか買えなかったあのインディーズTシャツも
ここで販売しています。

そろそろTシャツが恋しい季節。

あなただけのお気に入り
ぜひ、見つけてください!

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