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今週は、メールを送る前に注意するポイントをご紹介します。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　＜ メール送信前チェック！（5）＞
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添付ファイル

▼　肝心のファイルがないメール
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どなたも一度や二度は経験あると思います。添付のし忘れ。

添付するファイルをうっかり忘れてメール送信。添付し忘れなら、まだ送
信しなおせば済みますが、別のファイルを誤って送ってしまった時のやり
きれなさは言いようがありません。

送信前には、添付の有無の確認と、添付ファイル名のチェックを。

ファイル名を混同しないで済むように、日付を入れたり、通し番号を記
述してひと目で見分けがつくようにしておくことも大切ですね。

シートが複数あるExcelファイルの場合、余計なシートまで送らないよう
に事前にチェックを。

▼　互いの容量の確認も
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
添付し忘れも注意が必要ですが、添付ファイルの容量上限も送信前に確認
しておきましょう。

送信先が受け入れる容量を制限している場合、容量を越えるファイルを添
付したメールははじかれて、きちんと相手に届きません。互いのメール環
境の確認が必要です。

送信した相手にスパムメールと間違われないよう、件名に（添付あり）と
添えておくのもよいでしょう。

添付の有無にかかわらず、送信前には慌てず騒がず内容にもう一度目を通
し、確認してから送信する習慣をつけましょう。

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

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【神垣あゆみ企画室】

今週は、メールを送る前に注意するポイントをご紹介します。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　＜ メール送信前チェック！（4）＞
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個人情報

▼　メールは見られている！？
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
ハガキには手紙ほど込み入った内容は書きません。書くスペースに制限が
あるということもありますが、自分と相手以外の人の目に触れる可能性が
あることを意識するからです。

メールも同じ。つい、忘れてしまいがちですが、メールは第三者の目に触
れる可能性のある伝達ツールです。

ですから、他人に読まれて困るような内容は書かないのが得策。

たとえば、クレジットカードの番号やパスワードなど、人に知られては困
る情報は安易にメールしない方が良いでしょう。

▼　メールは「伝える」手段
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メールやハガキは、「語る」より「伝える」ことに重心が置かれた伝達手
段。

重要な個人情報を自分で守る意識も必要です。トラブルの元を断つために
も、プライバシーに関わる内容を書くのはできるだけ避けたほうがいです
ね。

悪口陰口も同様。メールは既成事実として残ります。

送信する相手以外の人に見られても問題のない内容か、もメール送信前の
チェックポイントの一つです。ハガキに書けない内容はメールにも書かな
いことが一つの目安ですね。

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今週は、メールを送る前に注意するポイントをご紹介します。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　＜ メール送信前チェック！（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　アドレスの入力

▼　アドレスは正しく
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相手から来たメールには、「返信」や「全員へ返信」をクリックすれば、
自動的に相手のアドレスに送信できます。

けれど、初めてメールを出す相手にはアドレスを入力しないといけません
よね。アドレスは一字違うだけで、エラーで戻ってきて送信できません。
名刺交換した相手に初メールを送るような時は入力に注意を。

すでにご存知の方も多いと思いますが、アドレス入力の基本を今一度。
入力は半角英数で。アドレスにたまに出てくるアンダーバー「 _ 」は

Shiftキーを押してから「ろ」と書いてあるキーを押すと出てきます。
半角に変換して入力を。

▼　アカウントや署名の確認も
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
自分のメーラーに複数のアカウントをお持ちの場合は、メールを送信する
前にアカウントのチェックもお忘れなく。

最もよく使うアカウントが「既定」に設定されていますが、別のアカウン
トで返信・送信することもありますよね。

私はメルマガ受信用の専用アドレスと【しごび】用のアドレスを別にして
いるので、他誌を読んで感想を送る時は「送信者」のアドレスを【しごび】
用に替えて送信しています（そのままメルマガに返信するとメルマガ受信
用のアドレスで相手に届くので）。

自分の署名のアドレスやURLも大丈夫ですか？

本人は気づかないまま、署名のアドレスが一字抜けていたというケースが
ありました。自分では気がつきにくいので、改めて確認してみましょう。

アドレスやURLの前後を半角開けて入力すると、メール上のアドレスがブ
ルーに変わり、そこをクリックするだけですぐアクセスできます。

これも基本的なことですが、案外、字を詰めて入力し、色が変わらない状
態でメール送信していたり、メルマガに書いている場合も見かけます。
蛇足ながらお知らせまで。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　＜ メール送信前チェック！（2）＞
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固有名詞と数字

▼　相手の名前、間違ってない？
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
印刷物の校正でも、一番大きくて目立つキャッチコピーの間違いを見落と
していた、ということがあります。分かりきっている、間違うはずないと
いう過信から起こるミスです。

メールによく見られるのが、相手の名前の書き間違い。

まさか、とお思いでしょうが、意外と多いです。私自身も「神崎」「上垣」
宛てのメールを何度も受け取りました。

返信に「お世話になります。神垣です」と書き、署名もつけているのに、
相手からの再返信がやっぱり「神崎」だったこともあります。思い込みの
なせる技でしょうか。

さいとうさんは斎藤それとも斉藤？　あべさんは安部それとも阿部？
ちょっとしたことですが、受け取る側は一字の違いも大きいです。

▼　社名や数字も要チェック！
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
社名の間違いも気をつけたいですね。

メールではありませんが、「天宝」というメーカー名を「天保」と書いた
まま企画書を出し、大恥を書いたことがあります。パソコンの漢字変換に
頼ってしまった結果の間違いです。

メールを送信する前に、相手の会社名、氏名の確認は怠りなく。部署名、
敬称にも気をつけましょう。

数字の書き間違いがないかもチェックを。

メールに多いのは、日にちや時間の書き間違い。これも思い込みで一日ず
れていた、午前と午後を取り違えていたなんてことがなきにしもあらず。
送信前に固有名詞と数字は特に注意して確認しておきましょう。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 ＜ メール送信前チェック！＞
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基本のき！

▼　読み返すひと手間を惜しまずに
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送信ボタンを押した瞬間、「あ～っ、しまった」という経験ありませんか？

自分のメールを引用した返信に誤字を見つけ、赤面。慌てている時ほど、
途中で誤送信してしまったり。この手のミスで私は何度、パソコンの前で
頭を抱えたことでしょう。

送信ボタンを押してしまうと、もう、取り返しはつきません。だからこそ、
送信前に今一度、件名、本文を読み返す、このひと手間を惜しまずに。

▼　送ったメールは取り消せない
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感情的になっている時もメールの送信には注意したいもの。

クレームやトラブルで気持ちがきりきりしている時は、感情に任せて心な
いメールを送りがち。トラブルを増幅させることにもなりかねません。

そんな時ほど、パソコンの前から一旦離れ、気持ちを切り替えて対処する
のが得策です。メーリングリストのように複数の人とやりとりする場合も
同様ですね。

一度送ったメールは、取り消せません。送信前こそ冷静に。

今週は、メールを送信する前に要チェックの項目をご紹介していきます。

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