今週は、署名についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ メディアとしての署名（3）＞
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署名で演出

▼　署名で分かる心意気
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数年ぶりに一緒に仕事をすることになった仲間からのメールを見て、うれ
しくなりました。署名がピシッとしたビジネス仕様に変わっていたからで
す。

趣味のメルマガ制作を一緒にしていた頃は、ハンドルネームにアドレス、
その周りをお星様やマルで装飾したファンシーな署名でした。

ところが、今では、所属するSOHOグループ名とそのキャッチフレーズ、本
名と連絡先が明記された署名に。デザインもすっきりシンプル。仕事に対
する本気度が署名にも表れていました。

署名の演出も大切です。ビジネス用に使うのか、プライベートで使うのか
によっても仕様は変わってくるでしょう。

▼　署名が伝えるメッセージ
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飾り罫やアスキーアートを使ってデザインに凝るのも一つですが、最初に
インパクトはあっても繰り返しやりとりしていくうちに目障りになること
もあります。シンプルバージョンの署名を用意して複数回のやりとりには
使い分けるという方法もありますね。

基本の署名を一つ作っておき、その時々のトピック的な項目を付加してい
くのもいいでしょう。ビジネス用の署名であれば、臨時休業のお知らせ、
出版した本の書名、イベントの告知、最近手がけた仕事など。

SOHO向けの貸しオフィスを運営している会社は、空きスペースの有無が必
ず署名に明記されています。ブログランキングに参加している知人は、署
名に必ずブログのURLと投票を促すひと言が添えてあります。

仕事の肩書きは会社社長、プライベートでは観劇や読書を趣味とする男性
読者が時折くださるメール。署名には、湯気の立つコーヒーカップに「Take
a rest.」のひとことと名前。シンプルですが、この署名のメールをいた
だくたび、心が和みます。

署名も自分を演出する小道具。TPOに合わせて使い分け、自分の見せ方を
工夫してみましょう。

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今週は、署名についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ メディアとしての署名（2）＞
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署名に語らせる

▼　署名の使い分け、私の場合
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通常、私が仕事用に使っている署名の基本形はこれです。

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tel：082-231-4039 fax：082-231-4039
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同じ相手と継続してメールのやりとりをする場合や、よく見知った相手に
はシンプルバージョンのこれ。この場合も電話とFAX番号ははずしません。

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事務所開設時に作ったのが下記のバージョン。初めて事務所を訪れる人宛
てのメールに使うことが多いです。初対面や県外の相手にも住所入りのこ
の署名を使います。

☆事務所開設しました！　http://www.anything.ne.jp/soho/
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罫線と文字だけで構成した署名ですが、文字の配置とバランスを微妙に変
えてまとまりをよくしたつもりです。

▼　名刺以上の効力！？
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名刺交換のとき、そつなくメルマガやブログのことをアピールできればい
いのですが、タイミングを逃すことが多いので、私はもっぱら署名でアピ
ールすることにしています。

名刺交換したあと、何かきっかけをつくっては相手にメールを送り、上記
の「基本」の署名を添えるのです。

実際、それがきっかけで「ブログ読んでますよ」「メルマガ登録しました」
とお取引先から声をかけていただくことも少なくありません。

名刺にあるアドレスやURLは必要に迫られないと自ら入力しようとは思わ
ないもの。ですが、メールの署名にそれが網羅されていれば、相手はクリッ
クするだけでよく、サイトやブログを見てもらいやすいです。メールも同
様ですね。

名刺と同じくらい署名も大事なもの。ひと手間かけて、相手にクリックし
てもらえる署名をつくってみませんか？

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署名の必要事項

今回は、ビジネスメールにおける署名の意味を今一度、考察してみたいと
思います。

▼　ビジネスには電話番号も忘れずに！
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メールの署名は、文の終わりを示すサインでもあり、名刺に近い役割も果
たします。ことにビジネスメールでは、外部の人とのやりとりには必須。

名前、メールアドレスのほかに社名、所属部署、電話やFAX番号、あれば
サイトのURLは最低限記しておきましょう。

特に必須なのが電話番号。ビシネスのやりとりはメールだけとは限りませ
ん。急な用件や、確認をとる場合などはメールよりも電話を使用すること
も多いです。

署名に電話番号があると、いちいち名刺を取り出して調べる必要もなく、
すぐに連絡がつきますね。

私自身、よくやりとりする相手でも電話番号やFAX番号が署名にないため
不便に思うことがあります。ですから、仕事用の自分の署名には必ず明記
しています。ちょっとしたことですが、相手の手を煩わせない配慮の一つ
と考えるからです。

▼　私用の場合、どこまで公開するかの判断を
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携帯電話の番号は人によりケースバイケースでしょう。

外出が多い営業職の人は携帯番号を付けておくほうがいいでしょうし、オ
フィスの電話番号で事足りる場合は携帯番号まで付加する必要はないでしょ
う。

私用の署名はこの限りではなく、むしろ、名前（あるいはハンドルネーム）
とアドレス程度の必要最低限の項目に抑えておいていいかもしれません。

相手によっては携帯電話の番号やアドレスが加わるでしょうか。個人情報
としてどこまで公開するかは自分自身の判断となりますね。

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