今週は、もたつきのない、すっきりした表現の仕方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　＜ 文章のぜい肉を取る（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 慣れに潜むぜい肉表現

　今週、ご紹介してきたように
　気にも留めていない、なんでもない表現が
　実は文章の“ぜい肉”になっています。

　「次回から確認するようにします」
　「誤字を見落とさないようにしようと思います

　上記にある「～ように」もぜい肉表現のひとつ。

　「次回から確認します」
　「誤字の見落としには気をつけます」
　と言い切ると、もたっとした一文が締まります。

　「コストダウンを実現することができます」

　この「～することができる」も安易に使いがちですが
　ほとんどの場合、下記のように
　「～する」または「～できる」のどちらかの表現で
　言い切れます。

　「コストダウンを実現します」
　「コストダウンを実現できます」

　「～できます」は「～が可能です」と書き換えてもよいでしょう。

　なんとなく使っている言い回しが
　クセになり多用していないか、
　遠まわしではっきりしない表現になっていないか
　客観的な目で見直してみることも大切です。

今週は、もたつきのない、すっきりした表現の仕方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　＜ 文章のぜい肉を取る（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　消極的な表現

　「分からないことがあれば、なるべく先輩に質問したりしています」

　上記の一文が、はっきりしない印象を与えるのは、
　「あれば」「なるべく」「したりして」
　といった言い回しの“ぜい肉”があるからです。

　本人は控えめな気持ちで書いたつもりでも
　読む側には回りくどくて、自信のない
　逃げ腰な印象を与えてしまいます。

　「あれば」は「あるときには」と書き換えてもいいのですが
　「分からないことは」とストレートに書くとすっきりします。

　消極的な印象を与える「なるべく」は
　「できるだけ」「できる限り」と書き換えると、
　積極性を示すことができます。

　ですが、“ぜい肉”を取る意味では
　ここでは取ってしまってよいでしょう。

　「質問したりしています」は
　「質問しています」と言い切る方が行動が明確になります。

　上記の点に留意して書き換えると
　「分からないことは先輩に質問しています」
　ですが、もう一歩進めて…

　「分からないことは先輩に質問し、その場で確認しています」

　のように
　自分がどのように対処しているかを添えると
　充実した一文になります。

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今週は、もたつきのない、すっきりした表現の仕方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　＜ 文章のぜい肉を取る（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　「～すること」

　「時間の大切さを教わることができました」
　「仕事で生かすことができるよう頑張ります」　

　上記の文にある「～すること」は
　使い始めるとクセになってしまい、
　自分でも多用していることに気づきにくい言い回しです。

　「多くのことを学ぶことができました」

　このように「こと」が繰り返されると
　もたついた文章になってしまいます。

　上記の文例は
　「教わることができました」→「教わりました」
　「生かすことができるよう」→「生かせるように」
　「学ぶことができました」　→「学びました」

　と書き換えます。
　このほかにも、下記の言い回しも言い切ると
　すっきりします。

　「～することができない」　　　→「～できない」
　「～することは避ける」　　　　→「～しない」
　「～とすることにしたわけです」→「～としました」

　一度、文章を読み返し
　「～すること」が繰り返し使われていないか
　確認してみましょう。

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今週は、要点がひと目でわかる簡潔なメールの書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　 ＜ 簡潔に書く（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　相手の都合を考える

　簡潔なメールを書くためには
　「結論を先に述べる」と
　繰り返し述べてきました。

　最後に、事例を挙げて説明しましょう。

（例文）————————————————–

　　当社では、誠実、迅速、正確に
　　一週間一括管理完了業務を行っております。

　　一週間に70件以上の商品注文があるため、
　　発送に少々時間がかかることをご理解ください。
　　本当に、ご迷惑をおかけいたします。

　　さて、このたびのご注文商品の発送ですが、
　　6日に全商品の梱包を行い、
　　7日入金決済確認の商品から迅速に発送となります。

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　上記の例文は
　「結論があと」になってしまっている例です。

　上記の例文に欠けているのは、
　「相手が一番知りたいことは何か」という視点です。

　自社の対応の説明が先になり
　相手が最も知りたい「いつ発送されるか」の情報が
　あとまわしになっています。

　これでは、いくら「誠実、迅速、正確に」と謳っても
　相手には届きません。

　では、結論から先に書きかえてみましょう。

（例文）————————————————–

　　このたびはご注文をいただき、誠にありがとうございます。
　　ご注文の商品は、6日に梱包を行い、
　　7日入金決済確認の商品から発送いたします。

　　当社では、一週間一括管理完了業務を行っており、
　　発送に少々時間がかかります。
　　可能な限り迅速に対応いたしますので、
　　ご理解のほど、お願い申しあげます。

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　このように、相手が知りたい「結論」から書き始めると
　「7日までに入金すればいいのだな」と
　相手に伝わります。

　結論から書くためには
　自分の都合より、相手の都合を考えることが
　最初の一歩です。

　相手にとって「何が必要な情報か？」を
　常に考える習慣を身につけましょう。