今週は、要点がひと目でわかる簡潔なメールの書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　 ＜ 簡潔に書く（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　気遣いはほどほどに

　相手への気遣いが、却って文章を長くしていることがあります。
　例を挙げてみてみましょう。

（例文）————————————————–

　　ずいぶん先のことだと思っていた○○会の例会が
　　近づいてまいりました。

　　梅雨入りで足元が悪い中ではありますが、
　　どうぞよろしくお願いいたします！

　　明日、レジュメなど、当方で印刷してお持ちするもの、
　　他に用意するものがございましたら、
　　どうぞお知らせくださいませ。

　　実は、いちばん△△さんのお話を伺いたいのは
　　私自身でもあり、明日がとても楽しみです！
　　どうぞよろしくお願いいたします。

　———————————————————

　上記の例文は、相手への気遣いに満ちた文章です。
　このメールを読んで、嫌な気分になる人はいないでしょう。

　ただ、この調子で、文章を続けていくと
　ちょっとした確認や
　事前の連絡で送信するつもりのメールが
　10行、20行と結構なボリュームになってしまう恐れがあります。

　送る側、受け取る側の親密度にもよりますが
　すべての文に気遣いをちりばめるより
　伝達すべき内容を簡潔にまとめ

　メールの冒頭や最後に
　相手を思いやる一文を添える方が
　効果的です。

　例えばこんな感じ。

（例文）————————————————–

　　いよいよ、○○会の例会が近づいてまいりました。
　　明日の例会での卓話、どうぞよろしくお願いいたします！

　　当日、配布の資料などございましたら、
　　お知らせください。準備しておきます。

　　このたびの△△さんのお話、
　　タイムリーなテーマだけに興味津々です。
　　楽しみにしています。

　———————————————————

　用件は最初の4行に凝縮し
　最後の3行に気持ちを込めています。

　このように用件は簡潔に伝え
　最後の数行に気持ちを添えると
　メール全体がキュッと引き締まります。
　

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今週は、要点がひと目でわかる簡潔なメールの書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　 ＜ 簡潔に書く（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　順番を考える
　相手に伝えたいことを、一度整理してから
　書き始めましょうと昨日、述べました。

　伝えるべき内容を整理する際、有効なのが
　「何から伝えるか」
　その順番を考えることです。

　メールに限らず
　文章を書く際の方法として多いのが
　あったこと、起こったことの順番に
　時系列に文章を書いていくこと。

　時間の流れに沿って書いていくのは簡単でもあり、
　経過を伝えたり、手順や工程を知らせる場合に有効です。

　しかし、
　そうでない場合も時系列で書いていくと
　結論が最後になってしまいます。

　文章の流れでいけば
　・理由があって、結論
　・原因があって、結果
　という場合でも、

　順番を変えて
　結論や結果を先に述べ
　「その理由は…」「その原因は…」と続けます。

　意見を求められた際も
　「～という理由で、私はこう思います」
　という順番を
　「○○について私はこう思います。
　　なぜなら、～だからです」
　と流れを変えてみます。

　そのほか、
　・急を要する内容
　・重要度の高い内容
　・興味や関心を引く内容
　なども、先に書くようにします。

　相手が欲しがっている返答、答えは何か
　をまず考え、返信の際はそれが最初に来るようにする。

　そうした書くべき順番を意識するだけでも
　無駄を省いたスリムな文章にできます。

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今週は、要点がひと目でわかる簡潔なメールの書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　 ＜ 簡潔に書く（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　伝えたいことを整理

　結論を先に述べる場合、
　まず、次の順番でメールに書くことを整理してみましょう。

　1）最も相手に伝えたいこと、聞き出したいこと（ポイント）
　2）その理由
　3）経過や詳細、補足

　例えば、
　1）異業種交流会の講師を依頼したいが
　　 可能か？
2）次回の会合のテーマが何で
　 その専門家から話を聞きたい
（ので、あなたに講師を依頼したい）
3）交流会の主旨、参加者はどんな人か
参加のメリット、謝礼など

　ところが、文章を組み立てるときは
　えてして上記の逆
　3）詳細→　2）理由→　1）ポイント
　の順に文を作ってしまうのです。

　こんな異業種交流会があり、もりあがっている。
　次はこんなテーマで話ができる講師を探している。
　ついては、あなたに講師をお願いできないか？

　というように
　書く側は順番立てて書いているつもりでも
　3）や2）の内容を書き込み過ぎて
　最も知りたい1）が後回しになってしまう
　ことが往々にしてあります。
　
　文章に限らず、電話や会話でも
　2）の理由を先に説明しようとして
　相手にポイントが伝わらず
　もどかしい思いをしたことがありませんか？

　メモでいいので、これから伝えようとすることを
　上記の1）2）3）に分けて整理してみましょう。
　
　簡潔に書くためには
　まず、相手に伝えるべき内容の優先順位を
　把握することから始まります。

今週は、要点がひと目でわかる簡潔なメールの書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　 ＜ 簡潔に書く ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 意外と先に書けない結論

　先週、異業種交流会で
　メールについての卓話をした際

　参加者から
　「メールがつい長くなってしまい、
　　相手に聞き出したいことがうまく伝わらない。
　　何度もやりとりが続くのを解消したいが
　　どうすればいいか？」
　という質問がありました。

　ビジネスメールの基本として
　「結論から先に書く」
　ことが挙げられますが

　実は意外と、結論から書くことが
　「できない」「できていない」という
　声を聞きます。

　結論を述べる前に
　理由や経過を書くことに力が入り
　最も相手に伝えたい（聞き出したい）項目が
　どんどん後回しになっていく…

　その結果
　読む側も結論に行きつく前の
　説明や理由や言い訳に気を取られ、

　書く側が求める回答とは別の返答をしてしまい
　却って話がややこしくなってしまった
　ということがあります。

　簡潔に書くために押さえるポイントは2つ。

　1）読む側が、最も知りたいことは何かを
　 　読みとる

　2）書こうとすることを
　 　まず整理し、順序立てて流れを作る

　これに尽きると思います。
　今週は、「結論から書く」方法を紹介していくことにしましょう。