今週は、受信したメールの整理法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ メール整理術（4）＞
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並べ替えと検索

メールボックスにたまったメールは定期的に整理しています。私の場合は、
一カ月に一回程度、手がすいたときに不要なメールを削除して、メールボッ
クスをすっきりさせています。

このとき活用するのが「並べ替え」機能です。
通常の設定では、送信日時順に降順（最新のメールが上に来る順番）でメ
ールが並ぶようにしています。

たまった受信メール、特にフォルダに振り分けていないメールを整理する
ときは、この並べ替えの設定を「送信者」にし、送信者ごとにメールが並
ぶようにします。

こうすると同じ相手からのメールで未読になっているものを確認できたり、
既読で処理済みのメールを削除するのがスムーズに行えます。

▼　迷子のメールは検索して探す
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
受け取ったはずのメール、送ったはずのメールが見当たらないときは
「検索」機能を活用します。

メッセージの「送信者」「件名」「内容」別に手がかりになる文字を入力
することで、迷子になったメールを探し出すことができます。

メールの検索といえば、Googleが提供している「Gmail」もかなり便利です。
普通に検索エンジンを使うような感覚で、自分のGmailで送受信したメール
を簡単・確実に検索できます。

明日は、Gmailによるメール整理法についてご紹介したいと思います。

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今週は、受信したメールの整理法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　                                        　 ＜ メール整理術（3）＞
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返信の優先順位

受信したメールを送信者別に優先順位をつけて振り分け設定する方法を
昨日は述べました。

返信のタイミング別に優先順位をつけて振り分ける方法もあります。
受信したメールを「即返信」「後で」「保存」という具合にフォルダで分
けて処理する方法です。

「即返信」フォルダには、急ぎの用件や重要な客先へのメールを振り分け、
すぐに返信します。

「後で」フォルダには、調べたり、調整が必要な用件、作業を済ませてか
ら送るメールを振り分け、処理します。

「保存」フォルダには、対処済みのメール、記録を後で見たいメールなど
を振り分けておきます。

このように対応の仕方別にフォルダに振り分け、ToDoリストのような形式
でメールを処理していくこともできます。

振り分けたメールには、さらにマークをつけたり、色分けをして、見落と
しがないよう、気が付きやすい方法を自分で決めておくといいですね。

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今週は、受信したメールの整理法についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　 ＜ メール整理術（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　フォルダの配列

目的・用途別にメールアカウントを複数設定している私は、アカウントご
とにメールを振り分け設定していることを、昨日は述べました。

神垣あゆみブログ

2007.07.30

【仕事のメール心得帖】メールの振り分け＜ メール整理術 ＞VOL.630

https://www.kamigaki.jp/blog/2007/07/30/vol-630/

今週は、受信したメールの整理法についてです。◆─────────────────────────────────◆仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　　　　 ＜ メール整理術 ＞◆─────────────────────────────────◆　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　メールの振り分け自宅用のパソコンを買い換えたため、昨日の日曜はメールの移行作業で一日つぶれてしまいました。私は Thunderbird というメールソフトを使っているのですが、アカウントの設定からメールボックス、アドレス帳を一括管理するファイルの移行が何度やってもうまくい...

アカウントごとに振り分けたメールは、さらに細分化し、
仕事用のアドレスに来たメールは、
客先別に設けたフォルダへ振り分けています。

振り分け用に複数のフォルダを設ける際、
フォルダの並びは上から五十音順にするのが一般的です。

ですが、重要な客先ややり取りが頻繁な客先のフォルダはできるだけ上位に表示したいので
フォルダ名を【　】で囲むことにしています。
そうすると五十音順に入力した社名や名前のフォルダより上位に配列されます。

「仕事用」というメールボックスに2つのフォルダを設けた場合、
同じ名前のフォルダでも【　】で囲むと上に配列されます。
図にするとこんな感じです。

　仕事用
　├【新聞社】
　└ 新聞社

フォルダ名は
数字、英字、カタカナ、平仮名、漢字
の順に配列されます。
ですから、上位に表示したいフォルダは、
TWとかCNというように社名を英字の略字表記にしています。

振り分け用のフォルダを複数設けている場合は、このようにフォルダの並びに
優先順位をつけておくと分かりやすいです。

＜ 追記 ＞
フォルダ名には【　】のほかに
記号の「＃」を付けても上位表示されます。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　　　　 ＜ メール整理術 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　メールの振り分け

自宅用のパソコンを買い換えたため、昨日の日曜はメールの移行作業で一
日つぶれてしまいました。

私は Thunderbird というメールソフトを使っているのですが、アカウント
の設定からメールボックス、アドレス帳を一括管理するファイルの移行が
何度やってもうまくいかず、結局、古いパソコンを立ち上げ、その画面を
見ながらメールの設定を一からやり直す始末。疲れました。

メールボックスを整理しなおしたので、今回は受信したメールの整理法を
テーマに述べていきたいと思います。

▼　目的・用途別に振り分け設定
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールを受信する際「振り分け機能」を活用している人も多いことと思い
ます。一日に複数のメールを受信する場合は、振り分け機能を活用すると、
大事なメールが他のメールにまぎれて迷子になるということもなくなりま
す。

私の場合は、メールアカウントを複数設定し、目的・用途別に使うメール
を分けているので、受信メールも、まずアカウントごとに振り分け設定し
ます。

アカウントは、このメルマガ専用、他のメルマガ購読用、仕事のやり取り
用、毎年販売しているカレンダーの対応用、私信用といったところです。

アカウントごとに振り分けたメールをさらに送信先別に振り分けています。
こうするとひと目で、誰からメールが来たかがわかります。
その際の工夫は明日、お伝えします。

▼私が使用しているメールソフト
Thunderbird

Thunderbird

 

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184 Pockets

Thunderbird — メールを簡単に。

https://www.thunderbird.net/ja/

メッセージの高速全文検索、タブ表示、アーカイブ。設定も簡単で、カスタマイズ自由自在。そんなメールソフトが Thunderbird です。

▼Outlook Express

support.microsoft.com
 
 
4 Pockets
仕分けルールを使っ&#x30...
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/仕分けルールを使ってメール-メッセージを管理する-c24f5dea-9465-4df4-ad17-a50704d66c59
Outlook のルールを使用して、メール メッセージをフォルダーに自動的に移動する方法、メッセージにフォローアップのフラグを設定する方法、メッセージに応答する方法、カスタム ルールを作成する方法。

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またもや広島限定情報ですが・・・

昨日の中国新聞朝刊の読書欄に、この本の書評を書きました。

個人的にもオススメの一冊です！

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ネットオークションの取引終了後に届いたメールです。
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早々にお振込み頂き、誠に有難うございました。
商品無事に届いたと伺い安心致しました。
この度は、本当に有難うございました。
またのご縁がありますことを願っております。
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丁寧な文章なのですが、一本調子で事務的な感じがします。次のように
書き換えてみました。
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この度は当方とお取引いただき、誠にありがとうございます。
早々にお振込みいただき、重ねてお礼申しあげます。
商品も無事に届いたと伺い、安心いたしました。
またのご縁がありますことを願っております。
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最初の文面では、「有難うございました」が二度繰り返され、
文末が続いて「ました」になっているため、単調な印象を受けます。
こんなときは、文末の表現に変化をつけると読みやすくなります。

文章の流れも変えてみました。「ありがとう」のお礼の言葉は冒頭で述べ、
お礼が続く場合は「重ねてお礼申しあげます」と書き方を変えて表現する
とくどくありません。

もうひとつのポイントとしては、平仮名です。
「有難う」を「ありがとう」に、「致しました」を「いたしました」に書
き換えています。

漢字が多いと文章が硬く見えるので、このように部分的に平仮名に書き換
えると文面にやわらかみが出ます。

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