今週は、同じ読みで意味が違う言葉についてです。
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　仕事のメール作法　＜言葉の違い＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「意志」と「意思」

今週は、間違いやすい同音異義語の意味や用法の違いを
確認していきたいと思います。

▼「意志」と「意思」

「いしが強い」というときの「いし」はどちらの漢字を使うでしょう？

「意志」ですね。
ものごとを成し遂げようとする心のことを「意志」
「持っている考えや思い」を指すのが「意思」です。

「～したい」と思う気持ちを表す「意志」は心理学用語に多く見られ、
「意志が強い」「意志を貫く」「意志薄弱」のように使います。

一方、一般的に「考え」を表す「意思」は法律用語に多くみられる言葉で
「意思の疎通」「辞任の意思」「意思表示」のように使います。

▼「異義」と「異議」

異なった“意味”を指すのが「異義」
異なった“意見”を指すのが「異議」です。

「同音異義」は、同じ音で異なる意味の言葉のことで
「異議申し立て」は異なる意見を申し立てること。

もうひとつ、
「有意義」の「意義」は
ものごとの価値や重要性を意味する言葉です。

漢字一字の違いで意味が変わってくるので
文字を入力する際に気をつけましょう。

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Category: 間違えやすい言葉, ＰTag: 「異義」と「異議」, コミュニケーション, ビジネスメール, メール対応, 同音異義語

2009年10月9日

【仕事のメール心得帖】メールでよいか、考える＜読み手の負担を考える（5）＞VOL.1139

今週は、メールを読む側の負担を軽減する書き方についてです。
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仕事のメール作法　＜ 読み手の負担を考える（5）＞
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メールでよいか、考える

今週は、読み手の負担にならないメールの書き方について
ご紹介してきました。

メールにして送信すると却って用件が複雑になる
まどろこしくなるということはありませんか？

私はよくあります。

だから、
メールに用件をまとめるのに時間がかかりそうなときは
電話で説明する方が早いですし
急ぎの用件も電話で伝える方が確実だと思っています。

これは送り手の都合でもありますが
読み手にとっても、
用件ごとに複数のメールが一気に送られてくるよりも

確認項目をリストアップして
電話でやり取りしながら
1項目ずつ処理していく方が早い場合もあるでしょう。

このようにメールに依存しないことも
読み手に負担をかけない伝え方といえるのではないでしょうか。

▼　そのときメールが最適か！？　の判断
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
やり取りの経過を記録として残すために
メールでの返信重ねることが必要な状況も確かにあります。

ですが、どれだけの割合で
その残されたメールの記録を読み返すのでしょうか。

顔が見える距離にいるのにメールでやりとりするより
直接席まで行って、案件をかたづける方が
お互いの時間の節約になることもあります。

そのとき
最短で、確実に処理できる方法として
メールが最適かどうかの判断は常にしていく必要が
あると思います。

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2009年10月8日

【仕事のメール心得帖】文字量の目安＜読み手の負担を考える（4）＞VOL.1138

今週は、メールを読む側の負担を軽減する書き方についてです。
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仕事のメール作法　　　　　　　　＜ 読み手の負担を考える（4）＞
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文字量の目安

今週は、読み手の負担にならないメールの書き方について
ご紹介しています。

1回のメールの文字量の目安としたいのが
パソコン画面をスクロールせずに読めるボリューム。

画面を下へ下へとスクロールしないといけないほど
文字量が多い場合は
Wordなどにまとめて添付する方が得策です。

メールは、ご存じの通り
行間が詰まっているので
通常の文書を書く時よりも
改行の頻度を高くして、文章をまとめないと
見た目の圧迫感が強いのです。

たいした文字量でなくても
詰め打ちでびっしり文字で埋めてしまうと
圧倒されて、読む気がしなくなるという
ことも…。

かといって
一行ごとに改行した文面というのも
全体的に見たときにパラパラして
これもまた読みづらいものです。

1行の文字数、改行の頻度は
自分でより心地いい状態に調整していく必要がありそうですが

1回のメールのボリュームとしては
1画面に収まる量を目安に、
文章をまとめ、整理する習慣を付けることをお勧めします。

さらに、
用件ごとにメールを分けることも心掛けたいポイントです。

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2009年10月7日

【仕事のメール心得帖】個別に指示＜読み手の負担を考える（3）＞VOL.1137

今週は、メールを読む側の負担を軽減する書き方についてです。
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　仕事のメール作法　　　　　　＜ 読み手の負担を考える（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　個別に指示

今週は、読み手の負担にならないメールの書き方について
ご紹介しています。

複数の人に同時にCCでメールを送るとき
全員に読んでほしい内容だからCCにするわけですが
実際は、もっと個別に知らせたいこともあると思うのです。

そういうときは
CCのメンバーの名前別に個別にコメントします。

例えば、こんな感じです。
——————————————-
To：田山さん
CC:浜村さん, 永田さん
件名：○○社　取材記事の件

お世話になります。神垣です。
○○社　取材記事の件ですが
先方取材が9日10時に決まりました。

＞田山さん
取材日程決まりましたので、撮影準備お願いします。
人物2名、室内です。詳細は別メールで後ほど。

＞浜村さん
田山さんの写真が10日にあがるので、
レイアウトよろしくお願いします。

＞永田さん
同時進行で原稿進めてください。
連休明け13日アップでいかがでしょう？
——————————————-

こうしておけば、
極端な話、自分の名前のところだけ読んでおけば
指示の内容は把握できます。

▼　CCメールで“その人仕様”の指示を出す
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同じ仕事でも
それぞれ役割が違うので
一度にCCで送信するにしても
個別に指示を出す方が、結局はミスがなく
正確に伝わります。

さらに、個別に込み入った内容をやりとりするときは
CCからはずれて、改めて個別にメールすれば
他の人は余計な内容を目にする必要がありません。

一度に複数の相手に送信する場合も
個別にポイントを整理して
“その人仕様”の指示を出す書き方をすると