読者からも「気になる言葉」が続々と…。 ◆────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法     < 読者からのおたより
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                  「気になる言葉」番外編

日ごろ「気になる言葉」を教えてください、と呼びかけたところ、早速、読者
のかたからおたよりをいただきました。書き言葉よりも話し言葉についてが多
かったのですが、共感するものばかりでした。ご紹介します。

■「~じゃないですか」
自分の言い方を納得させようと聞こえるんですね。かなりの抵抗感があります。
無礼に念押し、押しつけがましい。           (読者 E.Sさん)

→よく耳にしますね。知っていて当然、という前提のもとに会話が進んでいく
ようで、暗に同意を促す押しつけがましさを感じます。「私ってまじめじゃ
ないですか」と言うその相手、どう見ても不まじめってことはよくある話。

強引な表現としては「~させていただきます」もあります。丁寧なようで強
引。私もつい使ってしまう言葉なので、気をつけなくては。

■「~なんですよ、はい」
最後の「はい」。たとえば「この辺りに置いてあるのは、新作なんですよ、はい」。
言ってしまう気持ちもわかりますが、気持ち悪いです。  (読者 Y.Tさん)

→「はい」以上に気になるのが最後の「うん」。「~なんですよね、うん」
「もうご覧いただきましたか、うん」。こちらが同意する前に発せられる
「うん」が耳障りです。話し言葉だけではなく、ブログやメルマガでもたま
に目にします。相手に聞いたり同意を得る前に、自己完結してしまったので
は、対話は成り立ちません。

■「申し訳ありません」
「申し分けありません」と使う人もいますが、「訳」が正しいですよね。
(読者 T.Aさん)

→「申し訳ない」の「訳」は理由を意味し、「言い訳のしようがない」詫びる
気持ちを表す言葉です。デジタル大辞泉によると「訳」は「分け」と同語源と
あり、それが混同の原因になっているのかもしれません。

そのほか、和語でも「ご」をつける例として挙げた「ご入り用」に対して、読
者のかたから次のようなご意見をいただきました。

「ご入用(ごにゅうよう)」から「ご入り用」と使用されるようになったので
はないでしょうか? (漢語の前に「ご」をつける)ルールは生きていると思
います。私は「お入り用」を使っています。       (読者 R.Sさん)

この場合も、言葉の本来の意味をたどると違いに納得できますね。

▼ 「くずす」前に基本を身につける
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
着くずすならぬ「言いくずす」現象が日常的な言葉づかいにも多く見られます。
基本を知り、基礎ができたうえで「くずす」のと、知らないまま「くずす」の
とでは大きな違い。

くずす加減、TPOに合わせた使い分けを意識しているつもりですが、つい安易
に使っている言葉も多いです。

洋服も着物も粋に着くずすには年季がいります。粋に言いくずせるようになる
には、もっと言葉の基礎を鍛錬する必要がありそうです。

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今週のテーマは「質問の仕方」です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法        < 質問の仕方(2)
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メールで質問をする際のポイントをご紹介します。

▼ まずは自分で調べる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
人に聞くほうが早い。というのは確かにあります。

でも、質問する前に一度は自分で調べることも必要です。一から人に聞く
より、せめて二か三くらいまで予備知識があれば、「どこがわからないか
がわからない」という事態からは抜け出せるはず。

質問も丸投げするより、ひと手間かける。

料理だって、だしの素よりかつお節と昆布でとっただしのほうがおいしい
ように、面倒でも、ちょっと手間をかければ、得る結果も違ってきます。

▼ 相手が回答しやすい状態を作るには…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
かくゆう私も、ネットを始めたばかりのころは、むやみやたらに人に質問
して「自分で調べてみましたか?」と注意されたクチです。

よくあるのが「SOHOってなんですか?」「ライターになるにはどうしたら
いいですか?」という総花的な質問。

「SOHO」の意味は検索エンジンで検索すれば、わかります(「知りたい言
葉+とは」で検索するのがコツ。この場合「SOHOとは」で)。ライターに
なるための一般的な方法はお答えできますが、その人の状況や経験が具体
的にわかったほうが実情に沿った適切なアドバイスができます。

相手が回答しやすい状態を作るためにも、事前の準備は怠りなく。

ある程度自分で調べてから質問する習慣をつけましょう。以前なら図書館
へ行ったり、専門家に聞かなければわからなかったようなことも、インタ
ーネットで解決されることが多くなりました。

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今週のテーマは「質問の仕方」です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法          < 質問の仕方
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今週は、メールで質問をする際のポイントをご紹介します。

▼ 何度も質問しない工夫
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
質問にも技術がいります。質問上手は仕事上手。といういわけで、今週は
メールで質問上手になるコツをご紹介します。

メールで質問をする際、気をつけておきたいこと。それは、何度もメール
のやりとりをしないで済む配慮です。

できれば、一~二往復のやりとりで済むように心がけたいですね(私の目
標は一往復半のやりとり。半はこちらから出すお礼のメール。それで完結
するように心がけています)。

何度も何度もぱらぱらと質問するのは、それだけ相手の時間と手間を奪っ
ていることでもあり、迷惑な話。質問する側にいるときは意外と気づかな
いものですが、自分が回答する側になるとよくわかります。

▼ 見ためを意識して書く
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
相手を手間取らせないようにしよう、という気持ちがあれば、自ずと質問
の仕方も工夫するようになります。

たとえば、質問を項目別に分けたり、箇条書きにして一度にまとめて尋ね
ると、見た目にもわかりやすく、回答もしやすいです。

メール全体のレイアウトはつい見落としがちですが、読みやすく整理して
書くことを意識するしないでは格段の違い。全体を把握して、見え方を計
算して書くことも必要です。

ぎっちり文字が詰まったメールは圧迫感があり、読みづらいもの。文意ご
とに適度な改行を入れ、行間をあけるようにするだけでもすっきりきれい
に見えますよ。

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今週は「メールの小ワザ」フルスロットルでお届けします。

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仕 事 の メ ー ル 作 法    < メールの小ワザ
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ちょっとしたメールの留意点や注意についてです。

▼ 月日の表記
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「明日」「あさって」という表記は間違いのもと。間違いを避けるために
も、面倒がらずに日時や曜日を表記しましょう。

私も実際に受け取って判断に困ったのが、深夜12時前後に届いた「明日の
打ち合わせは、△□でお願いします。云々…」というメール。明日がその
日なのか、翌日を意味するのか、微妙にわからないのです。

返信で「明日とは○日のことですね」と念押しをして、確認が取れたので
よかったものの、待ち合せや打ち合わせの日時を決定する際には誤解を生
みやすいですよね。

▼ 候補日を挙げて調整
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

打ち合わせや取材の日程を決める際、複数の人と日程調整が必要な場合も
あります。そんな時は、第三候補ぐらいまで都合の良い日時を挙げてもら
い、調整するようにしています。決めでいきなり○月○日と指定して、一
回で都合の良い日が決まるとは限らないからです。

もしくは、「勝手を申しあげますが、当方の都合を先に申しあげますと…」
という断りを入れたうえで、こちらの都合の良い候補日を挙げ、先方に選
んでもらう場合もあります。

日時の決定は、メールのやりとりが少なく、かつ、間違いなく確定できる
やりとりを心がけたいですね。

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今日は「誤解を招くメール」の3回目です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法   < 誤解を招くメール(3) >
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昨日に引き続き、誤解を招く自意識過剰なメールについて考察します。

▼ 過度の期待は重荷
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
ビジネスメールというより、私的にやりとりするメールによく見られる傾
向ですが…。

自分がこれだけ思いをこめて書いているのだから、相手からも相応の返信
があって当然という考え。危険です。

過度の期待は、相手にとっては単なる重荷。

返信ほしさに必ず問いかけの一文を入れて引っぱり、相手の答えを待つメ
ール。楽しくやりとりしているうちはいいですが、なにごとも過ぎたるは
及ばざるが如し。ほどほどが肝心です。

▼ 必要以上に求めない
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
仕事のやりとりでも、客先へのメールに必ずしも返信があるとは限りませ
ん。自分から報告や連絡はマメにしても、客先からの返信は必要以上に求
めない。むしろ、相手が何度も返事をしなくて済むような書き方を工夫し
たいですね。

報告も連絡も確認も、一往復程度でやりとりしたあと、こちらから「あり
がとうございます」「了解しました」で締めて終わり。というのが程よい
流れではないでしょうか。

▼ 余計な感情は差し引いて
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
報告、連絡と
愚痴、文句は違います。

前者は事実や状況を端的にまとめ、伝える行為。
後者は一個人の問題を他人まで巻き込んで事を大きく膨らませる行為。

ビジネスの場で求められているのは、いい笑顔とはぎれのよいやりとり、
ローにもトップにもすぐさま切り替えられるニュートラルな対応力。
結局のところ、業務が滞りなく確実に進んでいけばいいわけです。

プロジェクトの一員、チームの一員として目的を達成するための
自分の役割を把握すれば、メールに余計な感情を差しはさんだり、
いちいち内面お吐露している場合じゃないと気づくはず。

自分の思いを加味して感覚的・主観的に判断するのではなく、ちょっと引
いて客観的かつ冷静に事実を捉え、判断する。ビジネスメールを書くうえ
でも意識したい点です。

過剰な自意識はいきなり消えてなくなるわけでもないので、持っておくの
はよしとしても、仕事の場では持ち出さないに限ります。

明日は「仕事美人列伝」。メール上手な“仕事美人”をご紹介します。

ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
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仕 事 美 人 へ の 道  < 書籍「 LOVE BRAIN 」>
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毎週金曜日は「仕事美人への道」と題し、おすすめの映画や書籍を紹介し
ます。第2回は、黒川伊保子 著「 LOVE BRAIN」です。


LOVE BRAIN―行為を紡ぐ男性脳 言葉を紡ぐ女性脳

▼ 「飽きた、と云ったら、どうする?」
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
自分の大好きな人からそう言われたら…。あなた、どうしますか?

私なら、その場から一気に500メートルは意識が吹っ飛び、次の言葉が出
てこない。考えただけでも恐ろしいです。でも、この本の答えはこうです。

「気にしない」

そんなこと、言えますか~? 今の私はよう言いません。本書では、こう
続きます。

「気にしないで、来週もデートのおねだりをする。気にしないで、機嫌良
く、彼の傍らにい続ける」

大人だ~。大人すぎる! で、その心は?

「なぜなら、男は、共有する時空に飽きたくらいじゃ、その女を嫌いにな
らないからだ」。

本当にそうですか? 男性のあなた。こんなに自信満々に言いきってみた
いよ、私も…。

この「気にしない」と言えるに至るには、女性脳と男性脳の性質の違いを
理解することが必要なようです。その具体的な例を挙げながら記されてい
るのが「 LOVE BRAIN」です。

▼ 女性のメールが饒舌で長い理由
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「前置きが長いメールは、女性に多く見受けられます」と、このメールマ
ガジンのVOL.6で申しあげました。

女性のメールはなぜ饒舌で長いのか。男性のメールはなぜそっけなく短い
のか。それも女性脳と男性脳の性質の違いを知れば納得します。

本書によると、女性脳の思考空間は基本的に一つなのに対し、男性脳のそ
れは、複数あるのだとか。

仕事中でも子どものことを考えたり、アイロンをかけながら夕食の献立に
思いをめぐらす、というふうに同時多発的に物事を考え行動に移せるのが
女性。

一方、仕事、家庭、趣味、恋愛など、それぞれ思考空間が分かれていて、
仕事モードに入ったら、即座に他のことは忘れてしまうのが男性なのだと。

▼ 男性脳型にモードを切り替える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「女は、すべての思考アイテムが、一つのテーブルに載っている。
男は、いくつかのテーブルを持っていて、そのテーブルごとに世界観や
誠意が違う」

ですから、メールでもしゃべるように延々と長くなっていくのが女性。何
が正しいかと言うことより、何がうれしく、楽しく、好きかが基準で、そ
のようなやりとりの中からものがたりを膨らませていく傾向にあるようで
す。

一方、機能と効率を追求する男性は、延々と長引くメール、仕事以外の話
題がさしこまれるメールは苦手。仕事モードに入っているときには別のモ
ードの介入は許しがたい模様。

この男性脳と女性脳の違いを知れば、今まで異性に対して抱いていたわだ
かまりが一気に解消します。

そして、ビジネス・メールをやりとりする際は、女性も男性脳型にモード
を切り替えて行うと滞りなく進めることができそうです。女性のあなた、
ちょと試してみませんか?

▼「 LOVE BRAIN―行為を紡ぐ男性脳 言葉を紡ぐ女性脳

著者の黒川伊保子さんは、コンピューターメーカーでAI(人工知能)研
究に携わり、ロボットの情緒を追求。ことばの不思議や、情緒の謎をビジ
ネスに活かすコンサルタントとして活躍中です。

本書では、彼女のパートナーである“私の大好きな人”と息子とのかかわ
りを例に挙げながら、男性脳と女性脳の違いが語られていきます。この両
者の違いが“腑に落ち”理解できるようになるのが女の40歳なんだとか。

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お す す め メ ル マ ガ
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私が好きで読んでいるメールマガジン、おすすめしたいメールマガジンを
ここで順次紹介していきます。

隔週で紙飛行機のようにふわりと届く田村幸樹さんのメールマガジンです。

登場する物作り人たちの言葉がいいんです。

たとえば、“技術を教えても作るのは一人一人違う人間が作るんでしょ。

だったら、同じ物なんかできっこないよ・・・・”

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【関学出て鞄職人?】

バギーポートの鞄を作っている鞄職人の私が、様々な魅力ある物作り人と
出会い成長して行く様を時におかしく、時に悲しく思いつくままに綴って
います。物作り人必読!

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~かおりん、たむたむの裁断したろかあーー~も必読!

 

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