今週は、伝達手段としてのメールの安全性について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　＜ メールの安全性（3）＞
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隠しきれない表記のクセ

ファクスのメールにない利点として

・メールは削除したり、文章を変えることが簡単にできるが、
ファクスは一度印字されると、破って捨てない限り残り、
書き換えもできない

と前回の記事に書きました。

▼メールか？　ファクスか？ ＜ メールの安全性（2）＞ VOL.2833

あってはならないことですが
メールは人が書いた文に手を加えて、あたかもその人が書いたように
改ざんすることもできてしまう危険性があります。

しかし、見破ることも可能だということを
下記の記事を読んで思いました。

▼昭恵夫人Facebookコメントも“危機対応の誤り”か

事の真偽は別として、この記事で興味深かったのが
「形式面から、このFBコメントは、少なくとも、
昭恵夫人の他の投稿とは多くの点で異なり、
昭恵夫人自身が自ら書き込んで投稿したものかどうか疑問がある」
という指摘です。具体的には次の2点を挙げています。

1）昭恵夫人のフェイスブックの投稿は、
すべて年号が西暦表示になっており、数字はすべて半角表示であるのに、
このコメントでは年号が元号で表示され、
数字がすべて全角で表示されている。

2）昭恵夫人が使うとは考えにくい、
典型的な「役人用語」が多く使われている。

こうした表記の習慣や癖は
個人ごと、あるいは属する組織ごとに
「型」のようなものが確かにあります。

特に、1）の数字の表記の違いは個人の習慣が出やすいです。

手前味噌な例になりますが
私は通常のメールのやりとりも、このメールマガジンでも
数字や英文字の表記は「半角英数」で統一しているのですが、

受け取るメールによっては
「全角」になっているケースも多いです。

そのため、
相手のメールを全文引用して返信するときに
相手のメール文は英数字が全角なのに、
自分の文章は英数字が半角で、
見た目がちぐはぐな感じがして気になることがあります。

英数字の表記のほかに
句読点の表記も
「、」「。」の場合と
「，」「．」で統一されている場合があります。

こうした違いは、どちらの表記が正しいということではなく
個人や組織の習慣や統一のルールが異なるので
馴染んだ表記の方を誰しも使いやすいものです。

仕事のメール文は硬い表現や言い回しを使い、
SNSによる私的なやりとりの時はくだけた表現に
使い分けている人は多くいますが

英数字や句読点の表記は
私的なメールや投稿でもつい
日頃の習慣が出てしまいます。

こうしたちょっとした表記の習慣の違いが
書き手の違いにきづくきっかけになることは
あると思います。

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今週は、伝達手段としてのメールの安全性について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　＜ メールの安全性 ＞
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メールで騙されないために

今日の中国新聞朝刊1面に、こんな見出しの記事が出ていました。

「企業版『振り込め詐欺』横行　ビジネスメールで送金要求」

取引先企業になりすまして電子メールを送り、
偽の銀行口座に多額の現金を振り込ませる
「ビジネスメール詐欺」の被害が
世界で2万件もあるとのこと。

メールがハッキングされ、
企業間のやり取りが盗み見されていた可能性が高く

メールアドレスを
正規のアドレスのアルファベットをわずかに入れ替えたり、
削除したりして、気がつきにくいように細工。

一般的な詐欺との違いは、
企業の業務メールを盗み見て、会社のルールを調べ上げたうえで、
見破られにくい偽メールを送る手口が多いのだとか。

メールをハッキングする手法は、
情報を盗むウイルスを送り込むほかに、

社員に対してIT管理者を装う偽メールを送り、
メールで使うID、パスワードを入手していることも。

被害の多くは英語のメールですが、
日本語のメールで同様の詐欺が行われるようになるのも
時間の問題かもしれません。

不審に思うメール、例えば
・振込先の変更といった、通常と異なる対応を求めらる
・メールで使うID、パスワードなどを求められる
といった通知や問い合わせには
すぐにメールで返信したり、安易に対応したりしないことが
重要です。

不審なメールのアドレスや差出人名も
注意して確認を。

メール対応が主流となり、
「メールで済む用件は電話で連絡しない」
「ファクスはほとんど使わない」
といった会社も増えていますが

手間がかかっても
送金や情報管理に関わる疑わしい内容のメールについては
電話やファクスなど、メール以外の手段で
相手に確認をとりましょう。

今週は、今一度
メールによる伝達の安全性を見直してみたいと思います。

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【しごび】 か ら お 知 ら せ
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前回のメールマガジンで取り上げた
「下記」か「以下」か？
について、どちらでもよいと記事に書いたのですが、

配信後に読者から指摘があり、
「下記」を用いるのが適切と知りました。

バックナンバー用のブログで訂正するとともに
訂正後の記事が「まぐまぐニュース」でも紹介されているので
ご覧になってください。

▼「下記」か「以下」か？＜ 読者からの質問（5）＞ VOL.2831

▼【メール作法】相手の文を引用するのは失礼？　専門家に聞いてみた

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今週は、読者の方からの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　　＜ 読者からの質問（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「下記」か「以下」か？

＜読者からの質問＞————————————————

以前からお尋ねしようと思っていましたが、
会社での書類の記載について伺います。

会社では色々な稟議や、許可申請が上がってきますが、
申請者の記載方法に下記2種類があります。

1）　下記申請（を）ご許可下さい。

2） 以下の申請、ご（を）ご許可下さい。

要するに「下記」か、「以下」のどちらかという問題ですが、
理由は特にないものの、私は「下記」の方がしっくりくると思います。
ご教示頂ければ幸甚です。
（読者 Tさん）
——————————————————————

「下記」も「以下」も
会社関係の書類やメールでよく使われている言葉です。

意味を調べてみると
「下記」は、ある文章のあとに書き記すことや、その文章を指します。

対して、「以下」は、
これから後に述べることを指す以外に、

・数量・程度がある基準を含み、それよりも下であること
例）100円以下は切り捨て
・代表として挙げる語をはじめとして、それに類するもの全部
例）社長以下の役員全員
といった意味もあります。

「記」で始まり、「以上」で終わる「記書き」が
ビジネス文書ではよく使われます。

※参考
「記書き」に注目＜ メール仕様に書きかえる（3）＞VOL.1535

「記書き」の上にくる文では、
「下記の通り」と「記書き」を指す一文を入れます。

辞書には、「以下」とは「下記」のこととしているものもあり、
下にくる文章を指す場合には「下記」を使うのが適切と考えます。

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【しごび】 の お す す め
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いよいよ、来週開催です。
ぜひ、一度あなたも「快画」体験を！

わたしが「快画塾」へ通う理由

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感性を刺激する体験の場。描いてクリエイティブな能力を育てる！
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4月7日（金）　「ビジネスパーソンのための快画塾」開催
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日　時　2017年4月7日（金）　18:30～21:30

会　場　SO＠Rビジネスポート　4Fセミナールーム
（広島市中区広瀬北町3-11 和光広瀬ビル）

受講料　3500円　（税込）

定　員　20名　（最少催行人数10名）

今週は、読者の方からの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　＜ 読者からの質問（4）＞
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「ビッグイベントが開催」？

＜読者からの質問＞————————————————

最近、時々気になる文を見かけます。

例えば、「ビッグイベントが開催！」

という文の発信者が主催者だったり。
主催する側なら「を」の方がしっくりきます。

もう一つ、「○○で住もう」

○○に地名が入る文。私は、「に」の方が落ち着きます。
「みんなで住もう」なら気にならないのですが・・・。

こういった格助詞？の使われ方は、適切なのでしょうか？

（読者 K.Yさん）
——————————————————————

日本語は主語を書かなくても通じてしまうところがあるので
こうした間違いが起こるのだと思います。
間違いの原因を推測してみましょう。

「ビッグイベントが開催！」の文の主語は主催者なので、
「○○（主催者）がビッグイベントを開催！」と書き、

主語を省くと
「ビッグイベントを開催！」
となります。

本来、主語に付くはずの「が」を
目的語である「ビッグイベント」に付けた間違いが
「ビッグイベントが開催！」の文です。

「ビッグイベント」を主語にするのなら、
「ビッグイベントが開催されます！」としますが、
「されます」を省略し、
「ビッグイベントが開催！」としている可能性もあります。

見出しとして文を強調するために
他の言葉を省いて、短く言い切ることはありますが、
この場合「開催されます」の「されます」を省くと意味が通りません。

短く言い切るなら
「ビッグイベントを開催！」
とするのが適切です。

「○○で住もう」は、 K.Yさんが書いている通り
「みんなで住もう」とか、「家族で住もう」のように
○○に主語「みんな」や「家族」がくれば問題ありません。

この文に目的語として場所を入れると、
「家族で広島に住もう」となります。

主語「家族」を省くと
「広島に住もう」。

「広島で住もう」という文は
本来、目的語である「広島」を
主語と間違えて使っていると推測できます。

メールでも主語を省いた文が見受けられ、
それに伴い、上記のような助詞の間違いが起りやすいです。

何が主語で、何が目的語か。
「いつ」「どこで」「誰が」何をするのか。

ということを考えて文書を書く習慣をつければ、
助詞の間違いは防げると思います。

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齋藤孝氏の著書「偏愛マップ」をもとに
ゆるく集まりましょう。

★————————————————–★
『偏愛マップ』を参考にゆるく交流する会
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4月8日（土）　「偏愛カフェ in ひろしま」　
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日　時　2017年4月8日（土）　13：00ごろ～16：00ごろ

会　場　神垣あゆみ企画室　（広島市中区国泰寺町一丁目9-27）

参加費　無料

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相手の文章の引用は失礼？

＜読者からの質問＞————————————————

「インラインにて失礼します」
という書き出しで、相手のメールの引用文を貼り付けて、

それに対して回答するようなメールの書き方をするのですが、
それは「失礼」なのでしょうか？

引用することが、ビジネス上では丁寧な作法ではないと捉える方
がいるのでしょうか？

[例]——–
>打合せの件、ご都合のよい日時をお知らせ願います。

2/21(月)午後、または2/23(水)終日で調整可能ですが、
2/21(月)15時から16時でいかがでしょうか？
——–

私は、相手から受信したメールの「この部分に対して回答しています」
が明確になり、むしろ丁寧なのではないかと考えています。

また、相手がいくつかの質問を記載していた際に、
回答漏れを防止することも期待できます。

やはり、相手との関係（クレーム客、顧客、上司など）で
引用文を使うかどうか判断するのが適切なのでしょうか？
（読者 T.Mさん）
——————————————————————

質問にある「インライン」とは、
メールの返信をする際、相手の文章を全文引用して、
応答文を数行おきに挟んでいくような書式を指します。
（IT用語辞典 E-wordsより）

相手のメール文を引用することが失礼に当たるか否かは
会社や個人により、捉え方が異なると思います。

返信のたびに全文引用を繰り返した場合
メールの文字量が無用に増えるため、
それを相手に対して失礼と捉えるケースは実際にあり

私の客先でも、相手のメール文は引用しない
と社内で徹底している会社があります。

ただ、このように引用しないケースより
引用しているケースの方が
実感としては多いです。

理由はT.Mさんの質問にあるように
相手から受信したメールの「この部分に対して回答しています」
ということが明確になり、分かりやすいからでしょう。

このように
相手のメール文を引用して返信する利点もあるので
「引用は失礼」とは一概に言えないと思っています。

私自身は、引用するかどうかは
相手のルールや習慣に合わせるようにしています。

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