今週は、わかりにくい文章について取り上げます。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 Begin の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　 ＜ 伝わりにくい書き方 ＞
◆─────────────────────────────────◆
主観的な表現

メールや文書では
書き手である自分の思いや意図が
読み手である相手にうまく伝わらず
誤解を招いたり、残念な思いをしたりすることがあります。

肯定したのに、否定的に受け取られたり
悪気はないのに、相手を傷つけたり
言葉が足りず、別の解釈をされたり……

と、表現や文章の書き方がまずいと
相手に理解してもらうために
通常の何倍も「伝える労力」を要することになります。

単純なミスの一つに
「先ほどの電話の件ですが・・・」
の「先ほど」のように
伝える側の主観的な表現があります。

自分にとっては「ついさっき」だから
相手にも分かるだろうとメールで送信しても

そのメールを相手が
送信の3時間後に読んだとしたら、
自分にとっての「先ほど」＝9時半ごろ
相手にとっての「先ほど」＝12時半ごろ
と解釈が異なり、間違いのもとです。

「先ほど、見積もりについてお願いした電話の件ですが
補足事項として・・・」

のように「先ほど」の後に
電話で話した内容を書き添えると
相手にも、メールにある「先ほど」が特定されます。

今週は、このように
「伝わりにくい書き方」の例を挙げ
その対策を紹介していきたいと思います。

★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ　世界の旅ごはん」5月13日刊行。
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

書けるいい女になりましょう。大和言葉で書く一筆箋講座「行書コース」開講

2005年創刊！　ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中。
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました！

iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

今週は、メールで断るときのポイントについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　                ＜ 断り上手なメール（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　断りメールのパターン

断りのメールを送るとき、覚えておくとよい
パターンがあるのでご紹介しましょう。

1）相手への感謝　…　自分へ声をかけてもらったことへのお礼
2）断る理由　　　 …　断りを入れる理由
3）断り　　　　　 …　断り
4）フォロー　　　 …　次のアクションにつなげるひと言、あるいは
相手の要望に対して、自分が可能な対応を提案

上記の1）～4）の順番で文章を展開すると
次のようになります。

1）ご案内いただき、ありがとうございます。
2）あいにく、その日はすでに予定があり
3）参加できません。
4）次回の例会へは参加の予定ですので
お目にかかれるとうれしいです。

1）ご依頼いただき、ありがとうございます。
2）あいにく業務が立て込んでおり
3）本日中に対応できかねます。
4）明日の午前中までお時間をいただければ
完全データでの納品が可能です。
明日までお待ちいただけますでしょうか？

1）で「すみません」と始めるより
まずは相手への感謝の言葉を。

2）の断る理由を示すときに
「あいにく」「恐縮ですが」「申し訳ありませんが」
といった緩衝材になる言葉を使うと
文全体の印象が和らぎます。

そのうえで、3）で断りをきちんと述べます。

そこで終わりにせず、4）で
「次回は…」のように次のアクションにつなげるひと言や
「しかしながら…」「明日でしたら…」のように
代替案を示すことで、断ったきりで終わりにならずにすみます。

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ　世界の旅ごはん」

神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

2005年創刊！　ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中。
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました！

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

今週は、知っておきたい応用表現についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法　 　　　　 ＜ 表現のバリエーション（5）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　婉曲な表現

直接的すぎるもの言いは、
相手がイラッときたり、カチンときたり
といらぬ摩擦を生むものです。

ビジネスメールの場合は
会話文以上に「冷たい」「ぞんざい」「高飛車」といった
印象を与えかねません。

それを緩和するために文に盛り込むとよいのが
「緩衝材になる言葉」。
一般に、クッション言葉と言われる言い回しです。

▼「お手数をかけます」

文字通り、相手の手を煩わせるようなときに使う代表的な
言い回しです。

例）お手数をかけますが、再度ご確認をお願いいたします。

ほかにも下記のような使い方をします。
・「お手数ですが」
・「お手数をかけて恐縮ですが」
・「ご多用のところお手数をかけますが」

「お手数」を別の言葉にした、次のような言い回しもあります。
・「お手を煩わせますが」
・「ご面倒をかけますが」
・「お手間をかけますが」

上記の言い回しはいずれも
「恐れ入りますが」と言い換えることもできます。

▼「もし、よろしければ」

相手の都合や意向を確かめるときに使う表現です。
いきなりお願い事を切りだすのではなく、
「もし、よろしければ」とワンクッション置くことにより、
表現が婉曲になり、相手に受け入れられやすくなります。

例）もし、よろしければ、当方で処理いたします。

「もし」を取って、「よろしければ」だけでもよいでしょう。

ほかにも次のような言い回しがあります。
・「差し支えなければ」
・「ご都合がよろしければ」
・「ご迷惑でなければ」

相手の都合を尋ねる際、注意したいのが
「お暇なときに」「お手すきのときに」
という言い回しです。

「お暇なときで構いませんので」
「お手すきのときに」
のように相手の手間を取らぬように気遣った言い回しですが
曖昧で、読み流してしまいがちな表現でもあります。

返信や回答を要す場合は、次のように期日を示すほうが
よいでしょう。

例）恐縮ですが、4月26日（金）までにご連絡をお願いいたします。
例）急ぎませんが、できれば今月末までにご対応いただけると
　　ありがたいです。

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

5月29日（水）に広島で開催します！

——————————————————-
【 「伝わる」文章作成術 】
～確実な「報・連・相」で仕事がはかどる書き方講座～
——————————————————-

昨年、好評だった講座が再び！

その場にいない相手にいかに状況を正しく伝え、
確実に報告するか ───。

メールをはじめ、ビジネスで必要とされる「報告・連絡・相談」を
分かりやすく伝える文章作成のコツを知る講座です。

文章の作成に時間がかかりすぎる、自信がないなどの
課題をお持ちの方、仕事の効率UPにぜひ、ご参加ください。

★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ　世界の旅ごはん」5月13日刊行。
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

書けるいい女になりましょう。大和言葉で書く一筆箋講座「行書コース」開講

2005年創刊！　ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中。
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました！

iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

今週は、堅苦しく抽象的でまわりくどい表現を要チェック！
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　＜ お役所言葉にご用心（3）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「御高配」

今週は
漢語が多く堅苦しかったり、まわりくどかったりする「お役所言葉」
について取り上げています。

「丁寧な表現だとは分かるけれど、結局、どういう意味？」と
思う言葉に次のフレーズがあります。

「御高配を賜り」
「御高覧いただき」
「御賢察の通り」

相手に敬意を示す表現には違いないのですが
堅苦しすぎて、意味もよく分かりません。

上記のフレーズを分かりやすく書き直してみましょう。

●「御高配を賜り」　⇒　「ご配慮いただき」

「高配」とは、相手の配慮、心配りのことを指し、
目上の相手に手紙を送るようなときに使われる言葉です。

しかし、仕事で使うメール文では「ご配慮いただき」とする方が
意味が分かりやすいです。

●「御高覧いただき」　⇒　「ご覧いただき」

「見る」の尊敬語をさらに強めた表現が「高覧」です。
「高配」同様、「高」という言葉をを取り
「ご覧いただき」として、全く失礼にはなりません。

●「御賢察の通り」　⇒　「お察しのとおり」

「賢察」は、相手が推察することを敬って使うときの言葉。
これもここまで敬意を示さなくても「お察しのとおり」として
意味は通じます。

過剰な敬語表現は慇懃無礼な印象を与えるだけで
伝えたいことを分かりにくくしてしまうことがあるので
使い方には気をつけましょう。

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ　世界の旅ごはん」。
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

THEプロフェッショナル広島

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週は、敬語のうっかりミスについてです。
◆─────────────────────────────────◆
  仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　　　 ＜ 敬語注意報（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
                                                                            　　　 「存じ上げます」

今週は、敬語の使い方でよくあるミスを取り上げています。

●「事務所の場所は以前から存じ上げております」

上記の一文では、「存じ上げております」に注意です。

「なぜ？」と思うかもしれませんね。
「存じ上げております」は敬語として間違っていないのでは？　と。

「存じ上げる」は「知る、思う」の謙譲語。
自分の「知る」という行為をへりくだって表現することで
相手を高めるというものです。

ここでのポイントは「上げる」という表現。
これは文字通り、「上げる」つまり高める相手がいる場合に使います。

対象が人の場合「存じ上げる」を使い
物や場所など、対象が人以外の場合は「存じている」と使い分けます。

したがって上記の文例は…

◎「事務所の場所は以前から存じております」

と「上げる」は使いません。
対して、人が対象となる場合は

「お名前はよく存じ上げております」
「ますますご活躍のことと存じ上げます」

のように「上げる」を付けて使います。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」発売中!

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ　世界の旅ごはん」。
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週は、誘いや依頼を断るときのメールr対応についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　              　　　 ＜ 断り上手なメール（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　相手への感謝を伝える

相手と気まずくならずに済む断り方の3つのポイントを
昨日、挙げました。
★VOL.1665　　断るときのポイント

ひとつめのポイントが
「まずは依頼や誘いに対する感謝を述べる」です。

断るときには、まず「ありがとうございます」から始めます。

相手に申し訳ないという気持ちから、
つい「すみません」を使ってしまいがちですが、

自分に声をかけてくれた相手への感謝の気持ちを伝えることから始めると、
メール文全体の印象が変わってきます。

A）
「すみません。今回は参加できません」
「すみませんが、不参加です」

に対し、

B）
「ありがとうございます。せっかくお声かけいただいたのに
今回は参加できそうにありません」

「いつもお声かけいただき、ありがとうございます。
残念ですが、今回は不参加とさせてください」

A）のパターンでも返答にはなりますが
自分の都合を単に伝えるだけより

声をかけてくれた相手を気遣うひと言が
添えられていると、いやな気はしません。

同じ断りのメールでも
声をかけた側が好感を持つ「ひと言」の工夫をお忘れなく。

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】