今週は、手紙とメールの様式の違いについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 　　　 ＜ 手紙とメールの違い ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　頭語と結語

　用件の伝達にはメールやメッセンジャーを使うことが多く、
　公私にわたり、手紙を書く機会がめっきり減りました。

　このメールマガジンを創刊した11年前は、
　読者からの質問に
　「メールの書き出しに時候の挨拶は必要ですか？」
　といった質問があったものですが、
　
　メールが一般的になり、
　手紙を書くことが激減した今、
　逆に、手紙の書き方や決まりごとが分からない
　という人も増えてきているのではないでしょうか。

　今週は、改めて
　手紙とメールの様式の違いを
　取り上げてみたいと思います。

　手紙にあって、メールにないものに
　「頭語」と「結語」
　があります。

　「頭語」は、手紙の最初に書く挨拶の一文、
　「結語」は、手紙の最後を締めくくるひと言
　を指します。

　手紙は、「頭語」で始まり、「結語」で終わり、
　その組み合わせも決まっています。

　もっとも一般的なのが
　　頭語：拝啓　に対して
　　結語：敬具

　前文を省略するときは
　　頭語：前略
　　結語：草々

　返信の手紙の場合は
　　頭語：拝復
　　結語：敬具

　などが挙げられます。

　主に女性が使う頭語として
　「一筆申しあげます」
　「謹んで申しあげます」
　などがあり、

　その結語として
　「かしこ」
　を用いることもあります。

　こうした「頭語」と「結語」は
　手紙には必要とされる様式ですが、

　メールに関しては
　用件の伝達が第一の目的でもあり
　「頭語」と「結語」は不要です。

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今週は、 メールで失敗しないための心得についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　 ＜ 余計なひと言（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　 　　　　　　 日時の変更

　既に決まっている日程や時間の変更を
　相手に伝えるときに
　気をつけなくてはならない、ひと言があります。

　「重要な○○があるので、日程（時間）の変更をお願いします」

　○○には、「会議」「打ち合わせ」「用件」などの
　言葉が入ると思いますが、
　問題はその前の「重要な」です。

　当人にとって重要であっても
　相手にとっては関係ないこと。

　むしろ、「重要な○○があり」と
　当初の予定の変更を申し出るのは、

　暗に
　「あなたとの会議（打ち合わせ・用件）は、
　　それほど重要ではないので、
　　別件の方を優先させてください」
　と伝えているのと同じです。

　日時の変更を依頼する際、
　変更の理由として、うっかり
　「重要な○○があるので」
　と書いてしまわないよう、気をつけましょう。

　「重要な」以外にも
　「大切な客先との」「お得意様との」
　などの言い回しも、相手をないがしろにしている
　印象を与えます。

　このような場合は

　「よんどころない事情があり、
　　日程（時間）の変更をお願いしたいのですが」

　として、先方の都合を聞いてから再調整するか

　「社内でトラブルが発生し、
　　やむを得ず日程（時間）の変更をお願いしたいのですが」

　のように緊急事態など、いたしかたない理由で
　日時の変更を余儀なくされていると伝える方がよいでしょう。

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ビジネスメールのやりとりで
「やってしまった！」
という失敗と
そんなとき、どのように対処するかを
今週は考えていきましょう。

▼ケース1：相手の名前を間違えていた。

タイプミスや思い違いで
相手の名前を間違えたまま
メールを送信してしまった……

あってはならない初歩的なミスですが
間違いに気づいた時点で
すぐに名前の表記を正し、お詫びのメールを送ります。

「お名前を書き誤り、申し訳ございません。
　大変失礼いたしました」

このとき、メールの内容は
名前を間違えたことのお詫びに徹します。

他の用件を盛り込むと、
「お詫びのついでに」「ついでのお詫び」という
印象を相手に与えてしまい、結果的にお詫びの気持ちが伝わりません。

逆に、相手に自分の名前を間違えられてしまった場合。

相手が間違いに気づいてないと分かった時点で
「私の名前は○○と申します」
と早い段階で伝えておく方がよいでしょう。

訂正の切り出し方は、相手との関係性により変わります。

相手が故意でなく、うっかり間違えたのだと分かれば
用件の後に「ちなみに、私の名前は……」
と付け足す程度でよいでしょうし

見知らぬ相手からの売り込みメールや不愉快な内容のメールには
名前を間違えていることを理由に
きっぱり断ったり、拒否したりすることもできます。

いずれにせよ、名前の間違いは
間違えた方も、間違えられた方も
きまりが悪いものなので
送信前によく確認することが大切です。

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人から褒められたり、称賛されたりするのは
うれしいものです。

でも、気をつけなければならないのが
目上の相手に対する褒め言葉です。

「褒める」という行為自体が
目上の人から目下の相手に行うものなので

自分と同じ目線で
目上の相手に褒め言葉を連発するのは
相手を見下しているような印象を与えたり
見え透いたお世辞と受け取られたり
することもあり、注意が必要。

上司に対して「すごいですね」
先輩に対して「さすがですね」
というフレーズは
同じ目線での褒め言葉になるので
避けた方が無難です。

目上の相手に対しては
褒めて、持ち上げるより
相手の行為や姿勢に対する敬意を
伝える表現を心がけましょう。

例えば……
「冷静に対処されていて、勉強になりました」
「わたしも〇〇できるように肝に銘じます（なりたいです）」
「毅然と対応しておられ、感銘を受けました」

といった言い回しを意識すると
相手への敬意が伝わります。

安易な褒め言葉より、下記のように

「いつも気にかけていただき、感謝しています
（ありがたく思っています）」
「フォローしていただき、ありがとうございました」

と、感謝の意を伝える方が良い場合もあります。

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