今週は、【しごび】読者からの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 読者からの質問(5)
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使い分けの基準

質問というよりご意見としていただきました。

<質問:送り仮名の統一>——————————————-

「割引き」「割引」、「取締り」「取り締り」など、どれが正しいかの
判断は実務的には難しいですが、少なくとも、送り仮名を統一する努力
が必要と思う言葉です。ほかにもありますよね。

—————————————– 読者 K.Iさんからの質問

慣用に従い、送り仮名を付けない言葉としては、主に次のようなものがあ
ります。

■地位、身分、役職、法令、書式などの名
覚書 肩書 事務取扱 欠席届 取締役・取締本部 退職願 社員見習
など

■工芸品やそれに準ずるもの
博多織 鎌倉彫 備前焼 など

■経済関係分野で慣用されている語
貸付金 借入金 売上高 支払総額 申込期間 割増料金 振替手数料
など
※ただし、動作・方法・状態を表す場合は仮名を送る
貸し付け 売り上げ 借り入れ条件 貸し付け基準 振込み方法
など

▼ 語頭に合・浮・貸・敷・建 が付くと…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
一般に慣用が固定し、送り仮名不要とされる言葉には次のものがあります。

■語頭に「合」が付く言葉
合鍵 合言葉 合図 合服 合間 など

■語頭に「浮」「貸」「敷」「建」が付く、主に具象名詞
浮世 浮輪 貸衣装 貸金庫 貸家 敷金 敷物 建売 建具 など

これらもパソコンで入力すると、送り仮名がついたり、ついていない候
補が出てきます。一つの基準として覚えておくとよいでしょう。

(参考:共同通信社「記者ハンドブック」第10版)

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今週は、【しごび】読者からの質問にお答えします
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 仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(3)
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                            会社の敬称

荷物送付時の業務文書について下記の質問をいただきました。

<質問:会社宛に送るとき>—————————————-

業務文書の書き方で、こないだ迷ったことがあったので、教えてくだ
さい。
「○○様宛にお送りいたしました」といったような書き方をしますが、
会社宛の場合はどうしたらいいでしょうね。
「○○会社御中でお送りしました」でいいのか、
「○○会社様宛でお送りしました」とすればいいのか、迷ってしまう
ところです。何かいいお考えがありますか?

————————————— 読者 八兵衛さんからの質問

送り先の担当者名が分かっている場合は、宛名を名前にできますが、そう
でない時は会社宛になりますよね。

この場合は業務文書ですから、「貴社宛てにお送りしました」が適切でしょ
う。

事務的な連絡として「会社宛てにお送りしました」でも失礼には当たらな
いと思いますが、会社の敬称である「貴社」「御社」を使うほうが一層丁
寧な印象を与えます。

書き言葉の場合は「貴社」、話し言葉の場合は「御社」と使い分けること
も覚えておくといいですね。

意味合いは同じですが、話し言葉で「貴社」と言うと同音異義の「記者、
帰社」と紛らわしいため、「御社」を使用します。

 

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今週は、メールを使ったミーティングの可否について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < メールでミーティング(4)
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その留意点

▼ 文章化することで分かりやすくなる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
インターネットを介した文字で進めるミーティングのメリット・デメリッ
トを述べてきました。

一対一のミーティング的なやりとりは日常的に発生します。仕事の指示だっ
たり、意見や感想を求める場合だったり。

話すと散漫になりがちなことも、要点を項目だてて整理したり、箇条書き
にすると分かりやすくなり、効率よく話を進めることができます。話せば
長くなりそうな内容は、逆に整理してメールにするのも有効でしょう。

▼ MLは倣う以上に慣れろ
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メーリングリスト(以下、ML)を使って複数でやりとりするような場合、
大切なことは、常に全体を意識すること。

「~というやり方で進めようと考えていますが、ご意見お聞かせください」
というふうに、まず、参加者に問う姿勢が大切。自分の意見の押しつけや
暴走は、ミーティングの妨げにしかなりません。

議論の流れを整理したり、軌道修正するリーダーを置くのもいいですね。
無駄なトラブルを避ける一助になります。

MLでの打ち合わせは、ある程度場数を踏むことも必要に思います。私も何
度か失敗して、要領を得ました。思い違い、捉え方の相違なども発生しま
すので、なるべく誤解のない平易な表現、攻撃的な感情を抑えた節度ある
態度が望まれます。

▼ 足元よりゴールを意識
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
文字で進めるミーティングでは、相手の感情を感じとることができるのは
文章のみ。

声が聞こえれば、声の調子や抑揚で察することができても、文字では微妙
な感情やニュアンスまで読み取れないことの方が多いでしょう。

ですから、メールによるやりとりの場合、瑣末な表現にまで過剰に反応し
ないことです。表現の枝葉ばかり気にしていては、本来、話し合うべき本
筋(幹)を見失ってしまいます。

率直にズバリと指摘されるようなことがあっても、感情的にならず冷静に
受け止め、「次はどうするか」を念頭にやりとりを進めていくことが大事
です。
<追記>2021年2月15日
2021年現在は、MLよりビジネスチャットやメッセンジャー
によるやり取りが増えていると想像します。
でも、ツールが変わっても文字でミーティングをする場合、
上記で述べたことが変わらず必要なポイントと考えます。

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今週は、感じの良いひと言について考察します。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法             < 先輩から学ぶ(4)
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                      「お手数」と「お気遣い」

▼ 相手が費やす時間や手間への感謝
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
相手に確認や返信を依頼するときに添えるのが「お手数ですが」。

「お手数ですが、至急お知らせいただけますでしょうか」
「お手数かけますが、ご返却をお願いいたします」

相手に何かしらのアクションを促す場合、「お知らせください」「ご返却
ください」だけで済まさず、「お手数ですが」をひと言入れると、丁寧で
気遣いのあるひと言になります。

昨日、取り上げた「恐れ入りますが」も「お手数ですが」と同様の使い方
をするので覚えておきましょう。

私は、相手に時間を割いてもらうような時、必ず添えるようにしています。
前の職場で上司がそうしていたことに学びました。

▼ 相手の心に気づいたら、心で返す
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
逆に、相手が気にかけてくれたり、配慮を感じた時にひと言添えたいのが
「お気遣いいただき」。

「いつもお気遣いいただき、ありがとうございます」
「お気遣いくださり、うれしく思っています」

「お気遣い」のほかに「お心遣い」とも言い換えられますね。

相手の気持ちをくみ、その思いやりをありがたく思う気持ちを伝えるひと
言。これは、相手に対する感謝の念がないと、すぐには出てこないもので
す。

ささいなことでも相手の気遣いや気持ちに気づいたら、言葉にして伝える。
書き言葉でも、話し言葉でも、です。その小さな積み重ねが、心を通い合
わせ、信頼関係を築く礎になっていきます。

頼みごとがあるときだけ、親しげに擦り寄ってくる人がいますが、十中八
九いいお付きあいにはなりません。

 
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今週は、感じの良いひと言について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 先輩から学ぶ
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「ご無理言いますが」

▼ 言い方に経験や人となりが現れる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
目上の人や年上の人、仕事でも人生においても先輩に当たるかたからのメ
ールにハッとすることがあります。

言葉の使い方について、学ぶべき点が多いのです。言い方ひとつ。同じこ
とを伝えるのでも、感じよく相手に伝えられるか否かは、経験や人となり
が現れるもの。

メールや文書の書き言葉だけでなく、電話の応対や話し方にも同じことが
言え、改めて尊敬の念を抱くことが少なくありません。逆に自分も、せめ
て仕事の場では、若い人のお手本になるような言葉づかいをしなくては、
と気が引き締まります。

今週は、そんな先輩がたから学んだ感じの良い言葉づかいについて取り上
げていきたいと思います。

▼ 変更や追加にもニッコリ対処できるひと言
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
感じの良い言葉の一つが「ご無理言いますが」「ご無理申しあげますが」。

相手の都合で変更や追加が発生するような場面。よくあることではありま
すが、「ご無理言いますが、ご対応よろしくお願いします」のひと言で、
随分気持ちも柔らぐものです。

変更や追加はあって当然ですし、対処する気構えでいますが、客先や目上
のかたからのこのひと言は、「喜んで!」という気にさえなってしまうの
で不思議です。

こんなふうに馴れ合わず、まっとうで丁寧な対応をしてくださる客先は、
大事にしたいと思いますし、結果的に長くお付き合いが続いているように
思います。

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今週は、読者からの質問にお答えします
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 仕 事 の メ ー ル 作 法       < 読者からの質問(2)
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                     続・敬称について

 今回の質問も敬称の書き方についてです。英国在住の読者のかたからいた
 だきました。

 <質問:肩書きの後の「様」>—————————-

  最近メールを書いていて分からなくなってしまったのですが
  Dr.や社長などの肩書きのある方には
  文章の書き出しに「様」をつけるのでしょうか。
  最近「Dr.山村様」と書いたメールを送った後、
  ふと悩んでしまいました(送った後というのが困りものですが)。

 ——————————– 読者 S.U 様からの質問

 ▼ 基本は「役職+氏名+様」
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 Dr.も社長も敬称に当たりますので、「様」は不要です。

 社長の場合は
  ○○株式会社 社長 山村太郎様
  株式会社○○ 代表取締役 山村太郎様
 というふうに「社名+役職+氏名+様」を基本のパターンとして覚えてお
 くとよいでしょう。姓しか分からない場合は「~社長 山村様」とします。

 「社長」「部長」「課長」などのほか、「校長」「委員長」「理事」など
 の役職の相手にも「役職+氏名+様」という宛名とすれば失礼になりません。

 教師、大学の教員、保育士などの職業の相手には「氏名+先生」とします。
 「先生」が敬称なので「先生様」と「様」をつける必要はありません。

 ▼ 英語の敬称の場合は?
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 ここで問題なのが「Dr.」。
 博士、医師への敬称なので、日本語で表記する場合は「山村先生」と言い
 換えられるでしょうか。

 ただ、外国の場合は「Dr.」が敬称として使われていますので、メールの宛
 名を「Dr.山村」としても失礼にはならないと考えますが、いかがでしょう?

 英語の敬称についてアドバイスをいただける読者のかたがおられましたら、
 ぜひ教えてください。  

 

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