今週のテーマは「質問の仕方」です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　　　　　＜ 質問の仕方 ＞
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今週は、メールで質問をする際のポイントをご紹介します。

▼　何度も質問しない工夫
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
質問にも技術がいります。質問上手は仕事上手。といういわけで、今週は
メールで質問上手になるコツをご紹介します。

メールで質問をする際、気をつけておきたいこと。それは、何度もメール
のやりとりをしないで済む配慮です。

できれば、一～二往復のやりとりで済むように心がけたいですね（私の目
標は一往復半のやりとり。半はこちらから出すお礼のメール。それで完結
するように心がけています）。

何度も何度もぱらぱらと質問するのは、それだけ相手の時間と手間を奪っ
ていることでもあり、迷惑な話。質問する側にいるときは意外と気づかな
いものですが、自分が回答する側になるとよくわかります。

▼　見ためを意識して書く
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
相手を手間取らせないようにしよう、という気持ちがあれば、自ずと質問
の仕方も工夫するようになります。

たとえば、質問を項目別に分けたり、箇条書きにして一度にまとめて尋ね
ると、見た目にもわかりやすく、回答もしやすいです。

メール全体のレイアウトはつい見落としがちですが、読みやすく整理して
書くことを意識するしないでは格段の違い。全体を把握して、見え方を計
算して書くことも必要です。

ぎっちり文字が詰まったメールは圧迫感があり、読みづらいもの。文意ご
とに適度な改行を入れ、行間をあけるようにするだけでもすっきりきれい
に見えますよ。

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今週は「新入社員のメール作法」ご紹介しています。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 ＜ 新入社員のメール作法(3) ＞
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「初めての相手に送るメール作法」の書き出しについてです。

職場で、初めての相手にメール。書き出しは
「宛名」⇒「自分の名前と自己紹介」⇒「用件」
が基本の流れです。宛名、自分の名前を書き、自己紹介が済んだら、いよ
いよ本文です。

▼　1メールに一つの用件
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件名とも関連しますが、「1メールに一つの用件」が原則。これはビジネ
スメールに限らず、メリーングリストで発言する際も同様です。

複数の用件を一つのメールに入れ込んでしまうと、返信が続いた時に結局、
何についてのメールかわからなくなり、間違いのもとです。

面倒なようでも「1メールに一つの用件」のルールを守っておけば、あと
で件名を頼りにメールを整理したり見返すことができます。

繰り返しお話していますが、件名を具体的に記すことは効率的にメールの
やりとりを行ううえでとても重要。ひと目ですぐ、何についてのメールか
わかる件名を工夫しましょう。

やりとりの途中で別の用件に移ることもあります。そんなときは件名も用
件にあわせて変更を。読み返すことを想定した配慮を心がけたいですね。

▼　読みやすいメールにするには
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
用件を書く際、気をつけたいのが1行の長さ。

1行が長すぎるメールは、見た目にも圧迫感があり、相手が読むとき改行
の位置がずれたりして読みづらくなります。

目安としては、1行は全角文字で35文字前後、最大でも38字以内に収める
のが適切でしょう。

1行いっぱいに文字を入力るより、文章の切れ目のよいところで改行し、
数行ごとに空白の行を入れるようにすると読みやすくなります。ポイント
を箇条書きにしたり、見出しをつけるのも一つの方法です。

明日はメールの最後に入れる「署名」についてです。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　＜　うっかりな習慣（2）＞
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3回にわたり、うっかり見落としているメールの習慣についてご紹介します。

▼　件名はキャッチコピー
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件名は重要です。特にビジネスメールでは。メールの内容がすぐに想起で
きる、いわば“キャッチコピー”のようなもの。ですから、件名の表記に
も気を配りたいですね。

「○○○の件について」とか「○○○への応募」など、できるだけ具体的
な表記を心がけましょう。メールでやりとりしたい話題やテーマをズバリ
件名にもってくるといいですね。

▼　件名の指定には忠実に
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
トライアルや何かの応募などの場合、件名が指定されていることがありま
す。

応募メールなど、一時期に大量のメール送られてくる場合、受け付ける側
では、専用のフォルダーを設け、そこに同じ件名のメールを自動的に振り
分けるようにしていることがあるからです。

ですから、一字件名が違っただけで、選からもれるということもなきにし
もあらず。件名の指定がある場合は、指定どおりに正しく表記するように
しましょう。

▼　あとで読み返してもわかる件名を！
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
読者から、件名で困っていケースの投稿がありました。下記に紹介します。

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私は工場にメールすることがあります。相手は返事が私に届けばよいと思
っているのか、過去のメールに返信してきたりするので困っています。前
後のやりとりで、内容を察することもできるのですが、時間がたつとお手
上げ。件名と内容が食い違っていて、混乱します。

こちらは件名を必ずいれて、一件につき一メールで送って自衛しているの
ですが、相手は一向にお構いなし…。後日読み返すことも考慮したメール
のやり取りって大事かな、と思います。
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「後日読み返すことも考慮」した件名の入れ方、大切ですよね。

やりとりをしているうちに、件名の話題から別の話題に変わることがあり
ます。そのような時は、件名も変えて返信を続けるといいですね。

明日も引き続き、メールの「うっかりな習慣」についてご紹介します。

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「書き方ひとつ」でこんなに違うメール作法です。

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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法　　　　　　　＜　書き方ひとつ（2）＞
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                               　　     好感度がアップする書き方、言い回し

▼　若気の至りと申しましょうか…
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
同業者で集まる新年会に若い知人を誘ったところ、下記のメールが返信されて
きました。

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このたびの新年会は欠席します。
せっかくお誘いいただいたのですが、
締め切りが迫っている中、職場を早退し、
自分だけ飲み食いするのは、許されません。
あしからず。
—————————————-

気持ちも事情も分かるのですが、別の用件をひとしきり書いたあと、「追伸」
として上記の不参加表明がありました。仕事のメールではないとはいえ、人脈
づくりのきっかけにと誘ったのですが、ちょっとがっかり。

自分は参加したいが、締め切り前の多忙な職場を抜け出すのは気が引ける、と
いうことなのでしょうが、参加できない理由も自分のこととして書けば、スッ
キリするのに、と思いました。

▼　スマートにメールで断るには…
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たとえば、下記のように書き換えてみるとどうでしょう。

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お声をかけていただき、ありがとうございます。
その日はすでに他の予定があり、残念ながら新年会に参加できません。
また、何かありましたらぜひ、声をかけてくださいね。
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ポイントは、
●まずは、誘ってもらったことへの感謝を述べる
→　「すみません」より「ありがとう」を！

●参加できない理由をくどくど述べず「他の予定」に集約
→　自分の都合はえてして相手には関係ないことだったりする

●次の機会につなげるひとことを忘れずに
→　今回は無理でも、次回以降、参加する気持ちがあることを伝える

断る時、つい「すみません」を多用してしまいがちですが、誘ってくれた相手
の厚意に対し「ありがとう」という気持ちを先に伝える方が感じがいいですよ
ね。
「すみません」より「ありがとう」。私は姑に指摘され、なるほどね～と思っ
て以来、意識して使うようにしています。

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