今週は、読者の方からの質問に答えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　　＜ 読者からの質問（2）＞
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「お知らせ」と「ご連絡」の使い分け

＜読者からの質問＞————————————————

「お知らせ」と「ご連絡」の使い分け方がわかりません。
どのように使い分けするのでしょうか。
（読者 匿名希望さん）
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「お知らせ」「ご連絡」の元の意味は
「知らせ」「連絡」です。

辞書で意味を調べると
・知らせ＝通知
ある事柄を相手に知らせるときに使う、もっとも一般的な語

・連絡＝情報が相手に伝わってつながること

という若干の意味の違いがあります。

接頭辞「お」を付けた「お知らせ」は、
さまざまな情報を広く伝えるときに使われることが多くあります。
例）・広報紙などにある「お知らせコーナー」
・ラジオ・テレビの放送でスポンサーからのコマーシャルを
「○○からのお知らせ」と言う場合　など

例えば
「定期購読　終了のお知らせ」は
売る側が定期購読を希望する客に対して
サービスの終了を広く知らせるときに使います。
※自社のＷebサイトでの告知する場合

販売者　→　複数の客

一方、定期購読サービスの終了を
売る側が一人ひとりの客に対して個別に伝える場合は
「定期購読　終了のご連絡」
とします。
※客にメールで連絡するときの件名

販売者　→　個々の客

客側が「定期購読を解約したい」という情報を
売る側に伝える場合は
「定期購読　解約のご連絡」
※客がメールで連絡するときの件名

客　→　販売者

このように
1対1で用件を伝えるようなときは「ご連絡」、
複数の人に告知する場合は「お知らせ」
と使い分けができるのではないでしょうか。

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今週は、読者の方からの質問に答えます。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　　＜ 読者からの質問 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬称の「様」と「殿」の使い分け

＜読者からの質問＞————————————————

メールのやり取りで
相手側が「様」と「殿」の使い分けに
理解がない場合、苦慮してます。
社内の親しい相手へは、教えてますが、
社外の相手だとそうもいきません。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　（読者 Hさん）
——————————————————————

敬称の「様」と「殿」の使い分けについては
同様の質問をいただくことが多く
過去に何度か取り上げています。

神垣あゆみブログ

2008.10.01

【仕事のメール心得帖】「殿」と「様」の使い分け＜ 読者からの質問（3）＞VOL.905

https://www.kamigaki.jp/blog/2008/10/01/vol-905/

>今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。◆─────────────────────────────────◆仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 　　 　　　　＜ 読者からの質問（3）＞◆─────────────────────────────────◆　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「殿」と「様」の使い分けVOL.888配信時にいただいた質問です。＜読者からの質問＞------------------------------------------------9/4配信の内容で質問がありますのでメールしました。> > 　「各位」で敬称を表すので、「殿」や「様」は不要です。とありますが、この「...

送信する側が「様」と「殿」を使い分けて送信しても
相手がそれを知らない場合、
配慮が伝わらず、逆に非礼と誤解されてしまうのは
残念なことです。

そのような誤解を避けるために
「殿」の使用を控え
敬称として一般的な「様」を使う方が
得策なのかもしれません。

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今週は「依頼する」場合の
角の立たない言い回しを紹介してきました。

依頼の際は、命令調から問いかけに
「～してください」⇒「～していただけますか」
「～してください」⇒「～をお願いします」
と変換するほかに、

「～していただければ幸いです」
「よろしいでしょうか」「いかがでしょうか」
という言い回しがあることを述べました。

最初に紹介した
「～してください」⇒「～していただけますか」
と変換するのが基本ですが

「～していただけますか」のほかに
「～していただけませんか」という言い回しもあります。

例）下記の点を修正していただけませんか。
販促用チラシを20部ご送付いただけませんか。

この「～いただけませんか」も相手に問いかける言い回しですが
依頼の文としてはやや弱いので、
「せんか」と否定形にするより、
「ますか」と肯定形にすることをお勧めします。

例）
ご検討いただけませんか。
↓
ご検討いただけますか。
ご検討をお願いいたします。

至急、ご確認願えませんでしょうか。
↓
至急、ご確認いただけますか。

ご配慮いただけないでしょうか。
↓
ご配慮いただけますか。
ご配慮いただけるとありがたいです。

頼みごとをするときは
否定形より肯定形の方が
受け入れられやすいです。

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今週は「依頼する」場合の
角の立たない言い回しを紹介しています。

依頼の際は、
「～してください」⇒「～していただけますか」
「～してください」⇒「～をお願いします」
と言い回しを変換するほかに、

「～していただければ幸いです」
という一文を添える方法もあることを前回述べました。

頼みごとをする際、
「～してください」と相手に要求するだけでなく
ある程度の素案を考えておき、
相手に「イエス」か「ノー」で答えらるようにもっていく方法もあります。

例えば
「次回の会議は7月3日（月）14時から第2会議室で行いますが、
よろしいでしょうか」

このように先に概要を伝え、それでよいかどうかの判断を
相手に仰ぐようにすれば、決着も早くつきます。

プランAのほかにプランBを提案する、
という場合は

「飛行機もご利用いただけますが、
天候が気になる場合は新幹線の方が確実です。
いかがいたしましょうか」

という尋ね方もあります。

上記の言いまわしは、
「～してください」⇒「～していただけますか」
の変換の応用といえますが、

相手が判断・決定できるように
問いかける形式にすると
やり取りがスムーズになります。

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