今週は、気をつけたいNGなメール対応についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メール対応の留意点 ＞
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紋切り型の対応
＜メール対応の留意点：その1＞
紋切り型のフレーズに頼っていないか？
例えば
1）ファーストコンタクトのメールの書き出しが
「いつもお世話になっております」
2）どのようにでもとれる「大丈夫です」という返信
3）「よろしくお願いいたします」の連発
といった、相手や状況を考えていないメール対応は
送信する側は定型句をそのまま使えば、楽かもしれませんが
受け取る側からすると「何も考えずに対応している」ことが一目瞭然。
不快感は抱かないまでも
良い印象も持ちません。
1）の場合は
「初めてご連絡いたします」
「この度はお世話になります」
といった、初めての相手にふさわしい表現に変える。
2）の場合は
「何が」大丈夫なのか、を具体的に書く。
3）の場合は
「よろしく」に代わる
「ご対応をお願いします」
「ご確認をお願いいたします」といった
相手に求める行動・対応を書く。
こうした、状況に応じた返信ができれば
相手に好印象を与えるだけでなく
具体的に情報が伝わるので、誤解や無駄な手間をなくすことにもなります。
送る側の「面倒」という気持ちからくる
配慮の無い一律な対応は
相手にも伝わってしまいます。
特にメールは、文字だけの伝達ですから
声色や表情では伝わらないニュアンスを
言葉に換えて対応する力が必要。
基本のメール対応を押さえたうえで
相手や状況に応じ、その対応が適切かどうか
考えてからメールを送るようにするだけでも
相手に与える印象は変わってきます。
その場に応じた少しの配慮を
心がけてメールを送りたいですね。
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