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今週は、使い方を間違えやすい敬語をピックアップします。

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 仕 事 の メ ー ル 作 法         < 間違いやすい敬語
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              今、使っている言葉を疑ってみる

▼ 「NIKKEIプラス1」の例より
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7月2日の日経新聞の別冊「NIKKEIプラス1」4面に「その言葉遣い、待った!」
という見出しで、普段なにげなく使っているビジネス用語の誤用についての記
事がありました。
チェック一覧があり、私も間違って使っていた言葉があったので挙げてみます。

・お名前をちょうだいできますか ⇒ お名前をお教え願えませんか

・了解しました ⇒ 承知しました

・参考になりました ⇒ 勉強になりました

記事によると
相手の話を聞き終わった後に口にする「大変参考になりました」は、相手によっ
ては「自分の話は参考程度にしかならないのか」と思わせてしまい、失礼な表
現になることがある。

「名前をちょうだいする」は、本来は歌舞伎の襲名などに使う言葉。「お聞か
せいただく」「お教えいただく」と言い換えたい。

と、あります。「参考になりました」は相手の受け取りようによっては、こち
らの真意を誤解されることもあるということですね。気をつけなければ……。

▼ 自分の言葉遣いを疑ってみる
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▼続きはこちらから
【仕事のメール心得帖】Vol.4 <メールの敬語>間違いやすい敬語

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今週のテーマは、自己中心的な「迷惑メール」です。

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 仕 事 の メ ー ル 作 法         < 迷惑なメール(3)
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今日は「愚痴、悪口」の迷惑メールについてです。

▼ 愚痴や悪口は自分の評価を落とす
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愚痴や人の悪口を綿々と書いたメール。かなり、迷惑です。

書いているほうはそれで気分が晴れるのかも知れませんが、受け取る側は
たまったものではありません。

そういうメールに限って文章量が多いのも常。それだけの労力、もっとほ
かに回したほうがいいのでは、と思ってしまいます。私の知らない第三者
のことが書かれている場合もありますが、同意のしようがありません。

マイナスの感情を回りに撒き散らしても、自分の評価を落とすだけで、そ
れがプラスに変わることはないのです。

▼ 勝負のポイントは別にある
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なめられて腹が立つ、認められないのが悔しい。ないにこしたことはあり
ませんが、仕事をしているとそういう感情にとらわれることもあります。

初めての相手、しかも男性の多い職場では、未だにお子様扱いでなめた態
度をとられることが私にもあります。でも、そこで目くじら立てても仕方
ない。ニッコリ笑顔で聞き流し、仕事でかたをつければよいことです。

感情に感情で応酬してもヒートアップして収拾がつかなくなるだけ。目先
の感情に左右されず、勝負のポイントを別に置くほうが精神衛生にもずっ
と良いです。

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今週のテーマは「気になる言葉」です。
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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法      < 気になる言葉(2)
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今週は、メールで気になる言葉づかいについてです。

▼ 「ご返事」と「お返事」
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最近、使い方に疑問を持ったのが「ご返事」と「お返事」です。

メールの返信に私はずっと「お返事」を使っていました。けれど、年長者
からのメールに「ご返事ありがとうございます」とあり、それが何人か続
いたので疑問に思い、調べてみたところ…。

謙譲語の「お」と「ご」の使い分けの基準として、訓読みの和語の前につ
くのが「お」、音読みの漢語の前につくのが「ご」。このルールにのっと
ると、「返事をする」の謙譲語は「ご返事いたします」となることを知り
ました。

私は「お返事」のほうが語呂がいいような気がしていたのですが、ビジネ
スメールでは「ご返事」とするほうが多いようです。

幼児に「お返事は?」と聞くのと同様、「お返事」にはニュアンスとして
普段使いの言葉の色合いが強いのかもしれませんね。

▼ 違いを知って使い分け
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必ずしも、漢語には「ご」、和語には「お」というルールどおりではない
言葉もあります。漢語でも「お」をつける例としては、「お礼状」「お加
減」「お時間」。和語でも「ご」をつける例では、「ご入り用」「ごゆっ
くり」などです。

時代とともに言葉の使い方も変化していきます。「ご返事」という改まっ
た言い方も、次第に「お返事」というカジュアルな言い方に変わっていく
のかもしれません。ですが、違いを知り、その場に応じて使い分けること
は必要と感じています。

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今週から2週間にわたり「新入社員のメール作法」をご紹介していきます。

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 仕 事 の メ ー ル 作 法       < 新入社員のメール作法
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今日は「初めての相手に送るメール作法」です。

▼ 初めての相手に送るメール作法 ~書き出し~
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職場で初めて出すメール。緊張しますね。

「習うより慣れろ」で実践から学んでいくのが上達への近道ですが、まず
は基本のルールをおさえておきましょう。初めての相手にメールを送る場
合の書き出しのポイントをご紹介します。

「宛名」⇒「自分の名前と自己紹介」⇒「用件」 が基本の流れです。

▼ まずは「宛名」を正確に!
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【 宛 名 】
個人に宛てるメールには、「○○様」と相手の名前を最初に明記しましょ
う。間違って送信した際にもすぐわかります。

宛名は社名や所属、役職がわかっている場合は「△△△株式会社」「▽▽
部長 ○○様」と2行に分けて書くといいですね。

個人名がわからない場合に限り使う敬称が「御中」です。「△△△株式会
社 御中」「総務部 御中」とし、個人名や担当部署が特定されている場
合は「様」を使います。ですから、「御中」と「様」の併用はありません。

特に気をつけたいのは漢字の書き誤りです。社名も名前も失礼のないよう、
よく確認を。

個人宛のアドレスがなく、社内で一つのアドレスを共有している相手の場
合は、件名に「○○様 △▽△の件について」と名前を入れておくとわか
りやすいですね。

補足ですが、
初めての相手にメールを送る際、件名を「はじめまして」にしてしまいが
ちですが、昨今のスパムメールと紛らわしいのでご注意を。「研修の集合
場所変更の件」というふうに、メールの内容がわかる件名を心がけたいで
すね。

明日は、「自分の名前と自己紹介」についてです。

 

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今日は「こんなときどうする?」メール作法素朴な疑問についてです。

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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法   < メール作法 素朴な疑問 >
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引用、どうする?

<読者の質問>——————————————————-

メールの返信のときに「元のテキストの引用」は、
したほうが良いのでしょうか。
(読者:Tさん より)
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メールの返信時に、「 > 」のインデント記号とともに受信したメールの文章が
引用されます。メールのやりとりで、相手の文章を引用するか否かの判断は迷
うところです。

▼ 相手に合わせてケースバイケースで
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以前、私は長くなるので引用せず、その都度返信していました。ですが、引用
するしないは相手によって違うため、最近では相手のやり方に合わせるように
しています。

ひとつのテーマや話題について、断続的にやりとりする場合は引用しながら、
やりとりを続けていく方がいいかもしれません。どんどん文が長くはなります
が、時系列で経過を確認できます。

メールのやりとりがほぼ即時対応で続くような場合は、メールの内容を覚えて
いるので、引用せずにその都度新たに返信しても大丈夫でしょう。

自分から返信するときは、用件によってケースバイケースで引用するか否かを
決めています。ちなみに【しごび】の感想メールへの返信は引用をつけて返信
することが多いです。

<追記>
この記事を配信した当時は「引用する派」と「引用しない派」は半々くらいと
感じていましたが、13年を経た現在は「引用する派」が圧倒的に多い気がしま
す。以前は、相手のメール文の上に自分のメールを書いて返信するのは、相手
に対して失礼という理由で「引用しない」客先もありました。引用に対してそ
こまで気にかけるケースは減ってきたのかもしれません。

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仕 事 の メ ー ル 作 法  < うっかりな習慣(2)
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3回にわたり、うっかり見落としているメールの習慣についてご紹介します。

▼ 件名はキャッチコピー
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件名は重要です。特にビジネスメールでは。メールの内容がすぐに想起で
きる、いわば“キャッチコピー”のようなもの。ですから、件名の表記に
も気を配りたいですね。

「○○○の件について」とか「○○○への応募」など、できるだけ具体的
な表記を心がけましょう。メールでやりとりしたい話題やテーマをズバリ
件名にもってくるといいですね。

▼ 件名の指定には忠実に
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トライアルや何かの応募などの場合、件名が指定されていることがありま
す。

応募メールなど、一時期に大量のメール送られてくる場合、受け付ける側
では、専用のフォルダーを設け、そこに同じ件名のメールを自動的に振り
分けるようにしていることがあるからです。

ですから、一字件名が違っただけで、選からもれるということもなきにし
もあらず。件名の指定がある場合は、指定どおりに正しく表記するように
しましょう。

▼ あとで読み返してもわかる件名を!
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読者から、件名で困っていケースの投稿がありました。下記に紹介します。

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私は工場にメールすることがあります。相手は返事が私に届けばよいと思
っているのか、過去のメールに返信してきたりするので困っています。前
後のやりとりで、内容を察することもできるのですが、時間がたつとお手
上げ。件名と内容が食い違っていて、混乱します。

こちらは件名を必ずいれて、一件につき一メールで送って自衛しているの
ですが、相手は一向にお構いなし…。後日読み返すことも考慮したメール
のやり取りって大事かな、と思います。
——————————————————–

「後日読み返すことも考慮」した件名の入れ方、大切ですよね。

やりとりをしているうちに、件名の話題から別の話題に変わることがあり
ます。そのような時は、件名も変えて返信を続けるといいですね。

明日も引き続き、メールの「うっかりな習慣」についてご紹介します。

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