今週は、文章を読みづらくする要因についてです。
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仕事のメール作法　　　　　　　　＜ 読みづらい文章（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　同じ言葉の繰り返し

今週は、文章を読みづらくする要因について取りあげています。

文章を読みづらくする原因の一つに
同じ言葉や表現の繰り返しが挙げられます。例えば

1）日常会話が可能で日本人との意思疎通が可能な日本語レベル

上記の一文では「可能」が続けて使われています。

→　日常会話ができ、日本人と意思疎通が図れる日本語レベル

と書き換えるとスッキリします。

2）自営業を営んでいる人が副業として対応している場合もあります。

「自営業を営んでいる人」は「自営」と「営む」の意味が重なるので、
「自営業者」と書き換えることができます。

→　自営業者が副業として対応している場合もあります。

3）この業界に入ってみて思うのは、
本当に離職率が非常に高い業界だということです。

上記の文も「業界」が続いて使われ、
「本当に」と「非常に」も意味が重なります。

→　非常に離職率が高い業界だと、改めて感じています。

このように文中に同じ言葉や似た意味の表現が続く場合は
「省く」「まとめる」「書き換える」
ことによって、文をスリムにすると
スッキリと読みやすくなります。

強調したい箇所ほど、文中に重複が生じやすいので、
書き終えたら、読み返して確認を。

声に出して読むと、重複に気づきやすいです。

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2017年6月30日

【仕事のメール心得帖】依頼は否定形より肯定形で＜角の立たない言い回し（5）＞VOL.2890

今週は、相手がカチンとこない言い回し、依頼編です。
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仕事のメール作法　　　　　　　　　＜ 角の立たない言い回し（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　依頼は否定形より肯定形で

今週は「依頼する」場合の
角の立たない言い回しを紹介してきました。

依頼の際は、命令調から問いかけに
「～してください」⇒「～していただけますか」
「～してください」⇒「～をお願いします」
と変換するほかに、

「～していただければ幸いです」
「よろしいでしょうか」「いかがでしょうか」
という言い回しがあることを述べました。

最初に紹介した
「～してください」⇒「～していただけますか」
と変換するのが基本ですが

「～していただけますか」のほかに
「～していただけませんか」という言い回しもあります。

例）下記の点を修正していただけませんか。
販促用チラシを20部ご送付いただけませんか。

この「～いただけませんか」も相手に問いかける言い回しですが
依頼の文としてはやや弱いので、
「せんか」と否定形にするより、
「ますか」と肯定形にすることをお勧めします。

例）
ご検討いただけませんか。
↓
ご検討いただけますか。
ご検討をお願いいたします。

至急、ご確認願えませんでしょうか。
↓
至急、ご確認いただけますか。

ご配慮いただけないでしょうか。
↓
ご配慮いただけますか。
ご配慮いただけるとありがたいです。

頼みごとをするときは
否定形より肯定形の方が
受け入れられやすいです。

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2017年6月29日

【仕事のメール心得帖】相手の判断を仰ぐ＜角の立たない言い回し（4）＞VOL.2889

今週は、相手がカチンとこない言い回し、依頼編です。
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仕事のメール作法　　　　　＜ 角の立たない言い回し（4）＞
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相手の判断を仰ぐ

今週は「依頼する」場合の
角の立たない言い回しを紹介しています。

依頼の際は、
「～してください」⇒「～していただけますか」
「～してください」⇒「～をお願いします」
と言い回しを変換するほかに、

「～していただければ幸いです」
という一文を添える方法もあることを前回述べました。

頼みごとをする際、
「～してください」と相手に要求するだけでなく
ある程度の素案を考えておき、
相手に「イエス」か「ノー」で答えらるようにもっていく方法もあります。

例えば
「次回の会議は7月3日（月）14時から第2会議室で行いますが、
よろしいでしょうか」

このように先に概要を伝え、それでよいかどうかの判断を
相手に仰ぐようにすれば、決着も早くつきます。

プランAのほかにプランBを提案する、
という場合は

「飛行機もご利用いただけますが、
天候が気になる場合は新幹線の方が確実です。
いかがいたしましょうか」

という尋ね方もあります。

上記の言いまわしは、
「～してください」⇒「～していただけますか」
の変換の応用といえますが、

相手が判断・決定できるように
問いかける形式にすると
やり取りがスムーズになります。

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実は、本書に3カ所だけ、わたしが小さく写っています。
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2017年5月22日

【仕事のメール作法】どうしても連絡をとる必要があるときの対処＜慰め、励ましのメール＞VOL.2861

今週は、ダメージを受けている相手へのひと言についてです。
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　仕事美人のメール作法　＜ 慰め、励ましのメール ＞
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　　　　　　　　　　　　　　どうしても連絡をとる必要があるときの対処

　身内に不幸があったり、大病を患ったりして
　心身にダメージを受けている相手に対して
　声をかけるのは気を遣うものです。

　私の対処法は、相手が落ち着くまではこちらから連絡は取らず
　そっとしておくことにしています。

　相手のことが心配だったり、気にかかったりしていても
　本人の心身の痛みを自分が代わることはできない以上
　下手な慰めや励ましは、相手に負担をかけるだけ
　と考えるからです。

　自分が気落ちしているときも
　そっとしておいてほしいと思うからかもしれません。

　ただ、仕事の連絡などで
　どうしても相手に連絡をとる必要があるときは

　何度もやりとりせずに済むように
　内容をきちんと整理したうえで
　用件が正確に相手に伝わるよう配慮した
　連絡を心がけています。

　事故や災害、トラブルなどで
　明らかに相手が対応に追われていると分かるときは
　「お取込み中と思いましたので、メールでご連絡いたします」
　とひと言添えて用件を伝えます。

　どうしても直接、電話連絡をしなければならないときは
　「大変なときに失礼します。
　　確認をお願いしたいことがあり連絡しましたが、
　　今、少しお話ししてもよろしいですか」

　と相手が返答できる状況かどうかを最初に確認し
　大丈夫であれば、手短に用件を伝え、
　難しければ、相手の要望を聞いたうえで、改めて連絡します。

　遠慮して連絡を先延ばしにするより
　余計なことは書いたり言ったりせず
　必要最低限のことを連絡し、
　相手の状況に応じた対応をすることが重要と考えます。

　今週は心身にダメージを受けている相手に
　どのような言葉で対応するかについて
　考えていきたいと思います。

　　☆　　☆　　☆

　★引き続き、回答お待ちしています。

　迷惑をこうむったメールの経験談や
　あなた自身が客先や相手にマイナスの印象を与えないために
　メール対応で気をつけていることなど、
　ぜひ、教えてください。

　★———————————————————-★
　　これはいかがなものか！？　「職場の非常識メール」アンケート
　★———————————————————-★

◇─────────────────────────────────◇
　あとがき
◇─────────────────────────────────◇

　昨日、5月21日に広島市内の喫茶さえきで開催された
　好きを仕事にする見本市「かさこ塾フェスタ＠広島」に
　行ってきました。

　カメライターでかさこ塾塾長の
　かさこさんの無料セミナーを聞き、
　ぐるっと会場を回った後
　かさこさんに挨拶をして会場を後にしたのですが
　セミナーは立ち見も出る盛況ぶり。

　会場に展開された10余りのブースにも
　人がいっぱいで、

　Facebookなどでは告知をあまり目にしなかったのですが
　その集客力に驚きました。

　でも、フェスタ後にアップされていた
　かさこさんのブログ記事を読んで
　はっとしました。

　広島の県民性と広島かさこ塾フェスタの成否と広島かさこ塾の今後
　
　その中に
　「何度も何度も何度も地元の人に言われ
　　私自身も何度か経験しているから
　　わかっているけど
　　広島の県民性は感触がつかみづらく
　　直前にならないと反応がわからないという。
　　またいいと思っていても
　　なかなか表には出さないという」
　
　全国で塾やセミナーを開催している
　かさこさんが「広島の反応は薄い」と感じる理由を読んで

　そうした“反応の薄さ”を「県民性」という観点で
　考えたことがなかったので
　「なかったわ～、その視点」と思ってしまいました。

　大阪や東京などで
　自分主催の講座やセミナーを開催してきた経験と照らし合わせてみると
　確かに、地元の広島は反応が薄い。

　同じようにメルマガやFacebookで告知しても
　大阪や東京は、告知して1週間前後で
　すぐに定員に達するのですが
　広島では開催日直前まで空きがあることもしばしば。

　でも、それは
　「大阪、東京は人口密度も関心も高いからすぐに席が埋まり
　　広島は地元なので、今回を逃しても次の機会にすればよい
　　という心理が働くからだろう」
　と自分では分析していました。

　
　広島の場合
　これまで自分が企画してきたイベントやセミナーでも
　開催直前に、「もし、ご都合つけば、いらっしゃいませんか」と
　ダイレクトに案内メールやメッセージを送ると
　駆け込みで申し込みがあることが少なくないのです。

　広島で
　新しいショッピングモールとか、店舗ができるとよく分かるのですが
　「1回行ったら、もう行かない」とか
　「しばらく様子を見て、評判を聞いてから行く」
　という人が、自分を含め、わりと多い。

　新しいものに対して、すぐに反応せず
　“様子見”する傾向は
　広島の県民性として、確かにあると感じます（自分含む）。

　比較的温暖な気候で、瀬戸内海という穏やかな地にある広島県民は
　他県に比べると、のんびりしているのかもしれません。

　かと思えば、
　一旦、好きになったなもの、愛するものには
　とことんのめり込む傾向も強い
　（カープに対する尋常でない熱狂ぶりが、その最たる例）。

　いわゆる「熱しやすくて、さめやすい」とは
　広島県人に対して、よく言われることですが
　「火がつくまでに時間がかかる」
　とも言えそうです。

　生粋の広島県人である
　わたし自身にもその自覚はありますから。

　広島での集客については
　現在進行形で試行錯誤している案件があり
　かさこさんのブログ記事は、県外の人からの客観的意見として
　腑に落ちました。