今週は、ちょっとした言い回しの工夫をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ 好印象を与える表現（4）＞
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終わらせない対応

「知りません」「聞いてません」「分かりません」。
確かにその通りなのでしょうが、これをストレートに口に出したり、メー
ルに書いたりすると、相手はどのように思うでしょうか。

拒絶されてカチンとくるか、不愉快になる。あるいは、とりつく島がなく
困り果てる…。
いずれにせよ、「聞くんじゃなかった」と後悔することだけは確かです。

上記のように言いきってしまうと、そこで関係は終わってしまいます。
このような場合の対応の仕方としては、「知らない」「聞いてない」「分
からない」ままで終わらせず、自分から次のアクションを起こしてみるこ
とです。

例えば、知らなければ尋ねてみればよく、返答としては…

「○○について詳しく教えていただけませんか？」

聞いてなければ、確認するための時間が必要になるので

「すぐに確認いたしますので、少しお時間を頂けますか？」

自分で分からなければ、ほかにあたるために

「あいにく当方では分かりかねますので
○○へ確認し、ご返答いたします」

という返答が考えられます。

言いきって終わりにせず、相手の要望は何なのか、どこにあるのかを考え
てみましょう。自分の都合ではなく、相手の立場で対処できれな、好印象
を与えること間違いなしです。

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今週は、ちょっとした言い回しの工夫をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ 好印象を与える表現（3）＞
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断る前に…

気乗りのしない会合への誘い。行きたくないので断りたい……そんな時
「明日の会合ですが、気が進まないのでやめときます」

と、本音を書いてしまうと、誘ってくれた相手や、同する予定の人たちか
らは大ブーイングでしょう。

「気が進まない」「そんな気分ではない」「いやだから」「嫌いだから」
といった、感情的・感覚的な返答は反感を買うだけです。

断るのであれば、相手が納得する理由が必要。
「すでに予定があり、ご一緒することがかないません」
といった無難な理由もありますが、最初から「行かない」と拒否するので
はなく、顔だけ出すという気づかいも場合によってはあっていかもしれま
せん。

「都合で早めに帰宅しなければならないのですが
皆さんにごあいさつだけしてから失礼することにします」

「次の予定があり、最後まで参加できないのですが
せっかくなので顔だけ出しに行きますね」

「皆さんより一足早めに失礼しますが
ご挨拶だけさせてください」

このように、頭から拒否せず、わずかな時間でも接点を持つ、時間を共有
する気持ちを伝えられたらいいですね。

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今週は、読者のかたから頂いた質問にお答えします。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　 ＜ 読者からの質問（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「無理です」では伝わらない？

バックナンバー VOL.1388　＜ 婉曲に伝える ＞で

神垣あゆみブログ

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編集者・ライター・【絵のわ】講師　　主にメールマガジン【仕事のメール心得帖】のバックナンバーを掲載しています。線画ワークショップ【絵のわ】の情報も。

「無理です」のいい換えについて、読者のかたからいただいた感想です。

＜読者の感想＞—————————————————-

「無理です」の言い換え⇒「難しいです」
とありましたが、「難しい」は「無理」と同義ではなく、
曖昧な表現で受け手によっては「無理」と捉えていただけないケースが
あります。

つまり、難しい、とお伝えしても、
お客様によっては「まだ調整中なのだな」という判断をされてしまい、
「あの時、難しいと伝えた」「いや、出来ないとは聞いてない」と
押し問答になってしまうのです。

或いは、「難しいですね」とその場でお伝えしても、
「難しいだけなんですよね、じゃ何とかなるか
もう一度調整してください。頑張って。」
等と揚げ足を取られたりも・・・。
（過去、そうしたケースが当方ではあります。いやらしいなぁ、
とは思いますが、お客様の前で、そうも言えませんし・・・）

特に企業同士での質疑応答の中では、
文書として残るのであればなおさら、
後々のトラブルを避けるために曖昧な余地を消す必要がある
と考えています。

参考にしていただければ幸いです。
読者　R.F さん
——————————————————————

確かに「難しい」という婉曲な表現だと、「難しいだけで、対応は可能な
んだな」という捉え方ができます。

直接的な表現を和らげるつもりが、R.Fさんのご指摘のように、場合によっ
ては相手に都合よくとられてしまうこともあるということですね。

私はこれまで「無理です」という意思を伝えるために「難しいです」と表
現して、相手に理解されてきたので、それが通らない場合もあるというこ
とを知り、勉強になりました。

その依頼や要求には「応じられない」「対応・対処が不可能」
という場合は「難しいです」という婉曲な表現ではなく
「いたしかねます」ときっぱり断る姿勢を示すことが必要。

できないと意思表示したうえで
「恐れ入りますが」「誠に申し訳ありませんが」
という婉曲な表現を添える文の組み立てを覚えておきましょう。

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【しごび】の お 知 ら せ
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広島限定情報ですが…

明日、11月27日土曜日の朝
神垣がラジオに出ます！

広島のラジオ局・RCCの番組
「週末ナチュラリスト」

10時ごろに、10分程度
電話出演の予定。

メールについてのあれこれを
語ることになっています。

地元のみなさん、聞いてくださいね～！

今週は、直接的な表現を避けた表現方法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ 婉曲に伝える（3）＞
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「～してください」のいい換え

今週は、スマートに相手に伝えるときの言い回しについて取り上げています。

お願いごとをするとき、「～してください」とメールに書くと命令調の強
い印象を与えます。

「15時までに、返信してください」

上記の文例をもう少し婉曲に表現してみましょう。
4つのパターンを挙げてみました。

1）依頼形にする
「15時までに、ご返信をお願いします」

2）問いかける
「15時までに、ご返信いただけませんか」

1）の「お願いします」がビジネスメールでは無難な表現。
2）の問いかけるパターンは、場合によっては婉曲すぎて回りくどい印象
を与えることになるので、使い方には注意を。

3）希望を伝える
「15時までに、ご返信いただけると幸いです」

4）心情を伝える
「15時までに、ご返信いただけるとうれしいです」

3）に「幸いです」は、4）の「うれしいです」よりも改まった印象を与え
るので、ビジネスメールによく使われます。
4）の「うれしいです」はややくだけた表現なので相手を選びますが、親
しみのこもった言い回しです。

＜追記＞2021.04.09
2）問いかけるパターンは
「ご返信いただけませんか」のほかに
「ご返信いただけますか」もあります。

「～いただけませんか」は回りくどくなるので
自分では、この「～いただけますか」という言い回しを
使うことが多いです。

場合によっては「～してください」を使う必要もあります。
例えば、何度連絡しても対応してくれない相手には、
婉曲な言い回しより
「～してください」とはっきり伝える方が伝わります。
少なくとも私はそういう使い分けをしています。

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