今週は、メールの入力ミスや誤字脱字を防ぐ方法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 誤りメールを防ぐコツ ＞
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正式な名称を確認
メールを送信した後に、ふと気づく入力ミスや間違い。
急ぐあまり読み返して確認せず、打ち込んですぐに送信してしまったり、
思い込みや思い違いしたまま、気づかず送信してしまったり……
私にも身に覚えがあります。
メールを送る側、受け取る側が間違いとすぐ分かればよいですが、誤った名称
や数字がそのまま伝達されると誤解やトラブル、損害に発展する恐れもいなめ
ません。
誤りメールを防ぐには、「送信前に十分に確認する」ことが基本ですが、確認
するポイントが幾つかあります。
今週は、そんな誤りメールを防ぐポイントを押さえていきましょう。
1）名称の確認
人名、社名、団体名、部署名、商品・サービス名など、「名」の付くものは決
して間違えてはならない重要項目。
特にファーストコンタクトをとるときは十分に確認し、間違いがないように万
全を期す必要があります。
注意しなくてはならないのは、入力時の読み間違い、入力間違い、変換ミスです。
▼大文字が小文字に、またはその逆
誤）キューピー 正）キユーピー
誤）facebook 正）Facebook
誤）iphone 正）iPhone
Facebookはロゴは「facebook」と「ｆ」が小文字ですが、正式な表記は「F」が
大文字。ロゴは「SONY」でも、正式名は「Sony」というケースもあるので要注
意です。
▼音読みどおりではない表記
誤）いすず自動車 正）いすゞ自動車
誤）味の素ゼネラルフーズ 正）味の素ゼネラルフーヅ
誤）ドンキホーテ 正）ドン・キホーテ
ドン・キホーテのように名称の間に「・（ナカグロ）」が入るというケースも
あります。
大手企業に限らず、社名やサービス名には、歴史や成り立ちを反映したり、こ
だわりを示すものが多くあるので、正式名称を確認しておく必要があります。
人名も、読みは同じでも表記が異なるものが数多くあります。
正）松坂大輔 誤）松阪・大介・大助
正）斎藤佑樹 誤）斉藤・齋藤・齊藤・祐樹
名刺や署名などで確認しておきましょう。
間違いやすい名称は辞書登録しておくことをお勧めします。
わたしの名前はメールや電話で「神崎」に間違われやすいです。
「垣」と「崎」の音が似ているので電話で訂正することが多いのですが
メールでも宛名が「神崎」になっていることがよくあります。
思い込みもあるのか、返信時に「神垣」と書いて送信しても、相手からの返信
は「神崎」のままというケースが多々あります。
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