今週は、不確かな情報を伝達しないための心得についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 正確な情報の伝え方 ＞
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「いつ」の情報か？
ビジネスメールの目的は
早く、正確に情報を伝えることです。
しかし、スピードを重視するあまり、
不確かな情報、あいまいな情報をきちんと確認しないまま
伝達してはいないでしょうか。
メールには「CC」という複数の人に一斉に送信できる同報機能や
人からのメールを簡単に「転送」できる機能もあるので
情報を拡散するのはたやすいですが
だからこそ、
噂や憶測、根拠のない情報をうのみにして
そのまま広げるのではなく
自分で“裏をとる”“確認する”作業が必要です。
正確な情報を伝える際に
気をつけることの一つが
それは「いつ」の情報か、ということ。
災害時には様々な情報がメールだけではなく、
ツイッターやフェイスブックなどのSNSでも大量に流れてきますが、
過去の情報がいつまでも拡散し続けられている、ということが
起っていました。
1週間前のメールと今日のメールでは
状況が変わっていることの方が圧倒的に多いです。
メールを受け取る時も、送るときも
情報の鮮度を気に留めておきましょう。
メールでやり取りする際も
「9月5日の時点で、こういう状況です」
のように日時を明記すると、目安になります。
今週は、メールを送る時、受け取る時
正確な情報を伝達するために
どんなことに気をつければよいかを考えていきましょう。
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【しごび】 の お 知 ら せ
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ビジネスメールでうっかり間違いやすい敬語の使い方について
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