今週は、メールを読む側の負担を軽減する書き方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　 ＜ 読み手の負担を考える ＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　読み手の視点を持つ

読みやすい文章というのは、
読む側がストレスなく読めるように配慮した文章を指します。

文章やメールを書くとき、書き手の視点だけでなく
読み手の視点も併せ持って書くと
読みやすく、わかりやすい文章になります。

その一番手っとり早い方法が、書いた文章を一度読み返すこと。
そのもっとも効果的な方法が、声を出して読み返すことです。

読んで詰まるところは、文章の流れが悪いということ。
言葉を並べ替えたり、言い換えて流れをよくしましょう。

▼　声に出す効用
￣￣￣￣￣￣￣￣￣
書いたものを一度声に出すといいのは
声に出すことで「思い」が客観化できることです。

頭の中で考え、書いて整理するまでは
は頭と手でする作業。
そこには「思い込み」「思い入れ」も加わっているので
客観視できないことが多くあります。

それを一度、声に出して読むと
「思いが声になって、自分の中から出る」わけです。

だから、黙読するより、文章を客観的に確認できるのです。

いちいち声を出して読み返すことを
習慣づけるのは難しいかも知れませんが
重要度の高い内容の文章を書いた時だけでも
実践してみることをお勧めします。

そんなわけで・・・

今週は、メールを書く際、
どのような点を読み手の視点で気を付けて書くとよいか
を紹介していきたいと思います。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

メルマガ詳細

今週は、メールをわかりやすくする番号の付け方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 番号をつける効用（5）＞
◆─────────────────────────────────◆
数字で「見える化」

今週は、メールのやりとりで
番号をつけることの効用について取りあげてきました。

番号や日付など、メールも数字で整理することを意識すると
内容の精度、やり取りの精度がアップするように思います。

内容に関して言えば、
頭の中にあることをざっと文章化し、
さらに優先順位や手順を考え、番号を付けて整理していくことで
自分の頭の中が整理されるだけでなく
誰が読んでも、わかりやすいメールに仕上げることができます。

自分で整理できているから
それを読む方も理解しやすいし、
漏れや書き忘れというミスを防ぐことができます。

相手に伝えたいことが込み入ってる内容の時ほど
一度、番号をつけて整理・分類してみる。
メールを送る前に、紙に書いてもいいと思います。

数字を意識してまとめ直すことは
思考を「編集」することだと実感しました。

「仕事の見える化」ということが
最近、提唱されていますが
数字に置き換え、数字で整理する作業は
最も身近な「見える化」と言えるのではないでしょうか。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

今週は、メールをわかりやすくする番号の付け方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 番号をつける効用（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
日付で整理

今週は、メールのやりとりで
番号をつけることの効用について取りあげています。

送受信したメールを整理するうえで
通し番号があるとずいぶん便利だと思います。

メールフォームの場合はCGIを使って、
自動的に通し番号を付けることが可能なようです。

通常のメールにも自動的に通し番号がつけられれば
便利だと思うのですが

日付や送信時間も
後で探したり、確認する場合の手がかりになるのでは
ないでしょうか。

【しごび】読者の中に、海外とのメールのやり取りが多いので
メールを送信する際は必ず、メール本文にも日時を記載している
というかたがいます。

送信先と受信先との時差を考えての配慮で、
これも間違いや行き違いを防ぐ工夫だと思いました。

▼　メモ帳に自動的に日付を入れる方法
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールではないのですが
私はテキストファイル（メモ帳）に日付を入れるようにしています。

自動的に日付入力する方法は次の通りです。

1）テキストファイルを開いてすぐ、冒頭に「.LOG」と入力。
（「LOG.」ではないので、「.」の位置を間違えないように！
実際に入力するときはカッコは不要。　.LOG　とだけ入れてください）

2）ファイル名を付けて、いったんファイルを保存する。

3）再度、そのファイルを開くと、その時点の日時が自動的に表示される。
例）9:30 2009/10/01

この方法を使うと、ファイルを開くたびに日時が自動的に記録されます。

私の場合は、原稿を書く前から終了までに要した時間を
この方法で記録し、作業時間の把握に役立てています。

でも、
もっと簡単に、テキストファイル（メモ帳）に日付を入力する方法も
あります。それは・・・

パソコンの「F5」キーを押す。

メモ帳を開いて、「F5」キーを押してみてください。
押した時点の日付が自動的に表示されます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター