今日は、読者のかたからの質問にお答えします。
◆────────────────────────────◆
読 者 か ら の 質 問      「10日ぶりのご無沙汰」
◆────────────────────────────◆

先日配信したメールマガジン冒頭の表現について
読者のかたからいただいた意見を紹介します。

<読者からのメール>————————————–

本日のメルマガに、ちょっと引っかかる表現があったので、
メールしました。

それは、「10日ぶりのご無沙汰でした」です。

Yahoo!辞書によると「ぶり」は、

時間を表す語について、それだけの時間を経過して、
再び同じ状態になることを表す

とあります。

これにあてはめると、
「10日経って、再びご無沙汰する(10日前もご無沙汰していた)」
というようなことになりませんか?

「10日間のご無沙汰」あるいは「10日ぶりの配信」
というほうが、私にはしっくりきます。

ご意見をお聞かせいただければ幸いです。
(読者 K.Kさん)
———————————————————-

きちんと調べずに、うろ覚えのまま言葉を使うと
こういう事態を招いてしまいます。失礼しました。

K.Kさんのご指摘の通り
「10日ぶりのご無沙汰」は
時を経て同じ状態になることを指す「ぶり」と
「ご無沙汰」の組み合わせに違和感があります。

つまり、「10日ぶりのご無沙汰でした」というのは
誤った表現。

「ご無沙汰」を生かすなら「10日間のご無沙汰」
「~ぶり」を生かすなら「10日ぶりの配信」
が表現として収まりがよく美しいです。

聞きかじった記憶のまま言葉を使わず
「あれ? なんか変」と思った時点で
辞書を引いて調べることが大切です。

K.Kさん、ご指摘ありがとうございます。

 
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む
今週は、読者からいただいたメールにお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法  < 読者からの意見&質問
◆─────────────────────────────────◆
.exe ファイルの取扱い

VOL.1129にて
添付ファイルを送る際、GmailなどのWebメールを活用する方法をご紹介
した際にいただいたご意見です。

<読者からのメール>———————————————-

いつもはただ読んでいるだけなのですが、
T.Nさんの「exeファイルはじかれ問題」については、
ちょっとひっかかりましたので、述べさせてください。

私もコンピュータ関連の仕事なので、本当にごくたまにですが、
exeファイル(実行形式ファイル)を送ったり受け取ったりする
ことがあります。

ただし、exeファイルをダイレクトに送るのは、少なくとも私の周りでは、
「ご法度」あるいは「禁じ手」ですね。

厳しい(というより当然の?)ポリシーの会社で、
自前のメールサーバーを構えているところでも、
gmail同様、そのメールは届かないと想定します。

場合によっては、相手方のシステム部が間に割り込むようにして、
「exeファイルのやりとりはやめなさい」メールを送ってくることも
あるようです(私は叱られたことないですが。ホント)。

最終的な納品物は、たとえサイズが小さくても
CD-ROMなどに焼いてから渡します。

ただ、どうしても開発途中のお試し版や
ちょっとした修正版を送りたいときって、確かにありますね。

そういう場合は(少しの緊張と罪悪感を感じながら?)、
拡張子を“eee”とか“abc”みたいなダミーに書き換え、
メールの本文にて「拡張子を“exe”に戻してから実行してください」
という旨を伝えます。
(読者 Kさん)
——————————————————————

送信した添付メールを相手が開けないという状況の時
双方がGmailなどのWebメールを利用して送受信する方法があることを
ご紹介したのですが、

Gmailの場合
拡張子が .exe のファイルなどはブロックされて
送受信できない状態になるとのこと。

私自身が .exe のファイルを扱ったことがなく
ピンと来ていなかったのですが
「.exe 」の拡張子は
メール添付型のウイルスに含まれていることがあるため
Gmailでは警戒して、はじかれてしまうようです。

実際に.exe ファイルやり取りするのは
限られた状況のときと思われますが

Kさんがお知らせくださったとおり
通常のメールでもはじかれる可能性が高く
取扱いには注意を要することをお伝えします。

記事全文を読む

今週は、メールを読む側の負担を軽減する書き方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法  < 読み手の負担を考える(5)
◆─────────────────────────────────◆
メールでよいか、考える

今週は、読み手の負担にならないメールの書き方について
ご紹介してきました。

メールにして送信すると却って用件が複雑になる
まどろこしくなるということはありませんか?

私はよくあります。

だから、
メールに用件をまとめるのに時間がかかりそうなときは
電話で説明する方が早いですし
急ぎの用件も電話で伝える方が確実だと思っています。

これは送り手の都合でもありますが
読み手にとっても、
用件ごとに複数のメールが一気に送られてくるよりも

確認項目をリストアップして
電話でやり取りしながら
1項目ずつ処理していく方が早い場合もあるでしょう。

このようにメールに依存しないことも
読み手に負担をかけない伝え方といえるのではないでしょうか。

▼ そのときメールが最適か!? の判断
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
やり取りの経過を記録として残すために
メールでの返信重ねることが必要な状況も確かにあります。

ですが、どれだけの割合で
その残されたメールの記録を読み返すのでしょうか。

顔が見える距離にいるのにメールでやりとりするより
直接席まで行って、案件をかたづける方が
お互いの時間の節約になることもあります。

そのとき
最短で、確実に処理できる方法として
メールが最適かどうかの判断は常にしていく必要が
あると思います。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

メルマガ詳細

記事全文を読む

今週は、メールを読む側の負担を軽減する書き方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法         < 読み手の負担を考える(4)
◆─────────────────────────────────◆
文字量の目安

今週は、読み手の負担にならないメールの書き方について
ご紹介しています。

1回のメールの文字量の目安としたいのが
パソコン画面をスクロールせずに読めるボリューム。

画面を下へ下へとスクロールしないといけないほど
文字量が多い場合は
Wordなどにまとめて添付する方が得策です。

メールは、ご存じの通り
行間が詰まっているので
通常の文書を書く時よりも
改行の頻度を高くして、文章をまとめないと
見た目の圧迫感が強いのです。

たいした文字量でなくても
詰め打ちでびっしり文字で埋めてしまうと
圧倒されて、読む気がしなくなるという
ことも…。

かといって
一行ごとに改行した文面というのも
全体的に見たときにパラパラして
これもまた読みづらいものです。

1行の文字数、改行の頻度は
自分でより心地いい状態に調整していく必要がありそうですが

1回のメールのボリュームとしては
1画面に収まる量を目安に、
文章をまとめ、整理する習慣を付けることをお勧めします。

さらに、
用件ごとにメールを分けることも心掛けたいポイントです。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

メルマガ詳細

記事全文を読む

今週は、メールを読む側の負担を軽減する書き方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 の メ ー ル 作 法       < 読み手の負担を考える(3)
◆─────────────────────────────────◆
                             個別に指示

今週は、読み手の負担にならないメールの書き方について
ご紹介しています。

複数の人に同時にCCでメールを送るとき
全員に読んでほしい内容だからCCにするわけですが
実際は、もっと個別に知らせたいこともあると思うのです。

そういうときは
CCのメンバーの名前別に個別にコメントします。

例えば、こんな感じです。
——————————————-
To:田山さん
CC:浜村さん, 永田さん
件名:○○社 取材記事の件

お世話になります。神垣です。
○○社 取材記事の件ですが
先方取材が9日10時に決まりました。

>田山さん
取材日程決まりましたので、撮影準備お願いします。
人物2名、室内です。詳細は別メールで後ほど。

>浜村さん
田山さんの写真が10日にあがるので、
レイアウトよろしくお願いします。

>永田さん
同時進行で原稿進めてください。
連休明け13日アップでいかがでしょう?
——————————————-

こうしておけば、
極端な話、自分の名前のところだけ読んでおけば
指示の内容は把握できます。

▼ CCメールで“その人仕様”の指示を出す
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
同じ仕事でも
それぞれ役割が違うので
一度にCCで送信するにしても
個別に指示を出す方が、結局はミスがなく
正確に伝わります。

さらに、個別に込み入った内容をやりとりするときは
CCからはずれて、改めて個別にメールすれば
他の人は余計な内容を目にする必要がありません。

一度に複数の相手に送信する場合も
個別にポイントを整理して
“その人仕様”の指示を出す書き方をすると

読み手はピンポイントで
自分への指示を読みとれるので
理解・把握する時間が短縮できます

 
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

メルマガ詳細

記事全文を読む

今週は、メールを読む側の負担を軽減する書き方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法  < 読み手の負担を考える(2)
◆─────────────────────────────────◆
件名で返信

今週は、読み手の負担にならないメールの書き方について
ご紹介しています。

実践している人も多いと思いますが
「ひと目でわかる件名」。

件名はメール本文の内容を要約し、ひと目でわかるものにする
というのは、メールマナーの基本です。

そうすると極端な話、
件名だけでやりとりができてしまう場合も
あるわけです。

▼ 件名で返答して時間短縮
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
例えば
「○○の資料、拝受しました」
「△△制作の件、承りました」

上記のように、主に返答が中心のメールの場合は
件名に返事を書けば、それで事足りることがあります。

日程の決定も件名で
「打ち合わせは10月9日13時でよろしいですか」と問い
「10月9日13時、承知しました」と返す。
このように、件名の一部を流用しつつ返信することもできます。

もちろん、
ある程度、連続したやりとりを行い
内容を詰めていく場合は、
件名はあくまで、本文の内容を要約するものですから
メインは本文。

ですが、
社内とか懇意な相手に
「YESかNO」「OK」とだけ返信すればよい場合は
件名で応答するようにすれば
メールを読みとる時間を短縮できるのではないでしょうか。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

メルマガ詳細

記事全文を読む