今週は、要点がひと目でわかる簡潔なメールの書き方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　 ＜ 簡潔に書く（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　気遣いはほどほどに

　相手への気遣いが、却って文章を長くしていることがあります。
　例を挙げてみてみましょう。

（例文）————————————————–

　　ずいぶん先のことだと思っていた○○会の例会が
　　近づいてまいりました。

　　梅雨入りで足元が悪い中ではありますが、
　　どうぞよろしくお願いいたします！

　　明日、レジュメなど、当方で印刷してお持ちするもの、
　　他に用意するものがございましたら、
　　どうぞお知らせくださいませ。

　　実は、いちばん△△さんのお話を伺いたいのは
　　私自身でもあり、明日がとても楽しみです！
　　どうぞよろしくお願いいたします。

　———————————————————

　上記の例文は、相手への気遣いに満ちた文章です。
　このメールを読んで、嫌な気分になる人はいないでしょう。

　ただ、この調子で、文章を続けていくと
　ちょっとした確認や
　事前の連絡で送信するつもりのメールが
　10行、20行と結構なボリュームになってしまう恐れがあります。

　送る側、受け取る側の親密度にもよりますが
　すべての文に気遣いをちりばめるより
　伝達すべき内容を簡潔にまとめ

　メールの冒頭や最後に
　相手を思いやる一文を添える方が
　効果的です。

　例えばこんな感じ。

（例文）————————————————–

　　いよいよ、○○会の例会が近づいてまいりました。
　　明日の例会での卓話、どうぞよろしくお願いいたします！

　　当日、配布の資料などございましたら、
　　お知らせください。準備しておきます。

　　このたびの△△さんのお話、
　　タイムリーなテーマだけに興味津々です。
　　楽しみにしています。

　———————————————————

　用件は最初の4行に凝縮し
　最後の3行に気持ちを込めています。

　このように用件は簡潔に伝え
　最後の数行に気持ちを添えると
　メール全体がキュッと引き締まります。
　

◆─────────────────────────────────◆
　【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

　Q&A方式で、メールの疑問を解決！
　さらりと返せる、大人のメール表現334
著者：神垣 あゆみ
販売元：ソフトバンククリエイティブ
発売日：2010-02-24
クチコミを見る